Hoe evalueren?

Vandaag had ik twee evaluatieve gesprekken. Ik sprak met een opdrachtgever waar ik een paar maanden geleden een opdracht had afgesloten. Het andere gesprek was met iemand, die een opdracht voor C3 had uitgevoerd. Ik zat dus op een dag aan weerskanten van de tafel. Het is boeiend om te zien hoe verschillend die gesprekken zijn. Dat begint al bij mijn eigen voorbereiding.

Waar het gaat om mijn eigen rol als uitvoerder van de opdracht ben ik geneigd vooral na te denken over wat er niet goed is gegaan of wat beter had gekund. En daarna pas de positieve resultaten op te schrijven. Waar ik opdrachtgever ben begin ik na te denken over wat er goed is gegaan en wat ik eraan gehad heb, voordat ik de kritiekpunten op ga schrijven.

Dat heeft zijn effect op de gesprekken. Als je met de minpunten begint, is er het risico dat het lijkt of er niets goed gegaan is. Dan worden de minpunten uitvergroot. Toen ik wegreed bij ‘mijn’ evaluatie van een opdracht die toch redelijk goed verlopen is, dacht ik ‘Ik ben zo zelfkritisch geweest, heeft de opdrachtgever nog wel een goed beeld van de behaalde successen’.
Ik heb die neiging tot forse zelfreflectie, omdat ik niet gauw tevreden ben over mezelf en vind dat ik meer leer van wat minder goed gaat, dan van de successen.

In het tweede gesprek, waar ik als opdrachtgever begon met de goede dingen, kostte de overgang naar de kritiekpunten meer moeite. Terwijl ik toch de opdracht beëindigde omdat de resultaten me tegenvallen. Dat maakt de zelfreflectie van de opdrachtnemer lastiger.

Zelf leer ik veel van zo’n dag. Ik leer eruit dat het zeer nauw luistert voor beide gesprekspartners om de balans in de bereikte resultaten te zien en zowel de waardering als de kritiek te benoemen, zonder de relatie te verstoren. Dat behoud van de relatie is overigens in beide gesprekken goed gelukt en misschien is dat wel een van de belangrijkste voorwaarden voor een goede evaluatie.

Ik leer er ook van dat ik mijn voorbereiding (ongeacht aan welke kant van de tafel ik zit) anders moet vastleggen. Nu schrijf ik op een A4 onder elkaar en begin dus bovenaan. Misschien dat ik de volgende keer een tekening maak met een balans of een matrix, zodat plussen en minnen naast in plaats van onder elkaar staan.

Verder leert deze dag me hoe belangrijk het is om een opdrachtproces na afsluiting te evalueren met een gesprek en niet met een formulier of vragenlijst. Zo’n afvinklijstje stoort me in een hotel of zorginstelling ook altijd. Ik ga liever in gesprek over wat me wel of niet beviel.

Tenslotte blijkt op zo’n dag dat evalueren ook plezierig kan zijn. Je ziet er natuurlijk altijd een beetje tegenop, zeker als niet alles 200% goed is gegaan. Maar als je over die drempel heen bent, is het voor beide partijen plezierig om het gesprek gevoerd te hebben.