Zelfevaluatie raad van toezicht: waarom de vragenlijst het probleem niet vindt

Een raad van toezicht die ik begeleidde, had zeven jaar op rij netjes geëvalueerd. Elk najaar een vragenlijst, elk najaar een middag met elkaar, elk jaar een kort verslag voor het jaarverslag. En elk jaar kwamen er ongeveer dezelfde punten uit: we mogen scherper zijn op strategie, de agenda is te vol, we willen meer contact met de organisatie. Toen er een jaar later een bestuurlijke crisis uitbrak, bleek geen van de zeven evaluaties iets te hebben gezien wat daarop wees.

Dat is geen kwestie van een slechte raad van toezicht. Het is een kwestie van een instrument dat iets anders meet dan wat men denkt te meten. Wat een vragenlijst wél en niet meet, hangt samen met de fase waarin u zit. Die fasen staan op de pagina over de evaluatie van de raad van toezicht.

Wat een vragenlijst wel meet

Een zelfevaluatie op basis van een vragenlijst meet hoe de leden van de raad van toezicht hun eigen functioneren ervaren. Dat is waardevol. Het legt bloot of mensen zich gehoord voelen, of de sfeer werkbaar is, of de voorzitter ruimte geeft, of de vergaderdiscipline klopt. Het is bovendien snel en het kost weinig.

Maar het meet uitsluitend wat de raad van toezicht zelf kan waarnemen. En precies daar zit het probleem: de belangrijkste risico's in het toezicht liggen in wat de raad van toezicht niet ziet.

Drie dingen die een vragenlijst structureel mist

De informatiepositie. De vraag is niet of de raad van toezicht tevreden is over de informatie die zij krijgt, maar of zij de informatie krijgt die zij nodig heeft. Dat is een ander onderzoek. Wie alleen kijkt naar wat er op tafel komt, kan onmogelijk beoordelen wat er niet op tafel komt. Een raad van toezicht die vindt dat de stukken van goede kwaliteit zijn, kan tegelijk volledig afhankelijk zijn van een enkele informatiebron.

De formele ruimte. Wat mag deze raad van toezicht eigenlijk, volgens de statuten en de reglementen? Welke besluiten behoeven goedkeuring, welke niet, en klopt die lijst nog met de omvang die de organisatie inmiddels heeft? Ik heb raden meegemaakt die zich jarenlang bogen over investeringen ver onder hun drempel, en tegelijk niet in beeld hadden dat een langjarige samenwerking buiten hun goedkeuring om tot stand kon komen. Geen vragenlijst stelt die vraag, want geen lid weet dat hij mist.

Het patroon in de eigen besluiten. Waar heeft deze raad van toezicht het afgelopen jaar werkelijk over gesproken, hoeveel tijd ging naar verantwoording en hoeveel naar strategie, en op welke momenten week de raad van toezicht af van haar eigen voornemens? Dat staat in de notulen, niet in het geheugen. Zelfevaluatie op basis van herinnering is zelfevaluatie op basis van de meest recente vergadering.

Waarom het gesprek dit niet oplost

De gebruikelijke reactie is een externe gespreksleider erbij halen. Dat helpt, maar minder dan gehoopt. Een goede gespreksleider maakt het gesprek veiliger en scherper, maar hij brengt geen nieuwe feiten in. Hij werkt met hetzelfde materiaal: wat de leden zelf naar voren brengen. De blinde vlek van de raad van toezicht wordt zijn blinde vlek.

Een zelfevaluatie wordt pas een instrument als er iets op tafel ligt wat de raad van toezicht zelf niet had kunnen aandragen. Dat betekent onderzoek vooraf: de statuten en reglementen naast de praktijk, de notulen van een heel jaar, de informatiestromen, de besluitenlijst. Niet om een rapportcijfer te geven, maar om drie of vier vragen te formuleren die de raad van toezicht niet had bedacht.

Wat dat oplevert

Het verschil zit in de aard van de conclusies. Een evaluatie op basis van een vragenlijst eindigt in voornemens: we gaan scherper zijn, we gaan meer tijd nemen. Een evaluatie met onderzoek eronder eindigt in besluiten: deze goedkeuringslijst wordt aangepast, dit informatieprotocol wordt vastgelegd, deze commissie krijgt een andere opdracht, dit onderwerp komt twee keer per jaar terug ongeacht de agendadruk.

Voornemens overleven de eerste drukke maand niet. Besluiten wel, want die staan in de notulen en iemand is er eigenaar van.

Meer over hoe wij naar toezicht en besluitvorming kijken, staat op de pagina over governance in zorg en welzijn.

Wat u in deze situatie concreet doet, staat bij de governance-vragen: Hoe maakt u van de zelfevaluatie meer dan een afvinkoefening?.

De zelfevaluatie met een fundament

Wij begeleiden zelfevaluaties van raden van toezicht met een documentenonderzoek vooraf. De raad van toezicht krijgt de bevindingen voor de bijeenkomst, zodat de middag niet begint bij het ophalen van indrukken, maar bij de vragen die ertoe doen. Wat dat inhoudt, staat op de pagina over de zelfevaluatie van de raad van toezicht.

Voor voorzitters en bestuurssecretarissen die eerst willen weten of hun formele kader nog klopt, is er ook de losse governance-scan op statuten en reglementen. Die kan prima een half jaar voor de evaluatie worden gedaan, zodat er tijd is om de bevindingen te verwerken.

Zelfevaluatie raad van toezicht: waarom de vragenlijst het probleem niet vindt

Lees ook het vorige artikel van Jef Hendrickx: Statuten en bestuurspraktijk: als de twee uit elkaar zijn gegroeid.

Zoekt u vragen die het gesprek wel op gang brengen: er staan er veertig, verdeeld over acht onderwerpen, bij de voorbeeldvragen voor de zelfevaluatie.

Als de vragenlijst het probleem niet vindt, dan vindt het gesprek het. Daarvoor is iemand nodig die de vraag mag stellen die u elkaar niet stelt: een begeleide evaluatie. Wilt u eerst zien wat de lichtere vormen opleveren, vergelijk ze dan hier.