Het verslag van de zelfevaluatie: wat u vastlegt en wat in het jaarverslag komt
De Governancecode Zorg vraagt dat de uitkomsten van de evaluatie worden vastgelegd. Er staat niet dat ze openbaar moeten. Dat zijn twee verschillende beslissingen, en het loont om ze ook los van elkaar te nemen: een intern verslag dat scherp genoeg is om iets mee te doen, en een passage in het jaarverslag die laat zien dat u het serieus heeft gedaan.
Intern verslag · governanceparagraaf · wat wel en niet naar buiten
Twee documenten, twee doelen
Het interne verslag
Bedoeld voor de raad van toezicht zelf, en voor uw opvolgers. Dit is het document dat u volgend jaar als eerste openslaat. Het mag ongemakkelijk zijn; dat is waar het voor is.
Bewaar het waar het over drie jaar nog te vinden is. In de praktijk is dat het probleem: het verslag zit in de mailbox van de toenmalige voorzitter en die is inmiddels vertrokken. Leg het bij de bestuurssecretaris in het governancedossier, met de andere stukken.
De governanceparagraaf in het jaarverslag
Bedoeld voor de buitenwereld: financiers, de inspectie, de medezeggenschap, uw eigen medewerkers. Hier gaat het niet om de inhoud van het gesprek maar om de navolgbaarheid ervan — dat het gebeurd is, hoe, en wat eruit kwam.
Twee alinea's zijn genoeg. Wat er niet in hoeft: namen, citaten, individuele oordelen en alles wat de eerlijkheid van het volgende gesprek zou aantasten.
Wat er in het interne verslag hoort
- Wat u heeft gedaan. Datum, wie erbij was, welke vorm, of er externe begeleiding was en wie dat was. Dit lijkt formeel maar is het niet: over drie jaar is dit de enige manier om vast te stellen wanneer u voor het laatst extern begeleid werd.
- Waar u naar heeft gekeken. Welke thema's, en waarom juist die. Als u één onderwerp bewust heeft laten liggen, noteer dat ook.
- Wat u heeft vastgesteld. De observaties, inclusief de onaangename. Een verslag waarin alleen staat dat de sfeer goed is en de betrokkenheid groot, is een verslag zonder informatie.
- Wat u afspreekt. Per afspraak: wat, wie, wanneer. Afspraken zonder eigenaar zijn wensen en die komen volgend jaar ongewijzigd terug.
- Wat er van de vorige keer is gekomen. Afspraak voor afspraak: nagekomen, niet nagekomen, of achterhaald. Dit hoort vooraan, niet als bijlage.
- Wat u met de raad van bestuur deelt. De code gaat ervan uit dat de bestuurder wordt geïnformeerd over de uitkomsten. Bepaal expliciet wat dat is, in plaats van het hele verslag door te sturen of juist niets.
Wat er in de governanceparagraaf hoort
Een bruikbare passage beantwoordt vier vragen, en meer is niet nodig:
- Heeft de raad van toezicht zichzelf dit jaar geëvalueerd, en op welke manier?
- Was er externe begeleiding, en zo niet, wanneer voor het laatst wel?
- Welke thema's stonden centraal?
- Welke conclusies of voornemens zijn eruit gekomen?
Die laatste vraag is waar de meeste jaarverslagen afhaken. Er staat dan dat de evaluatie 'in goede sfeer' verliep en dat de raad van toezicht 'tevreden terugkijkt'. Dat is geen verantwoording, dat is een mededeling.
Een voorbeeld van hoe het wel kan
'De raad van toezicht heeft zijn functioneren in november geëvalueerd tijdens een besloten bijeenkomst, begeleid door een onafhankelijke externe deskundige. De vorige extern begeleide evaluatie vond plaats in 2023. Centraal stonden de informatiepositie van de raad van toezicht en de rolverdeling bij de voorgenomen samenwerking in de regio. De raad van toezicht heeft vastgesteld dat de informatievoorziening over kwaliteit voldoende is, maar dat over de voortgang van strategische projecten te laat wordt gerapporteerd. Afgesproken is het informatieprotocol op dit punt aan te passen vóór de zomer, en de rolverdeling bij samenwerking vast te leggen vóórdat de intentieovereenkomst wordt getekend.'
Wat dit voorbeeld doet en de meeste passages niet: het noemt een tekortkoming en een concrete afspraak met een termijn. Dat is precies wat een lezer van buiten wil weten.
Wat u niet naar buiten brengt
- Uitspraken die tot een persoon herleidbaar zijn.
- Oordelen over het functioneren van individuele leden of van de bestuurder — dat gesprek voert u apart en dat blijft daar.
- Onafgeronde observaties die nog onderzocht moeten worden.
- Alles waarvan het delen ertoe zou leiden dat het volgende gesprek voorzichtiger wordt.
Die laatste is de belangrijkste. Een raad van toezicht die weet dat alles wat gezegd wordt in het jaarverslag kan belanden, zegt minder. Dat is geen theorie maar het meest genoemde bezwaar tegen openheid over evaluaties, en het is een terecht bezwaar.
De oplossing is niet minder vastleggen maar beter scheiden: het interne verslag is vertrouwelijk en scherp, de externe passage is openbaar en zakelijk. Spreek dat vooraf af, zodat iedereen weet waar de grens ligt vóórdat het gesprek begint.
Veelgestelde vragen
Moet het verslag naar de raad van bestuur?
De uitkomsten wel, het volledige verslag niet noodzakelijk. Bepaal vooraf wat u deelt en zeg dat ook aan tafel, zodat niemand achteraf verrast is. Afspraken die de bestuurder raken — over informatievoorziening bijvoorbeeld — hebben weinig zin als hij ze niet kent.
Hoe lang moeten wij het bewaren?
Er is geen wettelijke bewaartermijn voor. Praktisch: bewaar de laatste drie evaluaties, want dat is de cyclus waarbinnen u moet kunnen aantonen dat er externe begeleiding is geweest.
Wie schrijft het?
Bij een extern begeleide evaluatie de begeleider — dat hoort bij de opdracht. Bij een eigen evaluatie bij voorkeur een lid van de raad van toezicht en niet de bestuurssecretaris, omdat het uw document is en niet dat van de organisatie. De secretaris kan wel redigeren en archiveren.
Mag de accountant het inzien?
De accountant leest de governanceparagraaf in het jaarverslag en toetst of die niet in strijd is met wat hij verder weet. Het interne verslag hoeft hij niet te zien. Vraagt hij erom, dan is dat meestal een signaal dat er iets speelt.
Verder lezen
- Governancecode Zorg 2022: zeven principes
- Verantwoording over de evaluatie Het oorspronkelijke stuk over vastleggen en verantwoorden.
- De governance-paragraaf onderbouwen Wat er verder in die paragraaf hoort.
- Voorbeeldvragen Veertig vragen over acht thema's.
- Hoe vaak moet het? Jaarlijks, en eens per drie jaar extern.
Een verslag dat volgend jaar nog iets waard is
Het verschil tussen een evaluatie die iets verandert en een die dat niet doet, zit vrijwel altijd in het verslag: afspraken met een naam en een datum, en een volgende evaluatie die daarbij begint. Wanneer C3 uw evaluatie begeleidt, is dat verslag onderdeel van de opdracht.