De eerste honderd dagen: welke bestuurlijke documenten u meteen moet lezen

De eerste honderd dagen van een nieuwe bestuurder zitten vol met mensen. Kennismaken met de raad van toezicht, met het managementteam, met de ondernemingsraad, met de cliëntenraad, met de teams op locatie. Dat is terecht: u moet weten wie u voor u heeft en zij moeten u leren kennen.

Wat er in die honderd dagen bijna altijd bij inschiet, is de papieren kant. Niet de begroting en de kwaliteitsrapportage; die krijgt u vanzelf. Wel de documenten die bepalen wat u mag, waarvoor u aansprakelijk bent en wat er van u verwacht wordt als het misgaat. Die liggen nergens klaar, want ze zijn al jaren niet nodig geweest.

Zes documenten, in deze volgorde

De statuten. Uw eigen bevoegdheid, de goedkeuringslijst van de raad van toezicht, het aantal bestuurders, de doelomschrijving en het werkgebied. Lees hem een keer helemaal door, met een pen. U leest hem daarna waarschijnlijk nooit meer, en dat is precies waarom die ene keer telt.

Het bestuursreglement. Hoe de statuten in de praktijk zijn uitgewerkt, en bij meerdere bestuurders: de taakverdeling. Bestaat dit document niet, dan is dat op zichzelf een bevinding. Formeel bent u dan namelijk voor alles bevoegd, en uw collega ook.

Het reglement van de raad van toezicht. Hoe uw toezichthouder zichzelf ziet, welke commissies er zijn en welk informatieprotocol er geldt. Hier leest u hoe de relatie bedoeld is; in de eerste vergaderingen ziet u hoe zij werkelijk is.

De notulen van de raad van toezicht over het afgelopen jaar. Dit is het meest onderschatte document van de zes. Twaalf maanden notulen laten zien waar deze raad van toezicht zich druk over maakt, welke onderwerpen terugkeren zonder afgerond te worden, en op welke momenten uw voorganger het moeilijk had. Reserveer er een avond voor.

De laatste zelfevaluatie van de raad van toezicht. Vaak een kort stuk, en juist daarom snel gelezen. Wat de raad van toezicht over zichzelf opschrijft, zegt evenveel als wat er niet in staat.

De overzichten van samenwerkingsverbanden en deelnemingen. Welke rechtspersonen hangen er aan de organisatie, welke langjarige overeenkomsten lopen er, en wie zit daar namens u aan tafel? Dit is de plek waar de meeste verrassingen zitten, omdat het zelden in een dossier is samengebracht.

Waar u naar zoekt

Niet naar fouten. In vrijwel elke organisatie lopen deze documenten en de praktijk uiteen, en dat is meestal het gevolg van normale ontwikkeling, niet van nalatigheid. Waar u naar zoekt, is de omvang van dat verschil, en de plekken waar het u kan raken: een goedkeuringslijst die niet meer past bij de bedragen van vandaag, een regeling voor belet en ontstentenis die niet werkbaar is, een samenwerking die u vastlegt zonder dat iemand het zo heeft bedoeld.

Wat u vindt, hoort niet in uw eerste honderd dagen thuis als agendapunt met de titel 'de governance klopt niet'. Het hoort thuis als een korte lijst die u met de voorzitter deelt: dit is wat mij opviel, dit lijkt mij nu belangrijk, de rest kan wachten. Zo'n lijst maakt u geloofwaardig in plaats van bedreigend.

De reden om het nu te doen

Over een half jaar bent u medeverantwoordelijk voor alles wat u dan niet meer als erfenis kunt benoemen. De eerste honderd dagen zijn het enige moment waarop u vragen kunt stellen zonder dat het als kritiek op uzelf klinkt. Dat venster gaat vanzelf dicht.

Meer over hoe wij naar bestuurlijke vraagstukken kijken, staat op de pagina over governance in zorg en welzijn.

Hulp bij de eerste lezing

Voor bestuurders die korter dan honderd dagen in functie zijn, doen wij de governance-scan op de statuten kosteloos: wij lezen de documenten, u krijgt een beknopt rapport en een gesprek van een half uur. Bedoeld als kennismaking, niet als verkoopgesprek.

Bent u langer in functie of wilt u de scan voor de hele organisatie laten doen, met een uitgewerkte verbeteragenda, dan is er de uitgebreide variant.

Lees ook het vorige artikel van Jef Hendrickx: Wie mag dit besluit nemen? De bevoegdheidsverdeling in statuten en reglementen.

Welke documenten een zorgorganisatie hoort te hebben, en waartoe elk daarvan dient, staat in de volledige lijst.