Uw bestuurder vertrekt: wat de statuten de raad van toezicht toestaan
De raad van toezicht is werkgever van de bestuurder. Dat is een rol die jarenlang niets van u vraagt en dan opeens alles tegelijk. Op het moment dat een bestuurder vertrekt, wordt geschorst of plotseling wegvalt, blijkt de vraag wat u mág precies te staan in stukken die vrijwel geen raad van toezicht heeft gelezen vóórdat het nodig was.
Benoeming · schorsing · ontslag · belet en ontstentenis · vertegenwoordiging
Uw statuten laten toetsenVergelijk de vier vormen
Deze pagina beschrijft wat er in uw statuten en reglementen geregeld hoort te zijn. Het is geen juridisch advies; voor een arbeidsrechtelijk oordeel gaat u naar uw advocaat, voor een akte naar de notaris.
Vier momenten waarop u het meteen moet weten
Ze verschillen in tempo, en dat tempo bepaalt of u tijd heeft om het uit te zoeken.
Vertrek in goed overleg
De rustigste variant, en de enige waarin u tijd heeft. Toch loopt het hier het vaakst vast op de vraag wie de vertrekregeling mag vaststellen en wie de organisatie daarbij vertegenwoordigt.
Schorsing
Hier telt het in uren. Mag de raad van toezicht schorsen, of alleen de voorzitter namens de raad van toezicht? Voor hoe lang, en wat gebeurt er als die termijn verloopt zonder besluit?
Ontslag
Welke meerderheid is nodig, moet de bestuurder worden gehoord, en heeft de medezeggenschap een rol? Een ontslagbesluit dat op een procedurefout strandt, kost meer dan het conflict zelf.
Plotseling wegvallen
Ziekte, ongeval, overlijden. Wie bestuurt er morgen? Als uw statuten hier niets over zeggen, is er geen wettelijke terugval — dan moet u naar de rechter.
Wat hierover in uw statuten hoort te staan
- Benoeming — door wie, met welke meerderheid, en of er een bindende voordracht geldt. De Wmcz 2018 geeft de cliëntenraad een bindend voordrachtsrecht voor één lid van het toezichthoudend orgaan; controleer of dat ook doorwerkt in de benoemingsprocedure van de bestuurder.
- Schorsing — wie bevoegd is, voor welke duur, en wat er van rechtswege gebeurt als er binnen die termijn geen vervolgbesluit ligt.
- Ontslag — de vereiste meerderheid, het quorum, en of de bestuurder gehoord moet worden. Ontbreekt dat laatste, dan staat het er meestal alsnog in het reglement.
- Belet en ontstentenis — wie het bestuur waarneemt als de bestuurder er tijdelijk niet is, en wie als de functie helemaal vacant is. De wet kent hier geen terugvalregeling.
- Vertegenwoordiging — wie de organisatie extern bindt zolang er geen bestuurder is. Zonder deze bepaling kan er geen contract worden getekend en geen betaling worden gedaan.
- Tegenstrijdig belang — sinds 2021 een besluitvormingsverbod en geen vertegenwoordigingsregeling meer. Staat er nog dat de voorzitter van de raad van toezicht de stichting dan vertegenwoordigt, dan klopt uw akte niet met dwingend recht.
- Bezoldiging en vertrekregeling — wie die vaststelt, en de begrenzing die de WNT daaraan stelt.
Waarom dit zelden klopt
Statuten worden opgesteld bij de oprichting of bij een fusie, en daarna alleen aangeraakt als er een externe aanleiding is. De bepalingen over de bestuurder zijn dus meestal geschreven voor een organisatie die kleiner was, met één bestuurder in plaats van twee, en vóór de wetswijzigingen van de afgelopen jaren.
Het gevolg merkt u niet zolang het goed gaat. Een raad van toezicht die twintig jaar dezelfde bestuurder had, heeft deze bepalingen nooit hoeven gebruiken — en ontdekt op de dag dat het wel moet dat de tekst een situatie beschrijft die niet meer bestaat.
Wat wij in de statutenscan het vaakst tegenkomen: een schorsingsbepaling zonder termijn, een ontbrekende belet- en ontstentenisregeling, en een tegenstrijdig-belangbepaling uit de tijd van vóór de WBTR.
Wat de Governancecode Zorg hier bovenop vraagt
- Jaarlijks een gesprek over het functioneren van elk lid van de raad van bestuur. Dat gesprek is niet alleen een verplichting maar ook uw dossier: een vertrek dat als een verrassing komt, is zelden goed te verantwoorden als er drie jaar lang niets is vastgelegd.
- Ten minste eens per twee jaar een gesprek tussen raad van toezicht en raad van bestuur over de onderlinge samenwerking. Dit is de vergeten bepaling, en juist die geeft u de taal om iets aan te kaarten voordat het een ontslagvraag wordt.
- Een profielschets die actueel is. Bij een vertrek begint de werving, en de profielschets die u dan pakt is vaak die van de vorige ronde — geschreven voor de organisatie van toen.
Wat u nu kunt doen, zonder dat er iets speelt
Zoek in uw statuten op vier woorden
Schorsing, ontslag, belet, ontstentenis. Komt een van die vier niet voor, dan heeft u daar geen regeling — en dat is precies de regeling die u nodig heeft op een dag waarop u geen tijd heeft om het uit te zoeken.
Leg de statuten naast het reglement
De procedure staat vaak half in het ene en half in het andere stuk, en die twee zijn op verschillende momenten vastgesteld. Waar ze elkaar tegenspreken, wint de akte — maar dat helpt u niet als u op het reglement had gerekend.
Bespreek het één keer aan tafel
Niet omdat er iets speelt, maar juist omdat er niets speelt. Een raad van toezicht die weet wat hij mag, handelt sneller op het moment dat het telt — en dat scheelt u de fase waarin iedereen op elkaar wacht.
Repareer het bij de eerstvolgende akte
Een statutenwijziging kost geld, dus doe hem niet voor één bepaling. Verzamel de punten en neem ze in één keer mee.
Veelgestelde vragen
Onze bestuurder vertrekt in goed overleg. Is dit dan ook relevant?
Ja, om twee redenen. De vertrekregeling moet door het juiste orgaan worden vastgesteld en binnen de grenzen van de WNT blijven; gaat daar iets mis, dan is dat achteraf lastig te herstellen. En de periode tussen vertrek en opvolging is precies het moment waarop de belet- en ontstentenisregeling nodig is.
Wij hebben een interim-bestuurder. Verandert dat iets?
Aan de bevoegdheden niet: een interim-bestuurder die statutair is benoemd, heeft dezelfde positie als elke andere bestuurder. Wel is de benoemingsroute vaak korter gelopen dan gebruikelijk, en dan is het de moeite waard om te controleren of het benoemingsbesluit voldoet aan wat uw statuten voorschrijven. Zie interim-bestuur in zorg en welzijn.
Moet de cliëntenraad worden gehoord bij een ontslag?
Dat hangt af van uw medezeggenschapsregeling en van de aard van het besluit. Het bindend voordrachtsrecht van de cliëntenraad ziet op een lid van het toezichthoudend orgaan, niet op de bestuurder. Wel kan uw eigen regeling verder gaan dan de wet, en juist die eigen afspraken worden bij een conflict aangehaald.
Wij zijn een concern met meerdere rechtspersonen. Waar let ik op?
Op de vraag welke entiteit werkgever is en welke entiteit benoemt. Die twee vallen niet altijd samen, en bij een bestuurder die in meerdere besturen zit, moet elk besluit in de juiste vergadering worden genomen. Dit is het punt waarop concerns in de volledige scan de meeste bevindingen krijgen.
Kan de statutenscan op korte termijn?
Het rapport is er binnen vijf werkdagen na een compleet dossier, en voor de statutenscan is dat één document. Speelt er iets acuuts, bel dan eerst — dan kijken wij of het sneller kan of dat u met een ander instrument beter geholpen bent.
Verder lezen
- Bestuurswissel: wat u overneemt van uw voorganger Hetzelfde moment, gezien vanuit de nieuwe bestuurder.
- Moet dit besluit langs de raad van toezicht? De goedkeuringslijst en waarom die zelden nog klopt.
- Als statuten en reglement elkaar tegenspreken Welke van de twee wint.
- Belet en ontstentenis Wat de begrippen precies betekenen.
Weten wat u mag, voordat u het nodig heeft
De statutenscan voor de raad van toezicht leest uw statuten na op precies deze punten: benoeming, schorsing, ontslag, zittingsduur, tegenstrijdig belang, belet en ontstentenis. Ruim honderddertig controlepunten, een rapport binnen vijf werkdagen, en een nagesprek waarin u hoort welke bevindingen haast hebben en welke kunnen wachten.