Voorbereiding zelfevaluatie: wat een raad van toezicht vooraf moet weten

De meeste raden van toezicht plannen hun zelfevaluatie een paar weken van tevoren in. Er gaat een vragenlijst rond, iedereen vult hem in, en op de dag zelf bespreekt men de uitkomsten. De voorbereiding zelfevaluatie bestaat daarmee uit het inplannen van een datum en het invullen van een formulier.

Dat is te weinig, en het is zonde. De middag zelf is meestal van goede kwaliteit: mensen zijn serieus, het gesprek is open, er wordt echt naar elkaar geluisterd. Wat ontbreekt, is materiaal. Een goed gesprek zonder feiten levert indrukken op, en indrukken leveren voornemens op. Voorbereiden is de eerste van drie fasen. Hoe een evaluatie van de raad van toezicht van voorbereiden tot opvolgen verloopt, leest u op de overzichtspagina.

Drie dingen om vooraf op tafel te leggen

Een agenda-analyse van het afgelopen jaar. Neem de agenda van elke vergadering en verdeel de onderwerpen in drie categorieën: verantwoording achteraf, besluiten die nu genomen moeten worden, en vooruitkijken. Tel de agendapunten en, als het kan, de bestede tijd. Vrijwel elke raad van toezicht schrikt van de uitkomst, omdat de verhouding zelden lijkt op wat men denkt dat zij is.

Dit kost de bestuurssecretaris een halve dag en het verandert het gesprek volledig. Het verschil tussen wij zouden meer aan strategie willen doen en wij besteedden vorig jaar elf procent van onze agendapunten aan strategie, is het verschil tussen een voornemen en een besluit.

Het formele kader, naast de praktijk gelegd. Wat zeggen de statuten en het reglement over de rol van deze raad van toezicht, en werkt de raad van toezicht ook zo? Klopt de goedkeuringslijst nog met de omvang van de organisatie? Bestaat het informatieprotocol waarnaar het reglement verwijst, en wordt het gevolgd? Dit is de laag waar een raad van toezicht zelf zelden aan toekomt, omdat niemand het als zijn taak ziet.

De onafgemaakte onderwerpen. Loop de notulen door op punten die twee of meer keer terugkwamen zonder tot een besluit te leiden. Dat rijtje is doorgaans kort, pijnlijk herkenbaar en zeer bruikbaar: het laat zien waar deze raad van toezicht blijft hangen, en dat is bijna nooit toeval.

Wat u met de vragenlijst doet

Niet weggooien. Een vragenlijst is prima om de onderlinge samenwerking, de rol van de voorzitter en de veiligheid in de vergadering boven tafel te krijgen, en dat zijn echte onderwerpen. Maar houd hem kort en gebruik hem waarvoor hij geschikt is. Alles wat over de inhoud van het toezicht gaat, hoort uit het materiaal te komen en niet uit een schaal van een tot vijf.

Wie het voorwerk doet

In de praktijk komt dit bij de bestuurssecretaris terecht, en dat werkt goed voor de agenda-analyse en de notulen. Voor het formele kader ligt het lastiger: dat vraagt een oordeel over documenten die het bestuur en de raad van toezicht zelf hebben vastgesteld, en dat oordeel van binnenuit geven is ongemakkelijk.

Daarom laten veel raden dat deel extern doen. Niet omdat het ingewikkeld is, maar omdat een extern advies zonder bijsmaak op de agenda kan. Meer over hoe wij daarnaar kijken, staat op de pagina over governance in zorg en welzijn.

Wat wij doen

Wij begeleiden de zelfevaluatie van de raad van toezicht met dit voorwerk erin: documentenonderzoek, agenda-analyse en een korte vragenlijst per lid, waarna de raad van toezicht de bevindingen krijgt voordat de bijeenkomst begint.

Wilt u alleen het formele kader laten nakijken, los van een evaluatie, dan kan dat met de governance-scan op statuten en reglementen. Die wordt vaak een half jaar voor de evaluatie gedaan, zodat er tijd is om de bevindingen te verwerken.

Lees ook het vorige artikel van Jef Hendrickx: De eerste honderd dagen: welke bestuurlijke documenten u meteen moet lezen.

Verder lezen: hoe vaak de evaluatie moet en veertig voorbeeldvragen om uit te kiezen.

Dit stuk gaat over de voorbereiding. Wilt u weten of het kader waarop u zich straks baseert nog klopt: de statutenscan voor de raad van toezicht toetst uw statuten in vijf werkdagen, met een gespreksagenda voor de evaluatie erbij. Of vergelijk eerst de vier vormen.