Tips om een idee in de zorg te laten slagen (vervolg 2)

Datum: 28-08-2012

Tips om een idee in de zorg te laten slagen (vervolg 2)

Als je een idee in de zorg wilt realiseren zijn er minimaal twee belangrijke valkuilen te omzeilen: (1) een valse start en (2) een plan dat in de kast of bureaulade verdwijnt. Een valse start is te voorkomen door het verhelderen van de vraag, het verkennen van het beoogde resultaat en de weg waarlangs gewerkt gaat worden. De tweede valkuil zit in het moment waarop de planvorming overgaat in de implementatie. Op het moment dat ‘voor het echie’ gegaan moet worden, stagneert de boel. Veelal heeft dat te maken met een advies waarin de condities waaronder geïmplementeerd gaat worden, niet tot nauwelijks zijn uitgewerkt. Het advies is niet uitvoerbaar gemaakt.

Deze twee valkuilen – zwakke plekken – zijn natuurlijk niet uniek voor de zorg. Ook in andere bedrijfstakken zie je ze voorkomen. Maar interne adviseurs in onze workshops en wij vanuit C3 signaleren deze zwakke plekken frequent in de zorg. En juist vanuit de adviesrol kan je er iets aan doen. Dan moet je die rol wel serieus nemen. Adviseren is een vak met een eigen methodisch kader.

De derde tip uit deze reeks gaat over het methodisch kader. Ik denk dat adviseurs vanuit een interne en externe positie tot betere resultaten komen als ze hun vak (ook) methodisch benaderen. Houvast geeft bijvoorbeeld het adviesproces volgens Kubr (2002). Het standaardwerk van Kubr over ‘Management Consulting’ wijdt ruim 100 pagina’s aan de beschrijving van ‘the consulting process’. De aard van het organisatieadvieswerk is in een ‘how to do’ set van activiteiten verwoord en opgebouwd uit 5 fasen.

De 5 fasen verlopen lineair maar kunnen elkaar ook overlappen of iteratief verlopen. Kubr wijst op gelijkende modellen die soms circulair worden weer gegeven. In essentie komen de diverse modellen neer op een ‘problemsolving’-aanpak.

Het adviesproces volgens Kubr start met een entreefase. Deze fase behelst het eerste contact met de klant tot de contractering van de opdracht (of de afwijzing).

In de diagnosefase vindt analyse van de probleemsituatie plaats; ‘fact finding’ die eindigt met feedback over de situatie aan de klant.

In de planvormingsfase worden voorstellen ontwikkeld die het probleem moeten oplossen en vindt een keuze plaats voor de oplossing die het best passend is; inclusief het plan van aanpak voor de invoering van die oplossing (implementatie).

Vervolgens vindt ondersteuning van de implementatie plaats met telkens checks of hetgeen is bedacht in de planvormingsfase nog klopt.

Tenslotte wordt het adviesproces afgesloten met borgingsactiviteiten, evaluatie en het afscheid van de adviseur.

Het is overigens niet altijd het geval dat een adviseur alle fasen doorloopt. Een opdracht kan bijvoorbeeld na de diagnosefase eindigen of juist starten in de implementatiefase.

Als je een idee in de zorg wilt laten slagen, is het zaak om het adviesproces serieus nemen, zowel door adviseur als door de opdrachtgever. Het devies luidt: werk methodisch! Als de procesgang gedeeld is, is dat een zorg minder en komt het vervolgens op kennis en vaardigheden aan om een geldig en uitvoerbaar advies neer te leggen. Dat is al moeilijk genoeg.

De derde tip is: Zorg voor een helder, herkenbaar adviesproces. Gedragen door opdrachtgever en door adviseur. Zodat ieder weet welke stappen doorlopen worden en waar het proces zich op enig moment bevindt.