Twee raden van toezicht, één nieuwe organisatie
Bij een fusie verandert niet alleen de organisatie maar ook uw eigen positie. Welke van beide raden van toezicht gaat door, wat gebeurt er met de zittingstermijnen, welke statuten gelden er in de tussenperiode, en wie mag de intentieovereenkomst eigenlijk goedkeuren. Dat zijn geen vragen voor de notaris aan het eind — het zijn vragen voor de raad van toezicht aan het begin.
Zeggenschap · goedkeuring · zittingstermijnen · twee documentenhuizen · medezeggenschap
Beide dossiers laten onderzoekenVergelijk de vier vormen
Deze pagina gaat over de governance van een fusie vanuit de raad van toezicht. Voor de mededingings- en zorgspecifieke toetsing en voor de akte heeft u daarnaast een adviseur en een notaris nodig.
Wat er met uw eigen positie gebeurt
De vraag die zelden vroeg genoeg op tafel komt, omdat niemand hem prettig vindt.
Wie gaat door
Twee raden van toezicht van vijf leden worden zelden één raad van toezicht van tien. Er is dus een selectie, en die selectie wordt in de praktijk gemaakt door de twee voorzitters. Leg vooraf vast hoe die keuze tot stand komt, anders wordt het een kwestie van verhoudingen.
De zittingstermijnen lopen niet gelijk
Twee roosters van aftreden die op elkaar worden gelegd, leveren bijna altijd een jaar op waarin de helft van de raad van toezicht vertrekt. Dat is te repareren, maar alleen vóórdat de benoemingen in de nieuwe statuten staan.
De profielschets is van vóór de fusie
De nieuwe organisatie is groter, complexer en vaak in meer regio's actief. De deskundigheid die u nodig heeft verandert dus mee, terwijl de profielschets uit de oude situatie komt.
Wie is werkgever van welke bestuurder
In de tussenperiode zijn er twee besturen en twee raden van toezicht. Wie voert dan het functioneringsgesprek, en wie besluit over de benoeming van de bestuurder van de nieuwe organisatie?
Vier momenten waarop u aan zet bent
Voor de intentieovereenkomst
Dit is het moment waarop uw invloed het grootst is en het vaakst niet wordt gebruikt. Controleer of het aangaan van een intentieovereenkomst in uw goedkeuringslijst staat — in veel statuten staat alleen de fusie zelf, en dan komt u pas aan bod als de richting al vastligt. Leg in deze fase ook vast wie waarover gaat tijdens het traject.
Tijdens het onderzoek
Beide organisaties leggen hun documentenhuis op tafel. Dit is de fase waarin verschillen zichtbaar worden die later duur zijn: andere goedkeuringsdrempels, een ander bestuursmodel, een medezeggenschapsstructuur die niet vergelijkbaar is. Vraag hier om een feitelijk beeld, niet om een samenvatting.
Bij de besluitvorming
Het fusiebesluit zelf, en de volgorde ten opzichte van de medezeggenschap. De cliëntenraad en de ondernemingsraad hebben hier een positie; komt uw goedkeuring vóór hun advies, dan is dat advies niet meer wezenlijk. Daarnaast gelden er externe toetsen, waaronder de zorgspecifieke concentratietoets.
Na de akte
De nieuwe statuten zijn gepasseerd, en dan begint het opruimen: reglementen die nog van de oude organisaties zijn, twee informatieprotocollen, twee commissiestructuren, twee sets profielschetsen. Dit is het werk dat blijft liggen omdat de fusie formeel klaar is.
Waar twee documentenhuizen tegen elkaar aan lopen
- Verschillende goedkeuringsdrempels. De ene organisatie hanteerde twee ton, de andere een miljoen. In de nieuwe statuten wordt daar meestal het gemiddelde van gemaakt, zonder dat iemand toetst of dat past bij de nieuwe omvang.
- Een ander bestuursmodel. Een eenhoofdig bestuur naast een tweehoofdig, of een raad van toezicht naast een raad van commissarissen. De regels over stemverhoudingen en tegenstrijdig belang pakken dan anders uit.
- Medezeggenschap die niet vergelijkbaar is. Twee cliëntenraden met verschillende bevoegdheden, en een bindend voordrachtsrecht dat in de ene organisatie wel en in de andere niet is uitgewerkt.
- Verbonden rechtspersonen. Stichtingen, een bv, soms een steunstichting of een ANBI. Elk daarvan heeft eigen statuten die op de nieuwe structuur moeten aansluiten.
- Lopende afspraken. Samenwerkingsovereenkomsten en convenanten die zeggenschap raken en die niemand meer in beeld heeft.
Waarom dit meer is dan een statutenvraag
Bij een fusie kunt u niet volstaan met het naast elkaar leggen van twee aktes. De bevindingen komen juist uit de stukken eromheen: reglementen die naar artikelen verwijzen die straks anders genummerd zijn, een informatieprotocol dat uitgaat van één locatie, notulen waaruit blijkt dat een bevoegdheid in de praktijk anders werd ingevuld dan op papier.
Dat is de reden dat wij bij een fusie de volledige scan adviseren en niet de statutenscan. Niet omdat het duurder is, maar omdat het risico bij een fusie per definitie tussen de documenten zit — en dan ook nog tussen twee sets ervan.
Veelgestelde vragen
Wij zitten nog in de verkennende fase. Is dit dan niet te vroeg?
Dit is juist de fase waarin het iets oplevert. Zodra de intentieovereenkomst er ligt, is de richting bepaald en gaat het gesprek over uitvoering. Een feitelijk beeld van beide documentenhuizen vóór dat moment geeft u de vragen die u aan tafel moet stellen, en dat is precies wat een raad van toezicht in deze fase hoort te doen.
Onderzoekt u beide organisaties?
Dat kan, en het is meestal de bedoeling — maar het tarief geldt per rechtspersoon. Bij twee organisaties met elk meerdere entiteiten krijgt u vooraf een prijs, voordat wij beginnen. Geef bij uw aanvraag aan om hoeveel rechtspersonen het gaat.
Wie is de opdrachtgever als twee raden van toezicht dit samen willen?
In de praktijk geeft één raad van toezicht de opdracht en deelt het rapport met de andere, of geven beide raden van toezicht gezamenlijk opdracht. Het tweede werkt beter: dan is vooraf duidelijk dat het onderzoek geen instrument van de ene partij is. Wij leggen dat vast in de opdrachtbevestiging.
Wat als uit het onderzoek blijkt dat er iets niet klopt bij de fusiepartner?
Dan staat dat in het rapport, als bevinding over documenten. Wij beoordelen geen organisaties en geen personen, en wij doen geen uitspraak over de wenselijkheid van de fusie. Wat u met de bevinding doet, is een bestuurlijke afweging — en dat is precies de afweging waarvoor u de feiten nodig had.
Is dit hetzelfde als een due diligence?
Nee. Een due diligence kijkt breed naar financiën, contracten, personeel en risico's. Dit onderzoek kijkt naar de governance: wie mag wat, en klopt dat onderling. Het is smaller en het gaat dieper op het punt waar een raad van toezicht verantwoordelijk voor is.
Verder lezen
- De raad van toezicht bij een fusie Twee raden, een nieuwe organisatie.
- Governance bij een voorgenomen samenwerking De vragen voor de intentieovereenkomst.
- Fusie en samenwerking in zorg en welzijn Het bredere thema.
- Moet dit besluit langs de raad van toezicht? Staat de intentieovereenkomst in uw lijst?
Twee documentenhuizen, één beeld
De volledige governance-scan onderzoekt statuten, reglementen, toezichtkader, informatieprotocol en profielschetsen in samenhang — en toetst de documenten ook op elkaar. Bij een fusie is dat laatste waar de bevindingen vandaan komen. Rapport binnen tien werkdagen na een compleet dossier, met een gespreksagenda voor aan tafel.