Als statuten en reglement elkaar tegenspreken

U komt het tegen op een dinsdagmiddag, terwijl u iets heel anders zoekt. In de statuten staat dat de raad van toezicht uit ten hoogste vijf leden bestaat; in het reglement staat zeven. Of de statuten noemen een drempel van vijfhonderdduizend euro en het bestuursreglement een miljoen. Statuten en reglement spreken elkaar tegen, en de vraag is wat u daar op dat moment mee moet.

Het juridische antwoord is eenvoudig: de statuten gaan voor. Een reglement kan de statuten uitwerken, niet opzijzetten. Maar dat antwoord helpt weinig, want de praktische vraag is een andere. Er is jarenlang naar het reglement gehandeld. Wat betekent dat voor de besluiten die inmiddels genomen zijn?

Waarom het meestal minder erg is dan het lijkt

Een besluit dat is genomen volgens een reglement dat afweek van de statuten, is niet automatisch ongeldig. Vaak is er een goedkeuring geweest die formeel niet nodig was, of is een besluit genomen door een orgaan dat daartoe ook volgens de statuten bevoegd was, alleen langs een andere route. De echte risico's zitten in een kleiner aantal gevallen: waar een goedkeuring ontbrak die volgens de statuten wel vereist was.

Dat is dan ook de eerste vraag die u moet beantwoorden, en de enige die haast heeft. Is er de afgelopen jaren een besluit genomen waarvoor volgens de statuten goedkeuring nodig was, en is die goedkeuring er niet? Leg daarvoor de besluitenlijst van de raad van toezicht naast de statutaire goedkeuringslijst. Meestal is het antwoord nee en kunt u de rest rustig aanpakken.

Drie manieren om het op te lossen

Het reglement aanpassen. De snelste route en meestal de juiste. Zeggen de statuten wat de organisatie ook werkelijk wil, dan brengt u het reglement daarmee in lijn. Dat is een besluit van de raad van bestuur en de raad van toezicht; er komt geen notaris aan te pas.

De statuten aanpassen. Nodig als het reglement beschrijft wat de organisatie echt wil en de statuten achterhaald zijn. Dat kost een notaris, tijd en geld, dus verzamel eerst alle punten die u toch al wilde wijzigen. Een statutenwijziging voor een enkel drempelbedrag is zelden de moeite, een wijziging die tien punten tegelijk rechtzet wel.

Vastleggen dat u ervan afwijkt. Soms is de tegenspraak een bewuste keuze die alleen nooit is opgeschreven. Leg dat dan expliciet vast in een besluit van de raad van toezicht, met de reden erbij. Dat is precies wat het principe 'pas toe of leg uit' uit de Governancecode Zorg van u vraagt.

Waarom dit blijft liggen

Omdat het niemands taak is. De bestuurssecretaris die de tegenspraak vindt, heeft geen volmacht om hem op te lossen. De raad van bestuur heeft dringender zaken. De raad van toezicht weet er niet van. En de notaris komt alleen langs als er iets anders te regelen valt.

De enige route die werkt, is er een agendapunt van maken op het moment dat er toch iets aan de governance gebeurt: een bestuurswissel, een samenwerking, een zelfevaluatie of de voorbereiding van het jaarverslag. Meer over hoe wij daarnaar kijken, staat op de pagina over governance in zorg en welzijn.

Wat u in deze situatie concreet doet, staat bij de governance-vragen: Voldoen uw statuten nog aan de WBTR — en wat moet er nog in?.

Alles in één keer in beeld

Wie niet wil wachten tot hij toevallig weer iets tegenkomt, laat de documenten in één keer nakijken. Dat is wat de governance-scan op statuten en reglementen doet: alle tegenspraken op een rij, met per punt de vraag of het reglement of de statuten moet worden aangepast, wie eigenaar is en hoe lang het duurt.

Voor bestuurders die net zijn aangetreden is er de kortere scan bij aantreden.

Als statuten en reglement elkaar tegenspreken

Lees ook het vorige artikel van Jef Hendrickx: Voorbereiding zelfevaluatie: wat een raad van toezicht vooraf moet weten.

Lees ook: Zelfevaluatie van de raad van toezicht in stappen — de volledige aanpak in zestien stappen, van voorbereiding tot verantwoording.

Zulke tegenspraak komt zelden alleen. Een governance-scan legt uw statuten, reglementen en protocollen naast elkaar.