Externe begeleiding bij de zelfevaluatie: wanneer wel, wanneer niet

De Governancecode Zorg vraagt om periodieke externe begeleiding bij de zelfevaluatie van de raad van toezicht, zonder voor te schrijven door wie. In de praktijk levert dat twee uitersten op. Sommige raden huren elk jaar iemand in en weten na afloop niet goed wat het heeft opgeleverd. Andere doen het een keer per drie jaar, omdat het moet, en ervaren het als een verplicht nummer.

Externe begeleiding zelfevaluatie is geen kwaliteitskeurmerk. Het is een instrument, en het werkt alleen als u weet welk probleem u ermee oplost. Die afweging hoort thuis in de tweede fase. De drie fasen — voorbereiden, uitvoeren en opvolgen — staan uitgewerkt op de pagina over de evaluatie van de raad van toezicht.

Wanneer een buitenstaander echt verschil maakt

Als de voorzitter zelf onderwerp is. Een raad van toezicht kan het functioneren van haar voorzitter niet beoordelen onder leiding van die voorzitter. Dit is de meest voor de hand liggende reden en tegelijk de reden die zelden hardop wordt genoemd.

Als er iets is gebeurd. Een bestuurscrisis, een vertrokken bestuurder, een inspectiebezoek, een conflict binnen de raad van toezicht. Dan is het gesprek geladen en heeft iedereen een positie. Een buitenstaander kan vragen stellen die intern als partijkeuze zouden klinken.

Als de raad van toezicht grotendeels vernieuwd is. Een raad van toezicht met drie nieuwe leden heeft geen gedeeld geheugen. Een externe kan het gesprek richten op hoe men wil werken, in plaats van op hoe men het altijd deed.

Als er onderzoek nodig is. Een agenda-analyse, de statuten naast de praktijk, de besluitenlijst tegen de goedkeuringsvereisten: dat is werk dat iemand moet doen en dat een oordeel vraagt. Een raad van toezicht die dat over zichzelf doet, komt in een vreemde dubbelrol.

Wanneer het niet nodig is

Als de raad van toezicht stabiel is, er niets bijzonders is gebeurd, de verhoudingen goed zijn en er sinds de vorige externe evaluatie geen structurele vragen zijn opgekomen, kan een raad van toezicht prima zelf evalueren. Dat is geen minderwaardige variant. Sterker: een jaarlijkse externe begeleiding zonder aanleiding leidt vaak tot routine, en routine is precies wat een evaluatie moet doorbreken.

Een werkbaar ritme voor de meeste raden: zelf evalueren in de jaren dat het rustig is, met externe begeleiding elke drie jaar en altijd na een ingrijpende gebeurtenis.

Waar u op let bij de keuze

Vraag wat de begeleider vooraf doet. Iemand die alleen op de dag zelf verschijnt, werkt met het materiaal dat u zelf aandraagt, en dan is de blinde vlek van de raad van toezicht ook zijn blinde vlek. Vraag ook of hij bestuurlijke ervaring heeft: het verschil tussen een gespreksleider en iemand die zelf in bestuurskamers heeft gezeten, merkt u zodra het over inhoud gaat.

En vraag wat u aan het eind krijgt. Een verslag met indrukken is minder waard dan een verslag met besluiten waarvan iemand eigenaar is.

Meer over hoe wij naar toezicht kijken, staat op de pagina over governance in zorg en welzijn.

Hoe wij het doen

Wij begeleiden de zelfevaluatie van de raad van toezicht met documentenonderzoek en een agenda-analyse vooraf, gevolgd door een bijeenkomst met de voltallige raad van toezicht en een nagesprek met de voorzitter.

Wilt u alleen het formele kader laten nakijken, dan kan dat los met de governance-scan op statuten en reglementen.

Lees ook het vorige artikel van Jef Hendrickx: Statuten actualiseren na de Wtza en de WBTR: wat er echt in moet.

Verder lezen: zelf doen of laten begeleiden en wat een begeleide evaluatie kost.

Kiest u voor begeleiding, dan is de vraag wie er aan tafel komt en met welke voorbereiding. Wij lezen vooraf uw stukken en leggen de uitkomsten schriftelijk vast: de begeleide evaluatie, vanaf 4.500 euro. Twijfelt u nog over de vorm, dan staan alle vier naast elkaar.