Wie mag dit besluit nemen? De bevoegdheidsverdeling in statuten en reglementen

Het is bijna altijd dezelfde situatie. Er ligt een voorstel, de inhoud is rond, en dan stelt iemand de vraag die de vergadering stillegt: mag de raad van bestuur dit zelf beslissen, of moet de raad van toezicht er eerst naar kijken? Er wordt gekeken. Iemand denkt van wel. Iemand anders herinnert zich dat het vorig jaar anders ging. En het antwoord komt uiteindelijk van degene die het hardst zegt hoe het zit.

De bevoegdheidsverdeling in statuten en reglementen is precies bedoeld om die vraag te beslechten. In de praktijk is zij zelden binnen een minuut te raadplegen, en dat is geen kleinigheid.

Waarom het antwoord zo moeilijk te vinden is

Het staat niet op een plek. De hoofdregel staat in de statuten, de uitwerking in het bestuursreglement, de rol van de raad van toezicht in het reglement van de raad van toezicht, en de dagelijkse praktijk in een directiestatuut of een volmachtregeling die soms alleen als bijlage bij een oud besluit bestaat. Vier documenten, meestal uit vier verschillende jaren, geschreven door verschillende mensen met verschillende opvattingen.

Daar komt bij dat de statuten de oudste laag zijn. Ze zijn geschreven bij de oprichting of de laatste fusie en beschrijven een organisatie die inmiddels groter, complexer of anders georganiseerd is. De reglementen zijn vaker bijgewerkt, maar bijna nooit tegen de statuten aan gehouden.

De drie soorten onduidelijkheid

Een gat. Er is een besluitsoort waarover niets is vastgelegd. Langjarige samenwerkingsverbanden zijn hiervan het bekendste voorbeeld: veel statuten kennen wel een goedkeuringseis voor het oprichten van een rechtspersoon en voor grote investeringen, maar niet voor het aangaan van een samenwerking die de organisatie tien jaar vastlegt zonder dat er een euro aan investering aan te pas komt.

Een tegenspraak. Twee documenten zeggen iets anders. Meestal is dat een drempelbedrag dat in de statuten anders staat dan in het reglement, of een zittingstermijn die op twee plekken verschilt. Formeel gaan de statuten voor, maar in de praktijk wordt gewerkt met wat het handigst is, en dat is vaak het reglement.

Een achterhaalde maat. Het bedrag klopt niet meer. Een goedkeuringsdrempel die twintig jaar geleden een principiële beslissing markeerde, hoort nu bij de gewone bedrijfsvoering. Het gevolg is dat de raad van toezicht zich buigt over zaken die daar niet thuishoren, wat de aandacht wegneemt van wat er wel toe doet.

Wat u er zelf aan kunt doen

Maak een besluitenmatrix. Een tabel met in de rijen de besluitsoorten die in uw organisatie werkelijk voorkomen, en in de kolommen: wie besluit, wie adviseert, wie keurt goed, en waar dat staat. Die laatste kolom is de belangrijkste. Waar u geen bron kunt invullen, staat een gat of een gewoonte.

Zo'n matrix is in een dag of twee te maken en lost meteen het praktische probleem op: bij de volgende vergadering is het antwoord binnen een minuut te vinden. En hij levert als bijvangst de agenda voor het gesprek dat daarna moet komen, want elke lege bronkolom is een keuze die iemand moet maken.

Leg hem daarna voor aan de raad van bestuur en aan de raad van toezicht. Niet als klacht, maar als voorstel: dit is hoe wij het lezen, klopt dat, en waar willen we het anders? Meer over hoe wij naar dit soort vragen kijken, staat op de pagina over governance in zorg en welzijn.

Of laat het extern doen

Het maken van zo'n matrix is niet moeilijk, maar het is wel werk, en het is prettig als het oordeel over de gaten van buiten komt. Daar is de governance-scan op statuten en reglementen voor: wij leggen de documenten naast elkaar, benoemen de gaten, de tegenspraken en de achterhaalde maten, en leveren een verbeteragenda met per punt een eigenaar en een doorlooptijd.

Bent u zelf net aangetreden als bestuurder en wilt u vooral snel weten waar u aan begonnen bent, kijk dan naar de scan bij aantreden.

Lees ook het vorige artikel van Jef Hendrickx: Coöperaties als ecosystemen: de kracht van samenwerking.

De volledige lijst met stukken waarin die verdeling hoort te staan, vindt u bij de governance-documenten van een zorgorganisatie.