De registers die een organisatie moet bijhouden

Het nevenfunctieregister is het bekendste van een reeks registers, en tegelijk het register met de zwakste grondslag. Sommige registers schrijft de wet voor, andere komen uit een code. Een deel is een eigen norm van ons kantoor. Welke registers u nodig hebt, staat hieronder op een rij, met per register de bepaling waar de eis op berust.

Voor bestuurders, toezichthouders en bestuurssecretarissen die willen weten welke registers zij moeten bijhouden en welke zij mogen missen.

Wat dit document is en waarom het telt

Onder alle registers ligt één bepaling. Artikel 2:10 BW verlangt een administratie waaruit de rechten en verplichtingen te allen tijde zijn te kennen. Een register is de vorm waarin dat lukt. Die vorm schrijft de wet lang niet altijd voor.

Dat onderscheid bepaalt hoe hard een eis is. Ledenregister en aandeelhoudersregister staan in Boek 2 BW en zijn dus verplicht. Voor het nevenfunctieregister ligt de grondslag in een code. Een besluitenregister en een register van samenwerkingsverbanden zijn onze eigen norm: de wet eist ze niet, wij adviseren ze wel.

Het gewicht zit in het bewijs. Wie achteraf moet aantonen wie lid was of welk belang gemeld werd, heeft aan een herinnering niets. Ontbreekt de vastlegging, dan is een besluit soms aantastbaar (artikel 2:15 BW).

Wat erin moet staan

Negen registers komen bij een toets terug. De derde kolom geeft de kracht van de eis.

Wat het nevenfunctieregister moet laten zien

Een nevenfunctieregister berust niet op de wet maar op een code. De Governancecode Zorg 2022 verlangt in bepaling 2.6 dat belangenverstrengeling en de schijn daarvan worden voorkomen. Het register is het middel, niet het doel. Het wetsvoorstel dat de zorgsector hier verder zou binden, de Wibz (kamerstuk 36686), was in juli 2026 niet in werking.

Daarmee is de vorm vrij en de inhoud niet. Een lijst met functies zonder oordeel voldoet niet aan de bedoeling van bepaling 2.6. Bij elke nevenfunctie hoort de weging: raakt zij een leverancier, een subsidiegever of een concurrent? En zo ja, wat is er toen besloten?

Daarnaast adviseren wij een tweede register: dat van gemelde belangen. Daarin staan de melding, de beoordeling en de getroffen maatregel. De code schrijft het niet voor. Wij adviseren het wel, want een melding zonder vastgelegd vervolg valt later niet te reconstrueren.

De registers die de wet zelf voorschrijft

Vier groepen zijn wél wettelijk verankerd.

Leden. Bij de coöperatie eist artikel 2:61 BW een ledenregister, met een ledenlijst bij het handelsregister. Bij de vereniging loopt het via de toelating van artikel 2:33 BW, waarop de administratie hoort te sluiten. Raakt de coöperatie al haar leden kwijt, dan is dat een ontbindingsgrond (artikel 2:19 lid 1 sub d BW). Bij de onderlinge ontstaat het lidmaatschap van rechtswege (artikel 2:62 BW).

Aandelen. Het aandeelhoudersregister van de BV staat in artikel 2:194 BW. Levering en erkenning volgen uit artikel 2:196, 2:196a en 2:196b BW en horen in het register terug te komen. Pandrecht en vruchtgebruik hebben een eigen plaats (artikel 2:197 en 2:198 BW). Ook niet-volgestort kapitaal moet zichtbaar zijn (artikel 2:191 en 2:193 BW).

Uitkeringen. Een stichting houdt bij aan wie zij uitkeert (artikel 2:290 BW). Die plicht kwam met de Implementatiewet UBO-registratie en wordt zelden nageleefd.

Meldingen. De Wet bescherming klokkenluiders vraagt in artikel 2 en 2d om een meldingenregister en om een aangewezen functionaris. Voor bewaring en vernietiging gelden artikel 5 en 17 AVG. Een register zonder bewaartermijn is dus zelf een risico.

Wat er in de praktijk het vaakst niet klopt

Vijf bevindingen komen elke scan terug.

Het aandeelhoudersregister stopt bij de oprichting. Latere leveringen en erkenningen zijn nooit bijgeschreven (artikel 2:196a en 2:196b BW). Bij een geschil is dan niet vast te stellen wie mocht stemmen.

De ledenadministratie sluit niet op de besluiten. Wie is toegelaten en wie niet, blijkt niet uit een besluit (artikel 2:33 BW). Oud Volendam laat zien waar dat toe leidt: de stemverhouding klopt niet en het besluit is aantastbaar (artikel 2:15 BW).

Het nevenfunctieregister is een lijst zonder oordeel. Functies staan er wel in, de weging op belangenverstrengeling niet. Daarmee is niet aangetoond dat de schijn is voorkomen (Governancecode Zorg 2022, bepaling 2.6).

Besluiten leven alleen in de notulen. Een besluit uit 2022 terugvinden kost dan een middag. Artikel 2:10 BW eist geen apart besluitenregister; wij adviseren het, omdat de administratie anders niet te kennen valt.

Samenwerkingsverbanden zijn nergens vastgelegd. Doel, juridische vorm, zeggenschap en geldstromen ontbreken. Een vormvrije samenwerking kan een maatschap of vennootschap onder firma blijken, met de aansprakelijkheid die daarbij hoort (artikel 7A:1655 e.v. BW; artikel 16 tot en met 22 en 29 WvK).

Veelgestelde vragen

Welke registers zijn echt wettelijk verplicht?

Het ledenregister van de coöperatie (artikel 2:61 BW), het aandeelhoudersregister van de BV (artikel 2:194 BW), het uitkeringenregister van de stichting (artikel 2:290 BW) en het meldingenregister onder de klokkenluidersregeling (artikel 2 en 2d Wet bescherming klokkenluiders). De rest berust op een code of op advies.

Is een nevenfunctieregister wettelijk verplicht?

Nee. De eis komt uit de Governancecode Zorg 2022, bepaling 2.6. De Wibz zou hier verandering in kunnen brengen, maar dat wetsvoorstel (kamerstuk 36686) was in juli 2026 niet in werking.

Wat hoort er in een besluitenregister?

Het besluit zelf, de datum, het orgaan en een verwijzing naar het stuk waarop het steunt. De wet schrijft dit register niet voor. Artikel 2:10 BW verlangt wel een kenbare administratie. Wij adviseren daarom één doorlopende reeks.

Hoe lang bewaren wij meldingen van klokkenluiders?

De Wet bescherming klokkenluiders noemt geen vaste termijn. Artikel 5 en 17 AVG vragen om bewaring niet langer dan nodig en om tijdige vernietiging. Leg de termijn dus zelf vast in de regeling.

Wat gebeurt er als onze coöperatie nog één lid heeft?

Het ontbreken van leden is een ontbindingsgrond (artikel 2:19 lid 1 sub d BW). Met één lid bestaat de coöperatie nog. Wel komen de besluitvorming en het ledenbegrip van artikel 2:53 en 2:54 BW onder druk. Toets in dat geval de statuten.

Waarom een register van samenwerkingsverbanden?

Omdat deelname aansprakelijkheden oplevert die anders onzichtbaar blijven. Artikel 2:10 lid 1 BW verlangt dat de rechten en verplichtingen te allen tijde zijn te kennen. Een afzonderlijk register is niet voorgeschreven. Wij adviseren het wel, met doel, vorm, zeggenschap en geldstromen per verband.

Bronnen

• Boek 2 Burgerlijk Wetboek, de artikelen 2:10, 2:15, 2:19, 2:33, 2:34a, 2:36, 2:38, 2:53, 2:54, 2:61, 2:62, 2:178, 2:190, 2:191, 2:193, 2:194, 2:196, 2:196a, 2:196b, 2:197, 2:198, 2:228 en 2:290 — wetten.overheid.nl
• Wetboek van Koophandel, de artikelen 16 tot en met 22 en 29, en artikel 7A:1655 e.v. BW — wetten.overheid.nl
• Wet bescherming klokkenluiders, de artikelen 2 en 2d — wetten.overheid.nl
• Algemene verordening gegevensbescherming, de artikelen 5 en 17 — wetten.overheid.nl
• Governancecode Zorg 2022, bepaling 2.6 — governancecodezorg.nl
• Wetsvoorstel integere bedrijfsvoering zorg- en jeugdhulpaanbieders (Wibz), kamerstuk 36686, in juli 2026 niet in werking — officielebekendmakingen.nl
• Implementatiewet UBO-registratie, Stb. 2020/231 — officielebekendmakingen.nl
• HR 29 juni 2007 (Oud Volendam) — rechtspraak.nl

Gecontroleerd op 8 september 2026.