15 tips om de implementatie van ROM ggz te bevorderen
Datum: 26-05-2010
15 tips om de implementatie van ROM ggz te bevorderen
Eind april hebben ROM-projectleiders en andere betrokkenen bij de invoering van ROM in hun GGZ-organisatie de krachten gebundeld. Zij hebben ervaringen en tips uitgewisseld die de invoering en het gebruik van ROM bevorderen. Als deelprojectleider bevordering implementatie van GGZ Nederland heb ik veel bewondering voor de expertise en de grote betrokkenheid van deze implementeerders van ROM. Tijdens de bijeenkomst in april is hard gewerkt aan het formuleren van do’s en don’ts. Het is niet mogelijk om alle oogst in een weblog weer te geven. Daarom hierbij een top 15 – met dank aan de 63 deelnemers en aan de leden van de werkgroep bevordering implementatie die het proces hebben gefaciliteerd om tot tips te komen.
15 tips voor ROM-implementatie:
- Bepaal wat de doelstelling van het gebruik van ROM voor de organisatie is. Het doel benchmarken (verantwoorden) is van een heel andere orde dan input voor de kwaliteit van zorg van de individuele cliënt (behandelen en begeleiden). De doelstelling geeft richting aan het implementatieproces.
- Laat ROM primair dragen door behandelaren/begeleiders. Geen (administratieve) ‘ROM-slomp’ maar gebruik in het behandel- en begeleidingsproces.
- Zorg dat het zorgproces en de behandelingssystematiek op orde zijn, als je met ROM begint. Dat wil zeggen: behandelplannen aanwezig, doelen met enig ‘smart’-gehalte en een regelmatige evaluatie. ROM werkt niet als je hieraan voorbij gaat.
- Pas ROM in in het behandel- en begeleidingsproces: koppel ROM aan evaluatiemomenten; zorg voor tussentijdse metingen. (En dat is dus niet alleen bij het openen en sluiten van de DBC.)
- Laat de ROM-vragenlijsten goed aansluiten bij de werkwijze van de zorgverleners.
- Ga voor ROM geen eigen (it)ontwikkeling doen, maar maak gebruik van standaardpakketten.
- Verwar het IT-tool/pakket niet met de logistiek van het zorgproces: het tweede heb je nog niet als je het eerste hebt aangeschaft.
- Beschouw ROM, vanuit het perspectief van IT en administratieve processen, in samenhang met EPD en zorgregistratie.
- Investeer in aansluiting in taal en inhoud bij de behandelaren en begeleiders: zowel bij de introductie van ROM als bij de presentatie van de uitkomsten. Stapels tabellen zijn weinig zeggend. Er is toelichting nodig.
- ROM wordt door zorgverleners wel als ‘bureaucratie’ ervaren en als ‘weer een speeltje’ beleefd. Die beleving is door argumenteren niet weg te nemen. Er is immers ook enige mate van bureaucratie nodig om ROM van de grond te tillen. Het is beter de energie aan andere dingen te wijden, dan aan het blijven overtuigen.
- Het vertrouwen van zorgverleners wordt op het spel gezet, als de nadruk komt te liggen op het vergelijken van behandelaren/begeleiders of teams en op het benchmarken. Voor zorgverleners zit de motivatie om ROM te gebruiken in de inzichten, die opgedaan worden over het behandel- en begeleidingsproces van de individuele cliënt.
- Organiseer de communicatie. Regel het eigenaarschap goed: de projectleider / implementeerder is geen eigenaar van de ROM implementatie – de bestuurder wel. Zorg dat de eigenaar met regelmaat communiceert en blijft communiceren.
- Zorg voor continuïteit in de communicatie: als je eenmaal begint te communiceren, kan je er niet zo maar mee stoppen. Men wil immers weten hoe het ermee gaat. Zorg voor een functionele timing van de start van de communicatie per doelgroep. Breng daarom in kaart wie iets over ROM moeten weten en wanneer.
- Als het management de ROM-implementatie niet of onvoldoende steunt, is de kans groot dat resultaat uit blijft. Medewerkers denken dan: ‘we merken het wel met de ROM’. Als het management zich actief inzet, wordt met ROM aan de slag gegaan. De belangrijke rol van het management bij implementatie wordt veelal onderschat.
- Ambities zijn te vergelijken met het einddoel van een routeplanner. Nog 70 kilometer en dan is de bestemming bereikt. Maar….. wie bereiken het einddoel? Is de bus nog vol of zijn de mensen onderweg uitgestapt? Terugkoppeling van outcome is een vorm om te controleren of de bus nog vol zit.