Welke governance-documenten moet een zorgorganisatie hebben?
Er is geen enkele plek waar deze lijst compleet staat. De verplichtingen komen uit het Burgerlijk Wetboek, de Wtza, de Wkkgz, de Wmcz 2018, de Wet bescherming klokkenluiders en de Governancecode Zorg — en die verwijzen niet naar elkaar. Hieronder staat de lijst wel compleet, met per document waartoe het dient en waar de verplichting vandaan komt.
Wettelijk verplicht · vereist door de code · nodig in de praktijk
Uw documentenhuis laten nalezenEerst de check van twaalf vragen
De aanduiding wettelijk, code of praktijk hieronder is een wegwijzer, geen juridisch oordeel. Drempelwaarden verschillen per wet en per zorgvorm; bij twijfel is dat precies het soort vraag dat een scan beantwoordt.
De basis: wie mag wat
Statuten — wettelijk
Het enige document dat door de notaris passeert en het enige dat externe werking heeft. Hierin staan doel, organen, bevoegdheden, de goedkeuringslijst, benoeming en ontslag, zittingsduur, tegenstrijdig belang, belet en ontstentenis. Alles wat hier niet in staat, is intern geregeld en dus zwakker.
Reglement raad van bestuur — code
Werkwijze, taakverdeling bij meerhoofdig bestuur, besluitvorming, nevenfuncties, omgang met tegenstrijdig belang. Vult de statuten aan en mag ze nooit tegenspreken.
Reglement raad van toezicht — code, en deels wettelijk
Werkwijze, commissies, vergaderfrequentie, quorum, onafhankelijkheid, informatierechten. De Wtza vraagt dat taken en bevoegdheden van het intern toezicht zijn vastgelegd; statuten of reglement is daarvoor de plek.
Commissiereglementen — praktijk
Audit, kwaliteit en veiligheid, remuneratie, soms governance. Het punt dat het vaakst misgaat: staat er dat de commissie voorbereidt of dat zij besluit? Dat verschil hoort expliciet te zijn, en is het zelden.
Profielschets raad van toezicht — code
Welke deskundigheid, achtergrond en spreiding u nodig heeft, en waarom. Wordt vaak pas geschreven als er een vacature is — en dan beschrijft hij de kandidaat in plaats van de behoefte.
Rooster van aftreden — code
Zodat niet de halve raad van toezicht tegelijk vertrekt. Klinkt administratief, is het niet: een rooster dat scheefloopt kost u in één jaar al uw institutionele geheugen.
Toezicht: waarop, hoe hard, en hoe u het te weten komt
- Toezichtvisie — code. Waar u op let en waarom. Vier tot zes pagina's, herijken elke drie tot vier jaar.
- Toetsingskader — praktijk. Per thema de norm: wanneer is het goed genoeg, wanneer vraagt u door, wanneer grijpt u in.
- Informatieprotocol — praktijk, maar in feite onmisbaar. Welke informatie, wanneer, in welke vorm, uit welke bron.
- Jaaragenda van de raad van toezicht — praktijk. Zodat de cyclus de agenda stuurt en niet de waan van de vergadering.
Deze drie worden voortdurend door elkaar gehaald. Zie wat precies het verschil is.
Waar het misgaat
Bijna elke organisatie heeft een toezichtvisie. Veel minder organisaties hebben een toetsingskader, en nog minder een informatieprotocol. Het gevolg is een visie die zegt waar u op let, zonder dat ergens geregeld is hoe u dat te weten komt.
In de volledige governance-scan is dit de meest voorkomende bevinding: er staat een ambitie in de visie waarvoor de raad van toezicht nooit een cijfer, een rapportage of een gesprek krijgt. Dat is geen nalatigheid maar een gat in de keten, en het is in één vergadering te dichten zodra het is aangewezen.
Medezeggenschap, klachten en integriteit
- Medezeggenschapsregeling cliëntenraad — wettelijk (Wmcz 2018), voor instellingen boven de wettelijke drempel. Let op de doorwerking in uw statuten: het bindend voordrachtsrecht voor een lid van de raad van toezicht hoort daar terug te komen.
- Klachtenregeling — wettelijk (Wkkgz), met klachtenfunctionaris en aansluiting bij een erkende geschilleninstantie.
- Meldregeling misstanden — wettelijk (Wet bescherming klokkenluiders) vanaf vijftig werknemers, en volgens de code ook daaronder verstandig.
- Integriteits- of gedragscode — code.
- Regeling nevenfuncties en tegenstrijdig belang — code. Inclusief een register waarin de nevenfuncties daadwerkelijk zijn bijgehouden; dat register ontbreekt vaker dan de regeling.
- Conflictregeling — praktijk. Er bestaat een model van de Brancheorganisaties Zorg. Het moment om er een te hebben is vóór u hem nodig heeft.
Ondernemingsraad
De Wet op de ondernemingsraden staat los van dit alles, maar raakt uw governance op één punt hard: het adviesrecht bij belangrijke besluiten. Een goedkeuringslijst in de statuten die niet aansluit op wat adviesplichtig is, levert vroeg of laat een botsing op over de volgorde — eerst advies of eerst goedkeuring.
Privacy en informatiebeveiliging
Verwerkingsregister, functionaris gegevensbescherming, beleid informatiebeveiliging. Strikt genomen geen governance-documenten van een zorgorganisatie, maar de raad van toezicht wordt er wel op aangesproken. Sinds de komst van AI in de zorg geldt dat des te meer: zie toezicht op AI.
Verantwoording achteraf
- Jaarverantwoording — wettelijk. Jaarrekening en, voor de meeste zorgaanbieders, openbare verantwoording via de daarvoor aangewezen route.
- Governanceparagraaf in het jaarverslag — code. Hierin verantwoordt de raad van toezicht onder meer hoe hij zichzelf heeft geëvalueerd. Zie wat u daarover vastlegt.
- WNT-verantwoording — wettelijk. Bezoldiging van bestuurders en toezichthouders, met de juiste klasse-indeling.
- Verslag van de evaluatie van de raad van toezicht — code. De uitkomsten worden vastgelegd; wat daarvan naar buiten gaat, bepaalt u zelf.
Wat u hiermee doet
De lijst afvinken is de makkelijke helft. Vrijwel elke organisatie heeft de meeste documenten wel ergens liggen. De vragen die ertoe doen zijn de andere twee:
- Klopt het nog? Een reglement uit 2016 beschrijft een organisatie die u niet meer bent.
- Klopt het onderling? Statuten, reglementen en protocollen worden op verschillende momenten door verschillende mensen gemaakt, en niemand legt ze daarna nog naast elkaar.
Die tweede vraag levert in ons onderzoek de meeste bevindingen op — meer dan ontbrekende documenten.
Een praktische volgorde
Heeft u weinig tijd, begin dan bij de statuten. Dat is het enige document met externe werking en het duurste om later te repareren. Daarna de twee reglementen, dan het informatieprotocol, dan de rest.
Doet u het in één keer, doe het dan vóór een statutenwijziging en niet erna. Een notaris die alles tegelijk kan meenemen scheelt u een tweede akte.
De lijst nalopen, of laten nalopen
De check van twaalf vragen doorloopt u zelf in tien minuten en wijst aan waar het waarschijnlijk knelt. Wilt u het zeker weten, dan leest C3 uw stukken na tegen een vast toetsingskader — van alleen de statuten tot het hele documentenhuis.
Begrippen bij dit onderwerp
De achterliggende begrippen staan uitgelegd in het Governance Woordenboek, met de wettelijke vindplaats en het toepassingsgebied erbij.