Home »
Privacyverklaring
C3 adviseert bestuurders en toezichthouders in zorg en welzijn. In dat werk krijgen we vertrouwelijke stukken onder ogen en spreken we mensen in kwetsbare situaties:
een organisatie in zwaar weer, een raad die vastloopt, een bestuurder die net begonnen is. Zorgvuldig omgaan met gegevens is daarin geen formaliteit, maar een voorwaarde om ons werk te kunnen doen.
Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, op welke grondslag, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft. Zij geldt voor onze website
c3am.nl, voor onze opleidingen en bijeenkomsten, en voor de advies- en interimopdrachten die wij uitvoeren.
Op deze pagina
1. Wie is verantwoordelijk
Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze privacyverklaring aan de orde komen is:
Coöperatie C3 Adviseurs en Managers U.A., handelend onder de naam C3 Adviseurs en Managers
Kromme Nieuwegracht 13, 3512 HC Utrecht
KvK 58133372
c3@c3am.nl · 06 – 835 83 444
Voor vragen over privacy, voor het uitoefenen van uw rechten of voor een melding over gegevensbescherming kunt u dit adres gebruiken. Zet in het onderwerp “privacy”, dan komt uw bericht direct bij de juiste persoon terecht.
C3 heeft geen functionaris gegevensbescherming aangewezen. Wij zijn daartoe niet verplicht: wij zijn geen overheidsorgaan en verwerken niet op grote schaal bijzondere persoonsgegevens.
De verantwoordelijkheid ligt bij de directie.
Let op: werkt C3 in uw organisatie aan een opdracht, dan blijft úw organisatie verwerkingsverantwoordelijk voor de gegevens die zij ons daarvoor verstrekt. C3 is dan verwerker of — bij een interim-bestuurdersrol — onderdeel van uw eigen organisatie. Wat wij in die situatie afspreken, staat in de opdrachtovereenkomst en de bijbehorende verwerkersovereenkomst, niet in deze privacyverklaring.
2. Wat wij verwerken, en waarvoor
Wij verzamelen geen gegevens “voor het geval dat”. Per situatie ziet het er zo uit.
Contact met ons opnemen
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, organisatie, functie, e-mailadres, telefoonnummer, inhoud van uw bericht | Uw vraag beantwoorden en het contact vastleggen | Gerechtvaardigd belang: een vraag die aan ons gesteld wordt, willen wij kunnen beantwoorden en terugvinden | Twee jaar na het laatste contact |
Opleidingen, workshops en bijeenkomsten
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, functie, organisatie, contactgegevens, factuurgegevens, eventuele dieetwensen, en wat u zelf inbrengt aan casuïstiek | Uw deelname organiseren, factureren en de bijeenkomst inhoudelijk voorbereiden | Uitvoering van de overeenkomst; voor de facturatie ook een wettelijke plicht | Deelnamegegevens twee jaar; factuurgegevens zeven jaar (fiscale bewaarplicht) |
Casuïstiek die deelnemers inbrengen, bespreken wij binnen de groep en leggen wij niet herleidbaar vast. Gebruiken wij een casus later als lesmateriaal, dan is die zo bewerkt dat de organisatie en de personen niet meer te herkennen zijn.
Advies- en interim-opdrachten
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Contactgegevens en functies van bestuurders, toezichthouders, managers en andere betrokkenen bij de opdrachtgever; gespreksverslagen; stukken die wij voor de opdracht ontvangen | De opdracht uitvoeren, adviseren en rapporteren | Uitvoering van de overeenkomst met de opdrachtgever, en ons gerechtvaardigd belang bij een navolgbaar dossier | Zeven jaar na afronding van de opdracht, in verband met onze beroepsaansprakelijkheid en de fiscale bewaarplicht |
Relatiebeheer en mailings
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, organisatie, functie, e-mailadres, en of u onze mailings opent | U op de hoogte houden van blogs, publicaties en bijeenkomsten | Uw toestemming, of als u klant of deelnemer bent ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van de relatie | Tot u zich afmeldt. Daarna houden wij alleen uw e-mailadres op een afmeldlijst, zodat u geen mail meer van ons krijgt |
Onder elke mailing staat een afmeldlink. Eén klik is genoeg; u hoeft ons niet uit te leggen waarom.
Bezoek aan c3am.nl
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsertype — in de logbestanden van onze server | De website laten werken, storingen oplossen en misbruik tegengaan | Gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website | Maximaal dertig dagen, tenzij een incident langer onderzoek vraagt |
| Uw gebruik van de website — bezochte pagina’s, tijdstip, apparaat en browser, en bij benadering de plaats — via cookies van Google Analytics en HubSpot | Zien welke onderwerpen aanslaan, de website verbeteren en aanvragen kunnen opvolgen | Toestemming; zie paragraaf 9, waar ook staat wat daar nu nog niet goed aan is | Google Analytics veertien maanden; HubSpot maximaal dertien maanden |
Moet u deze gegevens geven?
Nee. U bent nooit verplicht ons gegevens te verstrekken. Wel geldt: zonder naam en e-mailadres kunnen wij u niet terugmailen, en zonder de statuten kunnen wij geen scan uitvoeren. De velden die wij echt nodig hebben, zijn in onze formulieren als verplicht gemarkeerd; de rest is optioneel en dat staat er dan bij. Laat u een verplicht veld leeg, dan is het enige gevolg dat wij de gevraagde dienst niet kunnen leveren.
3. Documenten die u ons stuurt
Wij vragen om statuten, reglementen, verslagen en andere governancestukken. Dat zijn organisatiedocumenten, maar er staan bijna altijd namen in: bestuurders, toezichthouders, leden van een cliëntenraad, ondertekenaars. Die namen verwerken wij, uitsluitend voor de opdracht.
Wat wij niet nodig hebben en niet willen ontvangen: gegevens over de gezondheid van cliënten of patiënten, cliëntdossiers, personeelsdossiers en andere bijzondere persoonsgegevens. Zitten die per ongeluk in wat u ons stuurt, laat het ons dan weten. Wij verwijderen het en registreren waarom.
Gegevens die niet van uzelf komen. Staan uw naam en functie in stukken die een organisatie ons heeft aangeleverd, dan hebben wij die gegevens dus niet van u gekregen. Wij verwerken ze uitsluitend binnen die opdracht en niet voor iets anders. Ook dan gelden de rechten uit paragraaf 8: u mag ons vragen wat wij over u verwerken en waar het vandaan komt.
Alles wat u ons stuurt, behandelen wij vertrouwelijk. Wij delen het niet met andere opdrachtgevers, gebruiken het niet als voorbeeld zonder uw uitdrukkelijke instemming, en onze adviseurs zijn tot geheimhouding gehouden. Die geheimhouding geldt ook nadat de opdracht is afgerond.
4. Wie uw gegevens kan zien
Binnen C3 hebben alleen de adviseurs toegang die aan uw vraag of opdracht werken. Daarbuiten schakelen wij dienstverleners in die voor ons gegevens verwerken. Met elk van hen hebben wij een
verwerkersovereenkomst.
- Microsoft — e-mail, agenda, documentopslag (SharePoint) en de automatisering die uw aanvraag naar het juiste dossier brengt. Opslag binnen de EU.
- Intersites — hosting van c3am.nl.
- HubSpot — relatiebeheer, mailings en het meten van websitebezoek. Europese vestiging: HubSpot Ireland Limited.
- Google — Google Analytics, voor de statistieken van c3am.nl. Europese vestiging: Google Ireland Limited.
- Onze accountant en administratiekantoor — voor facturatie en de jaarrekening.
Verder verstrekken wij niets aan derden, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn — bijvoorbeeld op vordering van een toezichthouder of de rechter. Wij verkopen geen gegevens en doen niet aan datahandel.
5. Doorgifte buiten de EER
Wij slaan gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte op. Bij een deel van de hiervoor genoemde dienstverleners kan verwerking buiten de EER voorkomen, doordat het
Amerikaanse bedrijven zijn. Die doorgifte baseren wij op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met het EU-US Data Privacy Framework waar de betrokken partij
daarvoor gecertificeerd is. Concreet gaat het om Microsoft, HubSpot en Google.
6. Hoe lang wij gegevens bewaren
De termijnen per situatie staan in paragraaf 2. Vraagt u om eerdere verwijdering, dan doen wij dat.
7. Beveiliging
Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen:
- Versleutelde verbindingen op de website en bij het uploaden van documenten.
- Meervoudige verificatie op onze accounts.
- Toegang tot een dossier alleen voor de adviseurs die eraan werken.
- Dossiernummers die niet te raden of af te leiden zijn, zodat een dossier niet per ongeluk via een link bij iemand anders terechtkomt.
- Opruimen als vast onderdeel van het werkproces, niet als iets wat er nog eens van moet komen.
Volledige zekerheid bestaat niet. Vermoedt u dat er iets is misgegaan met uw gegevens, of ziet u een zwakke plek in onze website, mail dan c3@c3am.nl. Wij reageren binnen twee werkdagen en stellen uw melding op prijs.
8. Uw rechten
U heeft tegenover ons de volgende rechten. Een verzoek stuurt u naar c3@c3am.nl; wij reageren binnen een maand.
Inzage
U mag opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en daarvan een kopie krijgen.
Rectificatie
Staan er onjuiste of onvolledige gegevens over u in onze administratie, dan passen wij die aan.
Verwijdering
U kunt vragen uw gegevens te wissen. Wij doen dat, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren — bijvoorbeeld facturen, of een dossier dat nog binnen onze aansprakelijkheidstermijn valt. Wij leggen dan uit welk deel wij bewaren en waarom.
Beperking van de verwerking
Bent u het niet eens met wat wij verwerken, dan kunt u vragen de verwerking stil te zetten terwijl wij het uitzoeken.
Bezwaar
Verwerken wij gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, dan kunt u daartegen bezwaar maken. Wij wegen uw bezwaar tegen ons belang en laten u weten wat wij doen. Tegen mailings kunt
u altijd bezwaar maken; die stoppen dan zonder afweging.
Overdraagbaarheid
Gegevens die u ons zelf heeft gegeven op basis van toestemming of een overeenkomst, leveren wij op verzoek in een gangbaar digitaal bestandsformaat aan u of aan een partij die u aanwijst.
Toestemming intrekken
Heeft u toestemming gegeven — voor de mailing, of voor het gebruik van uw documenten — dan kunt u die op elk moment intrekken. Dat werkt vanaf het moment van intrekken; wat daarvoor met uw toestemming is gedaan, blijft rechtsgeldig.
Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Komen wij er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag — autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wij horen het liever eerst zelf, maar dat recht staat u altijd vrij.
Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u bij een inzage- of verwijderverzoek om aanvullende identificatie vragen. Wij vragen daarbij nooit om een kopie van uw identiteitsbewijs.
10. Geen geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten over u op basis van geautomatiseerde verwerking alleen, en wij maken geen profielen van u.
11. Wijzigingen
Verandert ons werk of de manier waarop wij gegevens verwerken, dan passen wij deze privacyverklaring aan. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij een wezenlijke wijziging die u raakt,
laten wij dat weten via onze mailing of rechtstreeks.
Versie 11/08/2026 · Vragen over deze privacyverklaring:
c3@c3am.nl