Workshops secretaris raad van bestuur in de zorg 1

Datum: 28-03-2013

Workshops secretaris raad van bestuur in de zorg 1

In maart 2013 zijn we gestart met workshops voor de secretaris van de RvB. Zoals gebruikelijk begonnen we er voorzichtig met een, maar we hebben nu al inschrijvingen voor zes workshops tot in het najaar. Ik geef deze workshop samen met Ria van den Dungen – Schröder een ervaren gezondheidszorgjuriste waar C3 al jaren mee samenwerkt. Ria heeft veel als interim-secretaris gewerkt en vervult ook enkele toezichtfuncties. Samen kunnen we het speelveld van de secretaris van de raad van bestuur goed belichten.

Er is grote behoefte aan kennis voor en uitwisseling tussen secretarissen. De twee eerste workshops waren dan ook een succes. Tijdens de eerste workshop werd gevraagd of wij onze kennis uit zes sessies na afloop kunnen bundelen en dan een terugkomdag voor alle deelnemers kunnen maken. Dat kan in het najaar, maar nu al zijn er een aantal zaken uit de eerste twee bijeenkomsten te halen.

De functie secretaris van de raad van bestuur is niet eenduidig en wordt in organisaties verschillend ingevuld. Zowel de onderlinge uitwisseling als de vragen aan ons gaan daarom in ieder geval over wat de functie inhoudt, welke rollen je kunt vervullen, wat je formele positie is en welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden de secretaris kan hebben.
Een belangrijk onderscheid is of de secretaris wel of geen leidinggevende taak heeft. Het maakt voor de invulling van de functie nogal verschil of je een solofunctie hebt of leiding geeft aan de bestuursstaf of het beleidsbureau.

We constateerden tijdens de twee workshops ook dat het veel verschil maakt vanuit welke voorgeschiedenis iemand in de functie secretaris RvB komt. Als je met een juridische achtergrond de functie vervult, dan let je op andere dingen en vul je het werk anders in dan wanneer je vanuit de inhoud van de zorg of vanuit een lijnfunctie secretaris RvB wordt. Een aantal deelnemers aan de workshops is de eerste bestuurssecretaris in hun organisatie. Zij moesten dus zelf ontdekken hoe de functie vorm gegeven kan worden en wat de RvB verwacht. Als het voor de bestuurder ook voor het eerst is dat hij/zij met een secretaris werkt, is het een dubbele ontdekkingstocht. Een deelnemer merkte dat verschil ook toen er een nieuwe bestuurder in de meerhoofdige RvB kwam, die gewend was alles zelf te doen en geen gebruik te maken van een secretaris. Dan moet je opnieuw laten zien wat je waard bent en de positie opnieuw ‘veroveren’ door in kleine stapjes goed werk te laten zien.
In een van de groepen kwam daarom de suggestie naar voren dat C3 ook de omgekeerde workshop organiseert: ‘Bestuurder hoe ga je om met een secretaris RvB?’. Daar zullen we over nadenken.

Een belangrijk onderwerp is de loyaliteit van de secretaris. Die is ingebakken in de dubbele positie van secretaris van de RvB en secretaris van de RvT. Hij komt ook aan de orde als er uit de organisatie negatieve geluiden komen en als de samenstelling van de RvB wisselt. Of, zoals een van de deelnemers formuleerde: ‘Hoe overleef ik de RvB’. Een ander vroeg advies hoe te opereren in een situatie waar RvT en RvB een vechtrelatie hebben. Die loyaliteitsvraag is een essentieel element van de secretaris RvB. Ik kom er daarom in een volgende blog uitgebreider op terug.

Andere onderwerpen, die aan de orde zijn geweest en om verdere uitwerking vragen zijn:
– De eenzaamheid in de functie
– De vraag of de secretaris een rol heeft in het bewaken van de governance binnen de organisatie
– De vertrouwensrol voor het management.
– De verhouding tot (de ambtelijk secretarissen van) de ondernemingsraad en de centrale cliëntenraad.
– Hoe de rol van secretaris in andere sectoren vorm is gegeven.
– Welke bronnen de secretaris kan gebruiken om op de hoogte te blijven en zijn/haar vak te ontwikkelen.