Governancedocumenten: waaraan uw stukken moeten voldoen

Elke organisatie heeft een stapel governancedocumenten: statuten, reglementen, roosters, regelingen en registers. De vraag is zelden of ze er zijn. De vraag is of ze kloppen — met de wet, met elkaar en met wat er werkelijk gebeurt. Deze kaart loopt ze daarom één voor één langs.

Voor bestuurders, toezichthouders en bestuurssecretarissen die willen weten wat er hoort te liggen en waaraan het moet voldoen.

Hoe u deze kaart gebruikt

Per document staat hieronder in één zin of het verplicht is, en waarop dat berust. Achter elke titel zit bovendien een dossier met de eisen, de bron en de fouten die wij in de praktijk het vaakst tegenkomen.

De kaart is opgebouwd uit het toetsingskader dat C3 bij een governance-scan gebruikt: 596 checks, elk met een wettelijke of normatieve basis. Wat hier staat, is dus de norm en de vindplaats. Hoe zwaar een afwijking weegt in úw situatie, is echter een oordeel — dat hoort bij een scan, niet bij een naslagwerk.

Zoekt u geen norm maar een definitie, kijk dan in het Governance Woordenboek. Zoekt u wat u moet doen in een concrete situatie, dan staat dat bij de governance-vragen uit de praktijk.

Wilt u een document zelf opstellen of narekenen? Het rooster van aftreden, de bevoegdhedenmatrix builder en de checklist (her)benoeming helpen daarbij. Ze staan met de andere online instrumenten van C3 op één pagina.

Oprichting en registratie

• Eisen aan de statuten — verplicht, bij notariële akte. Daarnaast noemt de wet per rechtsvorm een eigen minimum aan onderwerpen.
• Statuten van een stichting — de onderwerpen van artikel 2:286 BW, plus wat de stichting mist aan ingebouwde tegenmacht.
• Statuten van een vereniging — artikel 2:27 BW, en de vraag hoe ledenraad, kieskringen en afdelingen zich verhouden tot de algemene vergadering.
• Statuten van een coöperatie — artikel 2:54 BW, het aansprakelijkheidsregime en de ledenverhouding.
• Statuten van een BV — artikel 2:177 BW, aandelen, besluitvorming en de rol van de algemene vergadering.
• Inschrijving in het handelsregister en het UBO-register — verplicht en doorlopend. Wat er niet in staat, kunt u immers niet aan derden tegenwerpen.

Bestuur en toezicht

• Het reglement van de raad van toezicht — niet wettelijk verplicht, wel gevraagd door de Governancecode Zorg en in de praktijk onmisbaar.
• Bestuursreglement en directiestatuut — verplicht zodra de statuten erom vragen. Het regelt bijvoorbeeld taakverdeling, waarneming en besluitvorming.
• Reglementen van commissies — een commissie zonder reglement heeft geen afgebakende taak en geen rapportagelijn.
• Het rooster van aftreden — geen wettelijk document, wel een met rechtsgevolg. Een verlopen termijn maakt een benoeming niet vanzelf geldig.
• Profielschetsen en geschiktheidseisen — in het onderwijs wettelijk en vooraf openbaar; elders gevraagd door de code.
• Informatieprotocol en conflictregeling — twee documenten die pas tellen op het moment dat het misgaat.
• Bevoegdheden-, volmacht- en goedkeuringsregeling — wie mag wat, tot welk bedrag, en wat heeft goedkeuring nodig.

Integriteit en veiligheid

• Integriteitsdocumenten — gedragscode, meldprotocol, vertrouwenspersoon, nevenfuncties, geschenken en declaraties.
• Klachten- en geschillenregelingen — voor cliënten wettelijk verplicht onder de Wkkgz, voor medewerkers en huurders langs een eigen route.
• Een klokkenluidersregeling is daarnaast verplicht vanaf vijftig werkzame personen. Wat daarin moet staan, leest u bij de meldregeling klokkenluiders.

Verantwoording

• Jaarrekening, bestuursverslag en verantwoording — deponeren binnen twaalf maanden; te laat deponeren telt mee bij bestuurdersaansprakelijkheid.
• Notulen en het besluitenregister — geen formaliteit maar bewijs. Een besluit dat nergens staat, is later immers moeilijk aan te tonen.
• De registers die u moet bijhouden — ledenregister, aandeelhoudersregister, nevenfuncties, meldingen en samenwerkingsverbanden.

Medezeggenschap

• Medezeggenschapsdocumenten — het reglement van de ondernemingsraad, de medezeggenschapsregeling van de cliëntenraad en wat daarbij hoort.

Groep en samenwerking

• Documenten van groep en samenwerking — statuten van dochters, governanceovereenkomsten, personele unies, de 403-verklaring en het register van samenwerkingsverbanden.

Per sector

• Governancedocumenten in de zorg — WTZa, Governancecode Zorg 2022, WNT, Wmcz 2018 en Wkkgz.
• Bij een woningcorporatie — Woningwet en Overlegwet stellen eigen eisen aan statuten en benoemingen.
• In het onderwijs — scheiding van bestuur en toezicht, openbare profielen en de sectorcode.
• Governancecodes buiten de zorg — sociaal werk, cultuur, kinderopvang, goede doelen en sport.

Veelgestelde vragen over governancedocumenten

Welke governancedocumenten zijn wettelijk verplicht?

Statuten en de inschrijving in het handelsregister altijd. Daarnaast hangt het af van rechtsvorm, omvang en sector: een klokkenluidersregeling vanaf vijftig werkzame personen, een klachtenregeling en een cliëntenraad in de zorg, een ondernemingsraad vanaf vijftig medewerkers. Reglementen zijn zelden wettelijk verplicht, maar wel zodra de statuten erom vragen.

Wat is het verschil tussen statuten en een reglement?

De statuten binden de rechtspersoon tegenover iedereen en worden bij notariële akte gewijzigd. Een reglement bindt daarentegen alleen de leden van een orgaan en wordt door dat orgaan zelf vastgesteld. Bij strijd wint daarom de akte.

Mag een reglement iets regelen wat niet in de statuten staat?

Ja, zolang het de statuten niet tegenspreekt en geen bevoegdheid verschuift die de wet dwingend ergens anders legt.

Wat gebeurt er als een verplicht document ontbreekt?

Dat hangt ervan af. Soms is het gevolg direct — een besluit dat vernietigbaar is, een bestuurder die niet bevoegd blijkt. Vaker is het gevolg echter indirect: op het moment dat u het document nodig hebt, is er niets om op terug te vallen.

Hoe oud mogen onze documenten zijn?

Er staat geen houdbaarheidsdatum op. Maar de wet eromheen verandert wel. Documenten die vóór de WBTR zijn vastgesteld, kloppen daardoor op een aantal punten niet meer met het dwingende recht.

Wie is verantwoordelijk voor het beheer?

Het bestuur, wettelijk. Maar in de praktijk ligt het bij de bestuurssecretaris. Ontbreekt die functie, dan blijkt het documentenbeheer bijna altijd verweesd.

Moeten deze documenten openbaar zijn?

Sommige wel. Statuten zijn bijvoorbeeld opvraagbaar bij de Kamer van Koophandel, de jaarrekening wordt gedeponeerd, WNT-gegevens staan zeven jaar op internet, en in het onderwijs zijn de profielen vooraf openbaar. De rest is intern, al vraagt de Governancecode Zorg om vindbaarheid van de klokkenluidersregeling en de klachtenregeling.

Waar begint u als u niet weet wat u hebt?

Bij een inventarisatie: welk document bestaat, wat is de laatste versie en waar staat het. Dat klinkt saai, maar het is de eerste stap van elke scan — en de stap waar de meeste organisaties al bevindingen oplopen.

Hoe weet u of de documenten met elkaar kloppen?

Door ze naast elkaar te leggen en op drie punten te vergelijken: bevoegdheden, termijnen en verwijzingen. Verwijst een reglement bijvoorbeeld naar een statutair artikel dat inmiddels anders luidt, dan klopt het niet meer.

Wat kost een toets van al deze documenten?

Dat hangt af van de omvang. De statutenscan kijkt bijvoorbeeld alleen naar de akte. De volledige governance-scan neemt statuten, reglementen, roosters, jaarstukken en registers samen en toetst ze ook op onderlinge samenhang.

Bronnen

• Boek 2 Burgerlijk Wetboek — wetten.overheid.nl
• Handelsregisterwet 2007 — wetten.overheid.nl
• Wet bescherming klokkenluiders — wetten.overheid.nl
• Wet toetreding zorgaanbieders en het Uitvoeringsbesluit — wetten.overheid.nl
• Governancecode Zorg 2022 — governancecodezorg.nl

Gecontroleerd op 8 september 2026.