Governance-check: twaalf vragen over uw documentenhuis
Twaalf vragen die u aan uw eigen stukken kunt stellen, zonder hulp en zonder kosten. Ze zijn gekozen op één criterium: dit zijn de punten waarop wij in ons onderzoek het vaakst iets vinden. U heeft er uw statuten, uw twee reglementen en de agenda van uw laatste vier vergaderingen bij nodig. Reken op tien minuten.
Twaalf vragen · tien minuten · uw eigen stukken erbij
Eerst: welke documenten hoort u te hebben?
Deze check is geen scan en geen oordeel. Het is een manier om binnen tien minuten te weten of er reden is om verder te kijken.
Statuten
Staan er in de goedkeuringslijst nog bedragen uit een tijd waarin u kleiner was?
Zoek de opsomming van besluiten die goedkeuring van de raad van toezicht behoeven en leg de genoemde bedragen naast uw huidige omzet. Passen ze niet meer, dan komen kleine besluiten wel langs en grote niet.
Komen de woorden 'belet' en 'ontstentenis' erin voor?
Zo niet, dan heeft u geen regeling voor het geval bestuurders wegvallen. De wet voorziet daar niet in terug. Zie wat de WBTR hier wel en niet van vraagt.
Kan één persoon meer stemmen uitbrengen dan alle anderen samen?
Een doorslaggevende stem in een orgaan van twee is dat, en die bepaling is sinds 1 juli 2026 niet meer geldig.
Regelt de tegenstrijdig-belangbepaling vertegenwoordiging of besluitvorming?
Staat er dat de voorzitter van de raad van toezicht de organisatie dan vertegenwoordigt, dan is die bepaling sinds 2021 in strijd met dwingend recht.
Reglementen
Spreken uw statuten en uw reglementen elkaar ergens tegen?
Leg de bepalingen over benoeming, ontslag, quorum en goedkeuring naast elkaar. Bij twee documenten die jaren uit elkaar zijn vastgesteld is dit bijna altijd raak.
Staat er van elke commissie of zij voorbereidt of besluit?
Dit is het meest voorkomende gat in commissiereglementen. Zolang het er niet staat, groeit een auditcommissie ongemerkt naar besluitvorming toe.
Is uw reglement ouder dan uw huidige bestuurder?
Niet vanzelf een probleem, wel een sterke aanwijzing. Reglementen worden zelden herzien zonder aanleiding, en een bestuurswissel is de natuurlijke aanleiding.
Wordt het bindend voordrachtsrecht van de cliëntenraad in de statuten genoemd?
De medezeggenschapsregeling regelt het, maar het moet ook doorwerken in de benoemingsprocedure in de statuten. Die twee lopen vaak uiteen.
Toezicht in de praktijk
Kan iedereen aan tafel de kernthema's uit de toezichtvisie noemen?
Stel de vraag onaangekondigd in de volgende vergadering. Blijft het stil, dan heeft u een visie die niet leeft.
Is er één document dat de raad van toezicht ontvangt zonder tussenkomst van het bestuur?
Zo niet, dan hangt uw hele informatiepositie aan één bron. Zie het informatieprotocol.
Zijn de afspraken uit de vorige evaluatie nagekomen?
Pak het verslag van de laatste evaluatie van de raad van toezicht erbij en loop de afspraken af. Als u dat verslag niet zo kunt vinden, is dat het antwoord.
Is de evaluatie binnen de laatste drie jaar extern begeleid?
De Governancecode Zorg vraagt ten minste eenmaal per drie jaar begeleiding door een onafhankelijke externe deskundige. Zie hoe vaak precies.
Wat uw antwoorden betekenen
Nul tot twee keer raak
Uw documentenhuis is waarschijnlijk in orde. Zet de punten die u vond op de agenda van de eerstvolgende vergadering en laat het daarbij. Een scan levert u op dit moment weinig op.
Drie tot vijf keer raak
Dit is het normale beeld en het is goed te repareren, maar niet vanzelf. De meeste van deze punten vragen één besluit en een aanpassing in één document. Begin bij de statuten, want die zijn het duurst om later te herstellen.
Zes of meer keer raak
Dan is er niet iets mis met één document, maar met de samenhang. Losse reparaties helpen dan beperkt, omdat elke wijziging in het ene stuk weer schuurt met het andere. Dit is het punt waarop het loont om alle stukken in één keer naast elkaar te leggen.
U weet het bij meer dan drie vragen niet
Dat is op zichzelf de belangrijkste uitkomst. Het betekent niet dat het fout is, maar wel dat de stukken niet gebruikt worden — en documenten die niemand raadpleegt, verouderen ongemerkt.
Verder lezen
- Governance Woordenboek
- Wtza: meldplicht en intern toezicht
- Welke governance-documenten moet u hebben? De volledige lijst met herkomst per document.
- Als statuten en reglement elkaar tegenspreken Welke van de twee wint.
- De WBTR-deadline van 1 juli 2026 Wat er wel en niet is verlopen.
- Wie mag dit besluit nemen? Bevoegdheden in statuten en reglementen.
Verder kijken dan twaalf vragen
Deze check dekt de punten waar het meestal misgaat. Een governance-scan loopt er ruim honderddertig na, met een rapport waarin per bevinding staat om welke bepaling het gaat en hoe urgent het is. Voor bestuurders die korter dan honderd dagen in functie zijn is de statutenscan kosteloos.