Bestuurswissel: wat u overneemt van uw voorganger en wat niet

Een bestuurswissel in de zorg wordt bijna altijd goed geregeld op het niveau van de mensen en slecht op het niveau van de dossiers. Er is een afscheid, er is een introductieprogramma, er zijn kennismakingsgesprekken. Wat er zelden is, is een overdrachtsdossier dat beschrijft welke lopende verplichtingen, toezeggingen en onafgemaakte trajecten u erbij krijgt.

Dat is geen onwil. Een vertrekkende bestuurder heeft het druk met vertrekken, en wat voor hem vanzelfsprekend was, komt niet bij hem op als iets om op te schrijven.

Wat u wel overneemt

Alle lopende verplichtingen. Contracten, samenwerkingsovereenkomsten, huurverplichtingen, deelnemingen. Ook de mondelinge toezeggingen die ergens in notulen staan of alleen in het geheugen van een wethouder, een zorgkantoor of een collega-bestuurder. Die laatste categorie is de lastigste, want u kunt haar niet opvragen.

De formele inrichting. Statuten, reglementen, de goedkeuringslijst, de regeling voor belet en ontstentenis. Dat u ze niet heeft geschreven, doet er niet toe: vanaf uw eerste dag bepaalt dit wat u mag en waarop u wordt afgerekend.

De verhouding met de raad van toezicht. Niet de personen, maar het patroon. Hoe deze raad van toezicht gewend is geïnformeerd te worden, waar zij op stuurt, welke onderwerpen zij bij zich houdt en welke zij aan de raad van bestuur laat. Dat patroon is gevormd in de jaren voor u en verandert niet doordat er een nieuw gezicht aan tafel zit.

Wat u niet overneemt

De interpretatie. Wat uw voorganger vond over hoe de statuten moesten worden gelezen, is niet bindend. Laat de goedkeuringslijst zich op twee manieren lezen, dan mag u de vraag opnieuw stellen. Sterker nog, dit is het enige moment waarop u die vraag zonder gedoe kunt stellen.

De gewoonten die nergens vastliggen. Dat er altijd een informeel voorgesprek was met de voorzitter, dat bepaalde stukken nooit naar de voltallige raad van toezicht gingen, dat een commissie feitelijk besliste over iets waarover zij alleen adviseerde: dat zijn gewoonten, geen regels. U mag ze houden of niet, maar u moet ze wel eerst zien.

De stilte over wat niet werkte. In vrijwel elke organisatie is er een onderwerp waarvan iedereen weet dat het niet goed zit en waarover al jaren niet meer wordt gesproken. Uw eerste maanden zijn het enige moment waarop u dat kunt aansnijden zonder dat het een verwijt wordt aan iemand die er nog zit.

Hoe u het verschil in kaart brengt

Vraag om drie overzichten: alle rechtspersonen waarin de organisatie deelneemt, alle overeenkomsten met een looptijd van meer dan drie jaar, en alle besluiten van de raad van toezicht van de laatste twee jaar. Die drie samen leveren een verrassend compleet beeld, en ze zijn opvraagbaar zonder dat u iemand in verlegenheid brengt.

Leg daarnaast de statuten en de reglementen naast elkaar. Meer over hoe wij daarnaar kijken, staat op de pagina over governance in zorg en welzijn.

Hulp bij de start

Voor bestuurders die korter dan honderd dagen in functie zijn, doen wij de governance-scan op de statuten kosteloos. U krijgt een beknopt rapport en een gesprek van een half uur over wat u aantreft.

Wilt u het breder laten doen, met een uitgewerkte verbeteragenda voor de hele organisatie, dan is er de uitgebreide scan.

Lees ook het vorige artikel van Jef Hendrickx: Zelfevaluatie en de Governancecode Zorg: wat er precies wordt gevraagd.

Wat er hoort te zitten in het governancedossier dat u overneemt: de volledige lijst met documenten.

Voor de raad van toezicht ligt de vraag anders: niet wat u overneemt, maar wat u mág. Op uw bestuurder vertrekt staat wat de statuten toestaan bij benoeming, schorsing, ontslag en plotseling wegvallen. Wilt u dat laten nakijken voordat het speelt, dan doet de statutenscan voor de raad van toezicht dat in vijf werkdagen.