Klankbord en raad van toezicht: bondgenoten, geen concurrenten

Het gebeurt in bijna elke interimopdracht. Ergens in de eerste weken vraagt een bestuurder, half fluisterend, of ik iemand weet met wie hij eens vrijuit kan praten. Direct daarna volgt de aarzeling: 'Maar wat vindt de raad van toezicht daarvan?' Die zorg begrijp ik. Een bestuurder die buiten de RvT om zijn gedachten ordent, lijkt al snel een schaduwcircuit te bouwen. Toch berust die angst mijns inziens op een misverstand over wat een klankbord eigenlijk doet.

Op de golfbaan kennen ze dat onderscheid al lang. Een speler mag tijdens een ronde alleen advies vragen aan zijn eigen caddie; zo staat het in regel 10.2 van de golfregels. De caddie leest de green, schat de afstand en zegt eerlijk dat de ijzer 7 te kort is. Daarnaast loopt er een marker mee. Die noteert de score, let op de regels en tekent aan het eind de kaart. Niemand op de baan denkt dat de caddie de marker in de weg loopt. Ze doen namelijk iets wezenlijk anders.

Oordelen of meedenken. Datzelfde onderscheid geldt in de bestuurskamer. De raad van toezicht houdt toezicht, is werkgever van de bestuurder en keurt de grote besluiten goed. De Governancecode Zorg 2022 wijdt daar niet voor niets een apart principe aan: verantwoord toezicht. De RvT is dus de marker. Hij oordeelt, controleert en grijpt in als het misgaat. Een klankbord heeft geen van die taken. Het beoordeelt de bestuurder niet, verlengt geen contract en tekent geen jaarrekening. Daarom kan het iets wat een toezichthouder per definitie niet kan: meedenken zonder belang bij de uitkomst.

Zonder belang. Dat laatste is minder vanzelfsprekend dan het klinkt. Een adviseur die op een vervolgopdracht hoopt, heeft een belang. Een collega-bestuurder die straks over dezelfde begroting meebeslist, heeft er ook een. Zelfs de eigen bestuurssecretaris kijkt onvermijdelijk mee vanuit de organisatie. Een klankbord is pas een klankbord als het niets wint of verliest bij de keuze die de bestuurder maakt. Alleen dan hoort de bestuurder wat hij moet horen, en niet wat een ander graag wil dat hij hoort.

Twijfel heeft een prijs. Natuurlijk hoort een bestuurder open te zijn tegenover de RvT. Aan de andere kant is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Wie in de vergadering van de raad van toezicht hardop twijfelt over een fusie of een reorganisatie, zegt dat tegen zijn werkgever. Die twijfel belandt in de notulen en kleurt het volgende beoordelingsgesprek. Is dat wantrouwen? Nee, dat is de rol. Een toezichthouder die een aarzelende bestuurder hoort, moet zich immers afvragen of ingrijpen nodig is. Het gevolg is echter dat bestuurders hun twijfel vaak pas uitspreken als ze er al uit zijn. En dan is het geen twijfel meer.

Beter voorbereid aan tafel. Hier wordt het klankbord een bondgenoot van de RvT, geen concurrent. De bestuurder die zijn halve gedachten eerst bij een klankbord kwijt kan, verschijnt met een scherper verhaal bij de raad van toezicht. Hij heeft de zwakke plekken in zijn plan al gezien en de tegenargumenten al gehoord. Bovendien heeft hij zichzelf de vraag al gesteld die hij liever ontweek. Ik heb dat als interim-bestuurder zelf gemerkt. Had ik iemand om mee te sparren, dan werden mijn voorstellen korter en eerlijker over de risico's; zonder zo'n gesprekspartner werden ze vooral langer. De caddie slaat de bal dus niet; hij zorgt dat de speler zijn eigen slag beter slaat.

Geen schaduwcircuit. Toch is de zorg over een schaduwcircuit terecht zodra het klankbord in het verborgene werkt. Een toezichthouder die toevallig hoort dat de bestuurder al maanden met een buitenstaander over de strategie praat, voelt zich gepasseerd. Daarom vind ik transparantie over de rol geen formaliteit, maar een voorwaarde. Vertel de RvT dat er een klankbord is, wie het is en wat het wel en niet doet. Het klankbord rapporteert niet aan de raad van toezicht en neemt geen besluiten. Wat er besproken wordt, blijft vertrouwelijk; dát er gesproken wordt, is bekend. Op de golfbaan ziet overigens ook iedereen wie de tas draagt.

Wat mij betreft doet een verstandige raad van toezicht er daarom goed aan een klankbord eerder aan te moedigen dan te wantrouwen. Er zijn natuurlijk grenzen. Een klankbord dat ongemerkt gaat meebesturen, of de bestuurder afschermt van kritische vragen van de RvT, is geen bondgenoot meer. Die bewaking ligt bij beide partijen: de bestuurder houdt het klankbord op zijn plek, de toezichthouder vraagt er gewoon naar. De code noemt tegenspraak bovendien niet toevallig in één adem met inspraak en samenspraak. Een bestuurder die zijn twijfel ergens kwijt kan, hoeft haar in de vergadering niet weg te moffelen.

Gewetensvraag: wie draagt uw tas, en weet uw marker dat?

Lees ook over het bestuurlijk klankbord: Besturen onder druk vreet aan uw oordeel.

Lees ook het vorige artikel van Jef Hendrickx: Wat doet u als de partners er niet uitkomen? De impasse in een samenwerking vooraf regelen.

Wilt u weten hoe zo’n klankbord zich verhoudt tot uw raad van toezicht? Lees hoe het bestuurlijk klankbord van C3 werkt.