Toezichtvisie: hoe u er een schrijft die u daarna ook gebruikt
Een toezichtvisie beschrijft waar de raad van toezicht op let, waarom juist daarop, en hoe u dat doet. Bijna elke zorgorganisatie heeft er een. In veel gevallen is hij ooit overgenomen uit een model, één keer vastgesteld en daarna nooit meer opengeslagen. Dat is jammer, want het is het enige document waarin u zelf bepaalt wat voor toezichthouder u wilt zijn.
Visie · rolopvatting · maatschappelijke opgave · verhouding tot het bestuur · herijking
Uw documentenhuis laten nalezenHet verschil met een toetsingskader
De NVTZ stelt een handreiking en een voorbeeldtoezichtvisie beschikbaar. Deze pagina gaat over de stap daarna: hoe u van een model een visie maakt die van uw raad van toezicht is.
Waarom een gekopieerde visie niet werkt
Modellen zijn nuttig als vertrekpunt en schadelijk als eindpunt. Een toezichtvisie die uit een model komt, is per definitie waar — en daarom nutteloos. Hij zegt dat u onafhankelijk toezicht houdt, oog heeft voor de maatschappelijke opgave en waarde hecht aan een open cultuur. Daar is niemand het mee oneens, en dus stuurt het niets.
Een bruikbare toezichtvisie doet het omgekeerde: hij maakt keuzes waarvan een andere raad van toezicht er een andere had kunnen maken. Die keuzes zijn er, en ze zijn concreet.
Waar zit u dicht op en waar juist niet?
Een raad van toezicht die op kwaliteit en veiligheid diep wil doorvragen, moet ergens anders afstand nemen. Een visie die overal dichtbij wil zitten, is een agenda die niet past.
Wat is uw houding bij tegenslag?
Schuift u op naar meebesturen als het spannend wordt, of houdt u juist afstand? Beide is verdedigbaar, maar het is beter om dat vooraf te hebben besproken dan in de week zelf te ontdekken.
Voor wie houdt u toezicht?
Voor de cliënt, voor de medewerker, voor de regio, voor de continuïteit van de organisatie? Die belangen lopen niet altijd gelijk, en de volgorde die u kiest bepaalt uw besluiten.
Hoe onafhankelijk wilt u zijn in uw informatie?
Spreekt u de cliëntenraad en de professionals standaard, of alleen als daar aanleiding voor is? Dat is een keuze met gevolgen voor uw informatieprotocol.
Wat er in hoort
- Waartoe deze organisatie er is — in uw eigen woorden, niet die van het strategisch plan. Toezicht dat niet weet waarop het uiteindelijk stuurt, valt terug op cijfers.
- Uw rolopvatting — werkgever, toezichthouder, adviseur, netwerkpartner. Hoe verhouden die vier zich, en welke weegt bij u het zwaarst.
- Uw verhouding tot het bestuur — hoe dicht, hoe kritisch, wat u van elkaar verwacht, en wat u doet als u het oneens bent.
- Uw kernthema's — drie tot vijf onderwerpen waar u de komende jaren op wilt letten, met een reden waarom juist die.
- Uw omgang met de medezeggenschap — cliëntenraad en ondernemingsraad als bron, als gesprekspartner of als formaliteit.
- Uw eigen ontwikkeling — hoe u aan uzelf werkt als team, en hoe de evaluatie van de raad van toezicht daarin past.
- Wanneer u de visie herijkt — en bij welke gebeurtenis eerder dan gepland.
Wat er níét in hoort: procedures. Zittingstermijnen, quorum, benoemingsprocedures en vergaderfrequenties horen in het reglement van de raad van toezicht. Meetbare normen horen in het toetsingskader. Informatieafspraken horen in het informatieprotocol.
Die scheiding is niet formalisme. Zodra een toezichtvisie ook procedures gaat bevatten, wordt hij een document dat u bij elke praktische wijziging moet aanpassen — en dat gebeurt dan niet, waarna het geheel veroudert.
Een goede toezichtvisie is kort. Vier tot zes pagina's is ruim. Als hij langer wordt, staat er waarschijnlijk iets in dat ergens anders thuishoort.
Hoe u hem maakt
Begin met een gesprek, niet met een tekst
Twee dagdelen met de hele raad van toezicht, bij voorkeur met de bestuurder erbij voor het deel dat over de onderlinge verhouding gaat. Wie begint met schrijven, krijgt de visie van de schrijver.
Werk met echte casuïstiek
Neem drie besluiten uit de afgelopen twee jaar waarover u het niet meteen eens was. Waarom niet? Dat verschil van inzicht is uw visie, in ruwe vorm.
Laat één lid schrijven, niet de secretaris
De bestuurssecretaris kan het beter opschrijven, maar dan wordt het een document van de organisatie in plaats van van de raad van toezicht. Laat een lid de pen voeren en de secretaris redigeren.
Bespreek hem met de bestuurder en met de medezeggenschap
Niet ter goedkeuring — het is uw visie — maar wel ter kennisname en reactie. Wat u van plan bent te doen, mogen zij weten.
Vertaal hem meteen naar de agenda
Een visie die niet binnen drie maanden zichtbaar is in de jaaragenda en het informatieprotocol, wordt geen visie maar een bijlage.
Vier signalen dat uw toezichtvisie niet leeft
- Niemand aan tafel kan uit het hoofd noemen wat de drie kernthema's zijn.
- De visie is nooit aangehaald in een discussie over een besluit.
- Hij dateert van vóór de huidige bestuurder of van vóór de laatste strategische koerswijziging.
- Er staat niets in waar een andere raad van toezicht het mee oneens zou kunnen zijn.
Het herstel is niet ingewikkeld, maar het kost wel echte tijd aan tafel. Een toezichtvisie herschrijven in een uur aan het eind van een vergadering levert opnieuw een model op.
Verder lezen
- Toezichtvisie in het Governance Woordenboek
- Governancecode Zorg 2022: zeven principes
- Vier documenten, vier verschillende dingen Toezichtvisie, toezichtkader, toetsingskader, informatieprotocol.
- Informatieprotocol Wat u krijgt, wanneer en uit welke bron.
- Goed toezicht in zorg en welzijn Waar het in de praktijk op vastloopt.
- Evaluatie van de raad van toezicht in stappen Van voorbereiding tot verantwoording.
Klopt uw toezichtvisie met de rest van uw stukken?
Dat is een andere vraag dan of hij goed geschreven is. In de volledige governance-scan leggen wij uw toezichtvisie naast uw statuten, uw reglementen en uw informatieprotocol, en laten wij zien waar u iets belooft dat elders niet is geregeld.