Zelfevaluatie en de Governancecode Zorg: wat er precies wordt gevraagd

De vraag komt bijna altijd van een nieuw lid van de raad van toezicht, ergens in het najaar. Moeten wij dit eigenlijk, en hoe vaak? Rond zelfevaluatie en de Governancecode Zorg bestaat opvallend veel onduidelijkheid, en die onduidelijkheid werkt twee kanten op: sommige raden doen meer dan nodig, andere denken dat een goed gesprek volstaat.

Het korte antwoord: de code vraagt om een jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de raad van toezicht als geheel en van de leden afzonderlijk, en om een periodieke evaluatie met externe begeleiding. Wat de code niet voorschrijft, is de vorm. Die keuze is aan u. Welke routes er zijn, staat bij elkaar op de pagina over de evaluatie van de raad van toezicht.

Wat er wel staat

De code werkt met principes en bepalingen, en op dit onderwerp komt het neer op drie dingen. De raad van toezicht evalueert jaarlijks het eigen functioneren, inclusief dat van de individuele leden en van de voorzitter. De raad van toezicht evalueert ook de samenwerking met de raad van bestuur. En de uitkomsten worden verantwoord in het jaarverslag.

Daarnaast geldt het principe: pas toe of leg uit. Wijkt u af, bijvoorbeeld omdat u een jaar overslaat wegens een fusie of een bestuurswissel, dan is dat toegestaan mits u het benoemt en uitlegt. Dat is geen achterdeurtje, maar de kern van de code: verantwoorden is belangrijker dan afvinken.

Wat er niet staat

Er staat niet dat het met een vragenlijst moet. Er staat niet hoeveel dagdelen het moet duren. Er staat niet wie het moet begeleiden, behalve dat er periodiek externe begeleiding aan te pas komt. En er staat niet wat er onderzocht moet worden voordat het gesprek begint.

Die laatste ruimte is de belangrijkste, en tegelijk de meest onbenutte. Omdat de code geen inhoudelijke ondergrens stelt, is een evaluatie die alleen uit indrukken bestaat formeel in orde. Zij voldoet aan de code en levert weinig op. Dat is geen tekortkoming van de code, maar van de invulling.

Hoe u de verantwoording sterker maakt

Schrijf in het jaarverslag niet alleen dat er is geëvalueerd, maar ook waarop. Twee zinnen volstaan: welke bronnen zijn gebruikt en welke besluiten eruit zijn gekomen. Een raad van toezicht die kan schrijven dat zij de eigen agenda over het afgelopen jaar heeft geanalyseerd en naar aanleiding daarvan de vergadercyclus heeft aangepast, laat iets anders zien dan een raad van toezicht die schrijft dat de evaluatie in goede sfeer is verlopen.

En benoem uw afwijkingen. Een raad van toezicht van drie leden bij een kleine organisatie die geen aparte auditcommissie heeft, wijkt af van wat de code veronderstelt. Dat is prima uitlegbaar, en het uitleggen kost twee zinnen. Niet uitleggen is wat een lezer laat twijfelen.

Meer over hoe wij naar toezicht kijken, staat op de pagina over governance in zorg en welzijn.

De externe begeleiding

Voor de periodieke evaluatie met externe begeleiding geldt hetzelfde als hierboven: de code schrijft de invulling niet voor. Wij doen die begeleiding met documentenonderzoek en een agenda-analyse vooraf, zodat de raad van toezicht de bevindingen heeft voordat de bijeenkomst begint. Wat dat inhoudt, staat op de pagina over de zelfevaluatie van de raad van toezicht.

Wilt u eerst weten of uw formele kader nog klopt met de code en met de praktijk, dan is de governance-scan op statuten en reglementen daarvoor de kortste route.

Lees ook het vorige artikel van Jef Hendrickx: De goedkeuringslijst van de raad van toezicht: klopt die van u nog?

Het korte antwoord op de vraag die hieronder ligt: is een zelfevaluatie van de raad van toezicht verplicht?

De code vraagt om vastgelegde uitkomsten en eens per drie jaar externe begeleiding. Welke vorm daarbij past hangt af van waar u in die cyclus zit: de vier vormen staan met prijzen naast elkaar. Bent u dit jaar aan de externe ronde toe, dan is de begeleide evaluatie de route.