Tips om een idee in de zorg te laten slagen (vervolg 1)
Datum: 21-08-2012
Tips om een idee in de zorg te laten slagen (vervolg 1)
Wat zijn ‘de zwakke plekken’ als je in de zorg een idee wilt realiseren? Dat was de vraag van een deelnemer aan een C3-workshop over de interne adviesrol. In de vorige blog over dit onderwerp kwam als zwakke plek de wijze van ‘contractering’ bij de start van een traject aan de orde: de afspraken waar het over gaat en welk probleem opgelost gaat worden. Deze blog gaat over de tweede zwakke plek: de overgang van planvorming naar implementatie.
We zijn inmiddels een stuk verder in het adviesproces als de tweede zwakke plek zich voordoet. Er is aan diagnostiek gedaan, het is duidelijk wat er aan de hand is en er is een keuze gemaakt voor een oplossingsrichting. In het voorbeeld van de familieparticipatie uit de vorige blog, kan gekozen zijn voor het introduceren van ‘open dossierbeleid’. Ik ga er voor het gemak maar even vanuit, dat dit beleid welkom is. Open dossierbeleid betekent dat de familie, na toestemming van de patiënt, het dossier kan inzien en zo kan volgen wat er van dag tot dag gebeurt. De consequentie is veelal, dat familie na lezing het een en ander wil bespreken, bijvoorbeeld met de verpleging of verzorging of met de dokters. De gekozen oplossingsrichting heeft impact op de dagelijkse gang van zaken van een zorgafdeling en daar zit hem de kneep.
Aan de oplossingsrichting, in dit geval het open dossierbeleid, zitten tal van consequenties. Op juridisch vlak de privacywetgeving (daar wordt vaak wel naar gekeken), consequenties voor de wijze van dossiervoering en registratie (wat schrijf je als zorgverlener op en hoe?), voor de wijze van informeren van familieleden over de mogelijkheid het dossier in te zien maar ook voor de competenties van de zorgprofessionals die de gesprekken met de familie gaan voeren. Ik zal wel het een en ander zijn vergeten maar dit is een aantal consequenties die bij me opkomen en in de planvorming een plaats verdienen.
Een frequent gehoorde frustratie van interne adviseurs (overigens ook van externe!) is dat de adviezen in de kast blijven liggen of slecht worden uitgevoerd. De oorzaak is vaak de lastige overgangsfase van planvorming naar implementatie: de daadwerkelijke uitvoering van het advies. Om goed te kunnen adviseren over mogelijkheden van de uitvoering, is het nodig behoorlijk diepgaande kennis te hebben van het dagelijks handelen van degenen aan wie gevraagd wordt het open dossierbeleid uit te voeren. Wat worden zij geacht te doen en te laten? Welke faciliteiten zijn nodig? Welke uitleg of scholing?
Argyris, goeroe op het gebied van organisatieadvies en het leren in organisaties, formuleert eisen die aan een advies gesteld moeten worden, om te voorkomen dat er een mismatch is tussen wat de bedoeling is en wat er werkelijk gebeurt. Om die mismatch te voorkomen, dient de adviseur een geldig en uitvoerbaar advies op te stellen. Geldig betekent: het advies leidt tot de voorspelde gevolgen (mits goed geïmplementeerd) en het advies kan worden getoetst en toegepast in de praktijk van alledag. Uitvoerbaar betekent dat het advies een gedetailleerde omschrijving geeft van het concrete gedrag dat nodig is om de beoogde resultaten te bereiken.
Om het advies over de planvorming en de voorbereiding van de implementatie aan de eisen van geldigheid en uitvoerbaarheid te laten voldoen, kan de adviseur niet anders dan een grondige voorbereiding doen met de potentiële uitvoerders van het advies. In het geval van het open dossierbeleid dus met zorgprofessionals, een afvaardiging van familieleden en met het lijnmanagement.
In de zorg denken we vaak te makkelijk over implementatie. Als de oplossingsrichting er is, dan wordt verwacht dat de uitvoering als vanzelfsprekend gebeurt. Het open dossierbeleid is toch opgesteld? Het kan worden uitgevoerd, waar wacht je op? Waarop wordt gewacht, heeft te maken met de tweede tip.
Als je een idee in de zorg wilt laten slagen, is het zaak om de tweede zwakke plek in het adviesproces te omzeilen. Het devies luidt: zorg voor een geldig en uitvoerbaar advies! De tweede tip is: Zorg voor geldig en uitvoerbaar advies om de overgang van planvorming naar implementatie mogelijk te maken.