Toolkit voor de bestuurssecretaris
De bestuurssecretaris is meestal de enige in de organisatie die het hele governancehuis overziet: de statuten, de reglementen, het rooster van aftreden, de bevoegdheden, de jaarcyclus en de stukkenstroom naar de raad van toezicht. Die taak staat zelden in een functieprofiel en er hoort zelden gereedschap bij.
Op deze pagina staat het gereedschap dat C3 daarvoor heeft gemaakt. Het is geordend naar de vraag waar u op dat moment mee zit, niet naar wat het kost. Vier instrumenten zijn gratis en rekenen in uw eigen browser; twee vormen zijn betaald en beginnen pas als u dat wilt.
In een oogopslag
| Instrument | Waarvoor u het gebruikt | Tijd | Prijs |
|---|---|---|---|
| Jaaragenda raad van toezicht | De vergadercyclus, planning en control, evaluatie en commissies op elkaar afgestemd | 4 stappen | Gratis |
| Rooster van aftreden maken | Termijnen, piekjaren en het achtjaarsplafond van de raad van toezicht | 2 minuten | Gratis |
| Checklist (her)benoeming | De procedure afgevinkt voordat het besluit valt | 10 minuten | Gratis |
| Bevoegdhedenmatrix Builder | Wie beslist, wie keurt goed, en waar advies of instemming nodig is | per besluit | Gratis |
| Statuten-stresstest | Elf scenario's die laten zien of uw statuten de organisatie nog dragen | 5 minuten | Gratis |
| Statutencheck Sociaal Werk 2025 | Twintig punten waarop uw statuten de code moeten volgen | 1 uur | Gratis |
| Governance-check | Twaalf vragen die uitwijzen of nader onderzoek nodig is | 10 minuten | Gratis |
| AI-toezichtscan | Het toezicht op AI op zeven assen, met een teamcode voor de hele raad van toezicht | 8 minuten | Gratis |
| Governance Woordenboek | 257 begrippen met definitie, toepassingsgebied, wet en bron | Naslag | Gratis |
| Governance-vragen uit de praktijk | Dertig situaties met een stappenplan | Naslag | Gratis |
| Dossiercoach | Een onderbouwd antwoord op een vraag die blijft liggen | 3 werkdagen | 1.200 euro |
| Governance-scan | Het documentenhuis nagelezen tegen een vast toetsingskader | 5 werkdagen | gratis tot 3.200 euro |
Bij de gratis instrumenten blijven uw gegevens in uw eigen browser staan; er wordt niets verstuurd zolang u er zelf niet om vraagt.
De jaarcyclus: de agenda en de bezetting
Drie dingen lopen elk jaar door elkaar heen: de vergadercyclus van de raad van toezicht, de termijnen van de leden, en de procedure rond een benoeming. Ze worden meestal in drie losse bestanden bijgehouden, en het gat valt op het moment dat er geen tijd meer is om het te herstellen.
De Governancecode Zorg 2022 kent het woord rooster van aftreden overigens niet. Zij zet in bepaling 6.2.3 alleen een bovengrens: maximaal vier jaar per benoeming en maximaal acht jaar in totaal, inclusief de jaren bij rechtsvoorgangers. De Governancecode Sociaal Werk 2025 schrijft het rooster wel voor, in paragraaf 6.6, en de Nederlandse Corporate Governance Code 2025 eist in best practice 2.2.4 zelfs publicatie op de website.
Jaaragenda raad van toezicht
Stel in vier stappen een jaaragenda op, zodat planning en control, de evaluatie, de strategie en het werk van de commissies op elkaar aansluiten in plaats van elkaar te verdringen.
Voor zorg, woningcorporaties, onderwijs en cultuur. U houdt een jaaragenda over als pdf en als agendabestand dat u rechtstreeks in uw eigen agenda zet.
Rooster van aftreden maken
Vul per lid de eerste benoeming en het einde van de lopende termijn in. De kaart tekent uw rooster over negen jaar, kleurt de jaren waarin meerdere leden tegelijk aftreden, telt de jaren bij een rechtsvoorganger mee en signaleert overschrijding van het sectormaximum.
Daarna doet het instrument een voorstel om de pieken te breken. U vult een aanduiding in, geen naam; het rekenwerk gebeurt in uw browser.
Checklist (her)benoeming
Kies uw sector en het moment in de procedure, en vink af wat er ligt. Zo ziet u welke stap nog ontbreekt voordat het besluit valt. De checklist volgt uw statuten en de sectorcode.
Een stap die achteraf ontbreekt is zelden nog te herstellen. Dat is precies de reden dat deze controle op het secretariaat hoort te liggen.
Achtergrond bij het begrip: zittingstermijn en rooster van aftreden. Voor de jaarlijkse evaluatie: zelfevaluatie van de raad van toezicht.
Het documentenhuis: wie mag wat, en staat het er goed in
Statuten, reglementen, mandaatregeling en toezichtvisie horen elkaar te dekken. In de praktijk zijn ze op verschillende momenten en door verschillende adviseurs geschreven, en spreken ze elkaar op twee of drie plaatsen tegen. Dat merkt niemand, tot het besluit valt waarover die tegenspraak gaat.
Bevoegdhedenmatrix Builder
Leg per sleutelbesluit vast wie beslist en wie goedkeurt, en zie waar de ondernemingsraad of de clientenraad advies of instemming geeft. De matrix vertaalt uw statuten en de Governancecode Zorg 2022 naar een werkbare mandaatregeling.
Volgt Boek 2 BW, de WOR en de Wmcz 2018. Export naar Word en pdf.
Statuten-stresstest
Elf scenario's waarin statuten gewoonlijk tekortschieten: schorsing, uitval van een bestuurder, een fusie, een conflict. Per scenario rood, oranje of groen, en een oordeel over het geheel.
Vier scenario's wegen zwaarder, omdat een gat daar direct de geldigheid van besluiten raakt. De volledige uitwerking ontvangt u desgewenst als pdf.
Statutencheck Sociaal Werk 2025
Twintig punten waarop uw statuten de Governancecode Sociaal Werk 2025 moeten volgen, inclusief wat de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen sinds 2021 verplicht stelt.
U heeft alleen de akte nodig. Online af te lopen of als invulbare pdf, die u aan de raad van toezicht kunt voorleggen.
Governance-check
Twaalf vragen aan uw statuten en reglementen, plus de agenda's van uw laatste vier vergaderingen. Het zijn de punten waarop wij in een scan het vaakst iets vinden.
De uitkomst zegt niet of het goed is, maar of het de moeite waard is om er iemand naar te laten kijken.
Wat u dit jaar op de agenda zet
Twee onderwerpen die de bestuurssecretaris zelden zelf invult, maar wel organiseert: het toezicht op kunstmatige intelligentie, en de jaarlijkse evaluatie van de raad van toezicht. Bij allebei is het werk het uitzetten, verzamelen en agenderen.
AI-toezichtscan
Achtentwintig stellingen over het toezicht op AI. De uitkomst staat op zeven assen met elk vijf fases, en per as noemt de scan de eerstvolgende stap. Er is een teamcode: daarmee vult elk lid van de raad van toezicht los in en komen de uitkomsten samen in een beeld dat u kunt agenderen.
Juist het verschil tussen de leden is bruikbaar. Een as waarop de een fase vier invult en de ander fase een, is het gesprek dat de vergadering nodig heeft.
Staat de zelfevaluatie van de raad van toezicht op de rol, dan vindt u de vormen van ondersteuning en wat ze kosten op ondersteuning bij de zelfevaluatie. Voor het voorwerk: wat de code precies vraagt over de zelfevaluatie.
Naslag die u tijdens de vergadering kunt raadplegen
Twee naslagwerken, met een verschillend doel. Het woordenboek beantwoordt de vraag wat iets betekent; de vragenbank beantwoordt de vraag wat u moet doen. Wilt u eerst het geheel zien, dan laat de kaart van de governance structuur in de zorg zien wie wie benoemt, wie goedkeurt en waar de bestuurssecretaris staat.
Governance Woordenboek
257 begrippen uit zorg, welzijn, sociaal werk, onderwijs en volkshuisvesting. Per begrip een definitie, het toepassingsgebied, de wet of codebepaling waar het uit komt, en de bron erbij. Verdeeld over zeven thema's, met een zoekveld en een A-Z-index.
Governance-vragen uit de praktijk
Dertig situaties waar bestuurders, toezichthouders en bestuurssecretarissen mee komen, elk met een stappenplan en een volgende stap. Van een vertrouwensbreuk en verscherpt toezicht tot de Wtza-vergunning, de WNT-klassenindeling en de openbare jaarverantwoording.
Als er een vraag blijft liggen
Sommige vragen zijn te klein voor een opdracht en te groot om er zelf uit te komen. Ze schuiven van agenda naar agenda omdat niemand de tijd heeft om ze goed uit te zoeken, en omdat het antwoord consequenties heeft die u liever onderbouwd op papier hebt staan.
Dossiercoach
Een afgebakende bestuurlijke vraag, een onderbouwd advies in pdf binnen drie werkdagen, en een gesprek van dertig minuten om het door te nemen. U levert de vraag en de stukken aan; wat u terugkrijgt is bruikbaar in de vergadering, met de bepalingen en de wetsartikelen erbij.
- U beschrijft de vraag en uploadt de relevante stukken.
- Binnen drie werkdagen ligt er een advies in pdf, met bronvermelding.
- Een gesprek van dertig minuten om de uitkomst en de vervolgstap te bespreken.
Speelt het conflict tussen de raad van bestuur en de raad van toezicht en zit u ertussen? Lees dan eerst de positie van de bestuurssecretaris bij een conflict.
Als het documentenhuis echt nagelezen moet worden
De instrumenten hierboven laten zien waar het schuurt. Ze vervangen geen onderzoek. Wanneer u het oordeel van iemand anders nodig hebt, of wanneer de raad van toezicht daarom vraagt, is de governance-scan de vorm. Hetzelfde onderzoek in vijf maten; wat verschilt is de hoeveelheid papier die eronder ligt.
| Maat | Wat wij lezen | Prijs |
|---|---|---|
| Statutenscan voor nieuwe bestuurders | Uw statuten, rapport binnen vijf werkdagen met nagesprek, voor wie korter dan honderd dagen in functie is | Gratis |
| Statuten laten toetsen | Uw statuten op negen governance-thema's, rapport binnen vijf werkdagen, verbeteragenda en nagesprek van een uur | 1.400 euro |
| Upgrade | De statutenscan aangevuld met de reglementen, zodat zichtbaar wordt waar statuten en reglementen elkaar tegenspreken | 2.300 euro |
| Volledige scan | Het hele documentenhuis in samenhang: statuten, reglementen, toezichtkader, informatieprotocol en profielschetsen | 3.200 euro |
| Verdiepend onderzoek | Wanneer er meer aan de hand is dan papier: een conflict, een vastgelopen verhouding, besluiten die niet te reconstrueren zijn | op aanvraag |
De toolkit in uw postvak
Er komt gereedschap bij. Laat uw e-mailadres achter en u krijgt eenmalig het overzicht van alle instrumenten met de directe links, en daarna alleen bericht wanneer er een instrument bij komt of wanneer een normenkader verandert waar deze instrumenten op rekenen. Geen wekelijkse nieuwsbrief.
Wat u hierna kunt doen
- Begin bij het instrument dat hoort bij de vraag die nu op uw bureau ligt; ze staan los van elkaar en de meeste zijn binnen een kwartier klaar.
- Bent u kort in functie, doe dan eerst de governance-check van twaalf vragen, en laat daarna kosteloos uw statuten scannen.
- Wilt u het oordeel van iemand anders over een concreet punt, dan is de Dossiercoach de kortste weg.
- Gaat het om de hele inrichting, dan begint dat met een gesprek. Neem contact op met C3.
Zoekt u een instrument voor uzelf in plaats van voor de organisatie, bijvoorbeeld omdat u een toezichtfunctie of een bestuursopdracht overweegt, kijk dan bij alle online instrumenten van C3. Daar staan ook de zelftest voor toezichthouders en de due diligence voor bestuurders.