De goedkeuringslijst van de raad van toezicht: klopt die van u nog?

In vrijwel alle statuten van een zorgorganisatie staat een opsomming van besluiten die de goedkeuring van de raad van toezicht behoeven. Die goedkeuringslijst raad van toezicht is bedoeld als afbakening: hier houdt de vrije ruimte van de raad van bestuur op en begint het toezicht. Het is een van de weinige plekken waar de verhouding tussen de raad van bestuur en raad van toezicht hard is vastgelegd.

En het is bijna altijd het meest verouderde onderdeel van de statuten.

Hoe zo'n lijst veroudert

De bedragen zijn niet geïndexeerd. Een drempel van een half miljoen die bij de laatste statutenwijziging een principiële investering markeerde, hoort in een organisatie die inmiddels drie keer zo groot is bij de gewone bedrijfsvoering. Het gevolg is dat de raad van toezicht agendatijd besteedt aan besluiten die daar niet thuishoren, en dat de raad van bestuur bij elke vervanging van een installatie langs de raad van toezicht moet.

Tegelijk ontbreken er besluitsoorten die inmiddels zwaarder wegen dan geld. Het aangaan van een langjarige samenwerking die de organisatie tien jaar vastlegt. Het uitbesteden van een kernproces. Het overdragen van een locatie. Een ingrijpende wijziging in de ICT-infrastructuur of in de verwerking van persoonsgegevens. Geen van die besluiten hoeft een grote investering te zijn, en toch is de impact groter dan die van menige aanschaf die wel op de lijst staat.

Wat de lijst zou moeten doen

Een goede goedkeuringslijst is niet lang, maar scherp. Zij vangt de besluiten die de organisatie wezenlijk veranderen, onomkeerbaar zijn of het risicoprofiel raken, en laat de rest bij de raad van bestuur. Drie tests helpen bij het opschonen.

De omkeerbaarheidstest. Kunnen we hier over twee jaar nog van af? Zo niet, dan hoort het besluit op de lijst, ongeacht het bedrag.

De reputatietest. Zou het uitleggen van dit besluit aan de inspectie, de gemeente of de krant een probleem zijn? Dan wilt u dat de raad van toezicht meekeek.

De ordegrootordetest. Staat dit bedrag in verhouding tot de omvang van de organisatie van vandaag? Zo niet, dan is de drempel toe aan actualisering.

Wie dit oppakt

Dit is bij uitstek werk voor de bestuurssecretaris of de concerncontroller, met een besluit van de raad van bestuur en raad van toezicht erachter. Het vraagt geen juridische expertise, maar wel dat iemand de lijst naast de werkelijkheid legt en de gaten en de misstanden benoemt.

Een praktische route: neem de besluiten van het afgelopen jaar en sorteer ze in drie stapels. Op de lijst en terecht, op de lijst, maar het had niet gehoeven, en niet op de lijst, maar het had eigenlijk wel gemoeten. Die derde stapel is uw agendapunt.

Let op dat een aanpassing van de lijst meestal een statutenwijziging vraagt. Verzamel daarom eerst alles wat u toch wilde wijzigen, zodat de notaris maar een keer hoeft langs te komen. Meer over hoe wij naar deze vragen kijken, staat op de pagina over governance in zorg en welzijn.

De lijst laten nakijken

De governance-scan op statuten en reglementen doet precies dit, plus de rest van de documenten: welke besluitsoorten ontbreken, welke drempels niet meer passen, en waar de lijst in de statuten iets anders zegt dan die in het bestuursreglement. U krijgt een verbeteragenda met per punt een eigenaar en een doorlooptijd.

Voor bestuurders die net zijn aangetreden is er de kortere scan bij aantreden.

 

Lees ook het vorige artikel van Jef Hendrickx: Aantreden als bestuurder: u tekent voor een organisatie die u nog niet kent.

Klopt uw goedkeuringslijst nog met de omvang van vandaag? Dat is een van de ruim honderddertig punten in de governance-scan.

Twijfelt u of uw eigen lijst nog past bij de omvang van vandaag? Op moet dit besluit langs de raad van toezicht staan de vijf besluiten waarover de twijfel het vaakst ontstaat, en wat u doet als het antwoord onduidelijk is. De statutenscan toetst uw goedkeuringsrechten tegen uw huidige structuur.