Evaluatie van de raad van toezicht laten begeleiden
Een zelfevaluatie die uitkomt waar hij vorig jaar ook uitkwam, kost een avond en levert niets op. Wij begeleiden de evaluatie van uw raad van toezicht met een buitenstaander die het dossier vooraf heeft gelezen, iedereen apart heeft gesproken en de bijeenkomst leidt — zodat er ook gezegd wordt wat er anders onbesproken blijft.
Waarom u dit laat begeleiden
Een raad van toezicht die zichzelf evalueert, evalueert met de kennis en de verhoudingen die er al zijn. Precies de punten die schuren — de rol van de voorzitter, de omgang met de bestuurder, wat er niet op tafel komt — zijn de punten die niemand als eerste benoemt.
Een externe begeleider heeft daar geen belang bij. Wij lezen vooraf het dossier, spreken alle leden afzonderlijk, en leggen in de bijeenkomst neer wat we zijn tegengekomen. De raad van toezicht bepaalt vervolgens zelf wat hij ermee doet.
Er is altijd een tweede paar ogen: C3 wijst bij elke opdracht een reviewer aan, een collega van de begeleider, die meekijkt op de uitvoering.
Wat u eraan overhoudt
Een verslag dat in de volgende vergadering vastgesteld kan worden, met beslispunten die formeel bekrachtigd worden.
Een governance-analyse van uw organisatie met concrete suggesties, los van de gespreksuitkomsten.
Een afspraak over hoe de resultaten teruggaan naar de raad van bestuur.
De vier fasen
De evaluatie wordt in principe door één adviseur begeleid. De documentenanalyse kan onder zijn verantwoordelijkheid door een collega worden uitgevoerd.
Contractering
Een intake met de voorzitter van de raad van toezicht, desgewenst samen met de bestuurder of de bestuurssecretaris. Daarin leggen we het proces vast: de aanpak, de specifieke aandachtspunten, hoe de interviews plaatsvinden, of de raad van bestuur (deels) deelneemt, of de secretaris aanschuift, en wie het verslag maakt.
De afspraken worden vastgelegd in een opdrachtbevestiging van C3. U zorgt voor de documenten en voor het maken van de afspraken.
Voorbereiding
Wij bestuderen de statuten, de reglementen, de notulen van de afgelopen twee jaar, het strategisch beleidsplan, het jaarverslag, het verslag van de vorige evaluatie en, indien aanwezig, de jaarplannen van bestuur en toezicht.
Dat levert twee dingen op: input voor de interviews, en een analyse van de governance van uw organisatie met suggesties om die te verbeteren.
Daarna spreken we de leden van de raad van toezicht, de bestuurder(s) en de bestuurssecretaris. Bij voorkeur persoonlijk; digitaal of telefonisch als het niet anders kan. Een schriftelijke vragenlijst is de laatste keus, niet de eerste.
Dat documentenonderzoek is hetzelfde werk als onze scans. Wilt u de bevindingen al op papier hebben vóórdat het gesprek begint — bijvoorbeeld om ze eerst in de raad van toezicht te agenderen — dan kunt u de statutenscan of de volledige scan vooraf los afnemen. Vraag in dat geval naar de prijs van de combinatie.
De bevindingen bespreken we met de voorzitter, en samen lijnen we het programma van de bijeenkomst uit.
De bijeenkomst
De voorzitter opent en sluit. Wij presenteren de bevindingen en de punten die op tafel moeten, leiden de dialoog en vatten tussentijds samen.
Reken op minimaal tweeënhalf uur, en plan het niet vlak voor of na een reguliere vergadering. Een evaluatie die tussen twee agendapunten wordt geperst, wordt een agendapunt.
Verslaglegging
Het verslag kan door C3 worden gemaakt of door uw bestuurssecretaris — u kiest. Het wordt zo opgesteld dat het in een volgende vergadering kan worden vastgesteld, en de beslispunten daaruit worden daar formeel besloten.
Tot slot maken we een afspraak over de terugkoppeling naar de raad van bestuur.
Uitgangspunten
Dit ligt vast, ongeacht de opdracht. Wijkt uw situatie af, dan bespreken we dat vooraf en niet achteraf.
- De evaluatie wordt in principe door één adviseur begeleid.
- De documentenanalyse kan onder verantwoordelijkheid van de begeleider door een andere adviseur van C3 worden uitgevoerd.
- C3 wijst altijd een reviewer aan, een collega van de adviseur, die reflecteert op de uitvoering van de opdracht.
- De bijeenkomst is in principe zonder de raad van bestuur, tenzij er goede redenen zijn om het anders te doen. De input van de raad van bestuur wordt vooraf gevraagd, en de voorzitter zorgt voor terugkoppeling van de uitkomsten.
- Er wordt altijd een verslag gemaakt. De beslispunten daaruit worden in de volgende reguliere vergadering formeel besloten.
Offerte aanvragen
Vertel ons kort waar het om gaat. U krijgt binnen twee werkdagen een voorstel met scope, prijs en doorlooptijd. Wij nemen eerst contact op als iets onduidelijk is; er gaat niets in gang zonder uw akkoord.
Waarom dit op offerte gaat
Geen twee raden van toezicht zijn even groot en geen twee dossiers even dik. Het aantal leden dat gesproken wordt, de omvang van de stukken, of de bestuurder deelneemt en wie het verslag maakt bepalen samen het werk. Een vast bedrag zou voor de een te hoog uitpakken en de ander een gesprek achteraf opleveren, en dat laatste willen we niet.
Wat wel vaststaat: u krijgt vooraf een prijs en een doorlooptijd, schriftelijk, met de scope erbij — welke gesprekken, welke documenten, welke verslaglegging. U zit nergens aan vast voordat u die offerte hebt gezien.
Veelgestelde vragen
Moeten wij elk jaar extern laten evalueren?
Nee. De Governancecode Zorg vraagt om een jaarlijkse evaluatie en om externe begeleiding met enige regelmaat — in de praktijk vaak eens in de drie jaar. De tussenliggende jaren kan de raad van toezicht het zelf doen. Wij helpen dan liever met de voorbereiding dan met de bijeenkomst.
Wat kost het?
Dat hangt af van de omvang van de raad van toezicht, het aantal gesprekken, de dikte van het dossier en of wij ook het verslag maken. U krijgt binnen twee werkdagen een offerte met de scope erbij, en pas daarna beslist u.
Hoeveel tijd kost het ons?
Per lid van de raad van toezicht één gesprek, en de bijeenkomst zelf van minimaal tweeënhalf uur. Daarnaast een intake met de voorzitter en een kort overleg met de voorzitter vooraf over het programma. De documenten aanleveren kost meestal een uur van uw bestuurssecretaris.
Doet de bestuurder mee?
In principe niet. De input van de raad van bestuur vragen we wel vooraf, en de voorzitter koppelt de uitkomsten terug. Zijn er goede redenen om het anders te doen, dan bespreken we dat bij de intake — de voorzitter beslist daar uiteindelijk over.
Wie schrijft het verslag?
Dat kiest u. C3 kan het doen, of uw eigen bestuurssecretaris. Het verslag wordt hoe dan ook zo opgesteld dat het in een volgende vergadering kan worden vastgesteld, met beslispunten die daar formeel worden besloten.
Krijgen wij ook iets op papier over de governance zelf?
Ja. Uit de documentenanalyse volgt een analyse van de governance van uw organisatie met suggesties om die te verbeteren. Die staat los van wat er in de bijeenkomst is gezegd, en blijft dus bruikbaar als het gesprek een andere kant op gaat.
Wij willen eerst weten of onze documenten op orde zijn.
Verstandig. Dat is precies waar de scans voor zijn: de statutenscan voor de raad van toezicht toetst de statuten, de volledige scan het hele governancedossier. Deed de raad van toezicht die statutenscan al, dan brengt de upgrade de rest erbij. Een evaluatie wint aan scherpte als de raad van toezicht weet waartegen hij zichzelf meet. De drie scans en deze begeleiding staan met prijzen en doorlooptijden naast elkaar op het overzicht voor de raad van toezicht.
Is dit hetzelfde als het verdiepende governance-onderzoek?
Nee, al lijken ze op elkaar. Het verdiepende governance-onderzoek toetst de governance van de hele organisatie en levert een rapport op. Dit is een begeleide bijeenkomst van de raad van toezicht over zijn eigen functioneren, met een verslag als resultaat. Weet u niet welke van de twee u zoekt, bel ons dan even.
Een evaluatie is pas iets waard als er ook gezegd wordt wat er speelt
Daar is een buitenstaander voor nodig die het dossier kent, iedereen apart heeft gesproken en geen belang heeft bij de uitkomst. Vertel ons waar het om gaat; binnen twee werkdagen ligt er een voorstel.