Functiebeschrijving voor projectleider ROM: waar staat een projectleider ROM voor?

Datum: 12-04-2011

Functiebeschrijving voor projectleider ROM: waar staat een projectleider ROM voor?

‘Heb je een functiebeschrijving voor een projectleider ROM? We zijn één van de grotere geïntegreerde instellingen en zoeken een projectleider die de implementatie voor de hele instelling coördineert.’ Die vraag kreeg ik op mijn bordje.

Nu ben ik geen HRM-specialist voor wie het opstellen van functiebeschrijvingen gesneden koek is. Vanuit mijn rol als deelprojectleider voor de bevordering van de implementatie van Routine Outcome Monitoring (ROM) in de GGZ heb ik vanaf landelijk niveau wel zicht op de reikwijdte van de implementatie. Ik kan overzien waar een projectleider in een instelling allemaal mee te maken heeft. Dat blikveld wil ik graag delen. Niet in een functiebeschrijving maar in een overzicht: waar staat een projectleider ROM voor? In de betekenis van ‘zorgen dat de implementatie gebeurt’ en in de betekenis van ‘voor het gebruik van ROM willen instaan’.

Het overzicht zal ik op de LinkedIn plaatsen, onder de groep: Nederlands Netwerk Routine Outcome Monitoring. Deze groep met circa 200 leden, aangemaakt door Marc Noom, heeft de kennis om het overzicht aan te vullen.

Waar een projectleider ROM voor staat: 7 aandachtsgebieden

1. Doorgronden van vier ROM-functies

Als projectleider doorgrond je de aard van ROM. ROM is: behandelen & begeleiden, leren, verantwoorden en onderzoeken. Die vier functies komen gelijktijdig, naast elkaar voor, vergen andersoortige activiteiten en veelal zijn er ook andere medewerkers bij betrokken.

2. Support bieden aan het keuzeproces bij behandelen & begeleiden

De belangrijkste ROM- functie is behandelen & begeleiden. Als cliënten, behandelaren en begeleiders de uitkomsten van de ROM-vragenlijsten niet gebruiken, klopt er iets niet. Het is aan de projectleider om te (blijven) checken of ROM gebruikt wordt in het primaire proces en zo niet, om te onderzoeken wat de blokkade voor het gebruik is.

De uitkomsten geven de behandelaar en begeleider een aanvulling op hun klinische blik. Cliënten zien hun progressie, stabilisatie en aandachtspunten om aan te werken. Om dit te kunnen doen, is het nodig dat het invullen van de vragenlijsten en het bespreken van de uitkomsten een logische plek hebben in het behandel- en begeleidingsproces. De teams kunnen zelf aangeven wanneer dat het beste past. Ook weten zij hoe de vormgeving van de terugkoppeling van de uitkomsten er het beste uit kan zien. Cliëntvertegenwoordigers weten dat ook. De keuze van de vragenlijsten kan een belangrijk bespreekpunt met behandelaren en begeleiders en cliëntvertegenwoordigers zijn. In de praktijk blijkt dat sommige teams of cliëntenvertegenwoordigers het aan de projectleider over laten welke vragenlijst gebruikt gaat worden, terwijl anderen hier een uitgesproken mening over hebben.
Het is aan de projectleider om het gesprek over dit alles te entameren en in samenspraak met het lijnmanagement de besluitvorming weet te bevorderen. Vervolgens is het aan de projectleider om de randvoorwaarden te creëren voor de uitvoering.

3. Randvoorwaarden creëren voor behandelen & begeleiden

Een groot deel van het werk van de projectleider bestaat uit het in een logische volgorde plannen en uitvoeren van activiteiten die het gebruik van ROM mogelijk maken. Om maar een paar te noemen:
– Het zorg dragen voor een goed werkend softwaresysteem, dat het afnemen en verwerken van de vragenlijsten ondersteunt.
– Ervoor zorgen dat de uitkomsten van de vragenlijsten in het EPD komen.
– Het zorgen voor een duidelijk protocol voor gegevensverzameling en –verwerking.
– Het inbedden van ROM in de zorglogistiek.
– Het zorgen voor informatie, educatie en instructie van alle betrokkenen (cliënten, secretariaten, behandelaren & begeleiders, management).
– Het zorgen voor het benodigde budget en hiervoor input leveren tijdens de begrotingscyclus.

Een projectleider brengt de benodigde activiteiten in kaart en betrekt bij de voorbereiding en uitvoering tijdig IT-ers, data-analisten, HRM, opleiders, onderzoekers, communicatiemedewerkers en externe leverancier(s). De verstandigste werkwijze is dat een projectleider een goed team om zich heen weet te bouwen met specialisten op de benodigde expertisegebieden.
De randvoorwaarden voor het behandelen & begeleiden zijn ook nodig om de andere drie functies van ROM te kunnen uitvoeren. Maar daar komt nog een aantal andere zaken bij kijken.

4. Support bieden aan de ROM-functie leren

Als ROM-uitkomsten voorhanden zijn, is het mogelijk om binnen een team of tussen gelijkende teams de uitkomsten te vergelijken. Die vergelijking kan gaan over de respons (wordt er geROMd? Hoeveel eerste metingen zijn er? Hoeveel vervolgmetingen?). Maar ook, en dat is veelal interessanter, kan er vergeleken worden op de inhoud van de uitkomsten. Voor een projectleider is het belangrijk om met de teams en het lijnmanagement te gaan timen wanneer het onderling vergelijken van start gaat. Die timing is nodig omdat het omzetten van data tot (betekenisvolle) informatie een flinke klus is, waar de onderzoeksafdeling of het kenniscentrum van de instelling intensief bij betrokken is. Het is belangrijk dat de onderzoeker bij de bespreking van de informatie in het team of de teams aanwezig is, zodat gezamenlijk betekenis wordt gegeven aan de uitkomsten. Dit kan resulteren in het opnemen van leerervaringen in behandelprincipes.
Het is aan de projectleider om het proces om te kunnen leren in regie te zetten. Ook is het aan de projectleider om ervoor te waken dat de uitkomsten eerst met de behandelaren, begeleiders en zo mogelijk cliëntvertegenwoordigers worden besproken en pas daarna met het management. Dat is zo belangrijk omdat het verhaal achter de cijfers meeweegt in het zo nodig aanpassen van het beleid.

5. Randvoorwaarden creëren voor de functie verantwoorden

ROM als verantwoordingsinstrument gaat over het vergelijken van instellingen, benchmarken dus. De projectleider ROM heeft te maken met de aansluiting van het dataverkeer tussen de instelling en de Stichting Benchmark GGz (SBG). Dat kan natuurlijk niet zonder de betrokkenheid van de al eerder genoemde it-specialisten en data-analisten.

Er speelt nog een ander belangrijk punt bij de functie verantwoorden waarmee de projectleider is behept. Bij de zorginkoop heeft de bestuurder afspraken gemaakt met de zorgverzekeraar over het aanleverpercentage aan SBG. Dat kan 20% van de afgesloten DBC’s zijn maar dat kan ook een hoger percentage zijn. Het is aan de projectleider om met zijn/haar opdrachtgever (ic de bestuurder en management) in gesprek te gaan welke consequenties de afspraak met de zorgverzekeraar voor het tempo van implementeren heeft. Bij voorkeur heeft de projectleider dat gesprek vóór dat de zorgverkoop plaatsvindt. Concreet: in het najaar bespreekt de projectleider met zijn opdrachtgever welke afspraken met de zorgverzekeraar realistisch zullen zijn. Zorgverzekeraars hebben hooggespannen verwachtingen over ROM. Die verwachtingen gaan zowel over de inhoud (uitspraken over de behandeleffecten) als over het tempo waarop ROM ingevoerd wordt. Het is aan de ROM-projectleider om de bestuurder en het management te informeren over wel en wat niet waargemaakt kan worden. Het kan geen kwaad als de projectleider zich in dezen wat onafhankelijk opstelt, zich niet mee laat zuigen in de sores van de besturing van een instelling en op basis van feiten presenteert welke implementatiedoelstelling haalbaar is. Ieder heeft immers zijn eigen verantwoordelijkheid. De verantwoordelijkheid van de projectleider ligt bij een in de dagelijkse praktijk te hanteren implementatie van ROM.

In de praktijk krijgt de projectleider veelal te maken met een (schijnbare) tegenstelling tussen de functies behandelen & begeleiden en verantwoorden. Tegenstellingen zijn er om gehanteerd te worden en het is aan de projectleider om hier adequate voorstellen in te doen. Behandelen & begeleiden is gebaat is bij een gedegen implementatie in het tempo dat cliënten, behandelaren en begeleiders kunnen behappen en bij een goed werkende infrastructuur (randvoorwaarden). De functie verantwoorden kan leiden tot een versnelde implementatie, waarbij de focus ligt op het verkrijgen van ingevulde vragenlijsten, zonder gebruik in het primaire proces. Als dat laatste het geval is, doet de projectleider er goed aan om met de teams en hun management hierover in gesprek te gaan en een plan voor de langere termijn te maken, zodat de functies behandelen & begeleiden en leren alsnog tot hun recht komen.

6. Randvoorwaarden creëren voor de functie onderzoeken

De resultaten van ROM gebruiken voor praktijkgericht onderzoek en theorievorming is uitermate interessant. In eerste instantie voor onderzoekers, in tweede instantie voor behandelaren en begeleiders. Projectleiders ROM hebben veelal te maken met de ambitie en onderzoekstraditie in hun instelling. Die zullen bepalend zijn voor de nadruk die op de functie onderzoeken ligt. Het kan ook zijn dat de instelling zich aansluit bij een samenwerkingsverband, dat de ambitie heeft om de functie onderzoeken uit te bouwen.
Voor de projectleider is het belangrijk te bezien of de onderzoeksdoelstellingen en doelstellingen in behandel- en begeleidingsproces overeenkomen. Als voorbeeld: voor een onderzoeker kan het interessant zijn om nóg een vragenlijst toe te voegen of een relatief lange vragenlijst te gebruiken. Terwijl dat voor cliënten en behandelaren en begeleiders alleen maar ballast betekent. De functie van de projectleider is dan om in overleg een realistisch pad vast te stellen.

7. Om kunnen gaan met ‘de plek der moeite’

Een projectleider ROM ziet veel, doet veel en brengt zichzelf mee. Alle ingrediënten zijn aanwezig om de ‘plek der moeite’ te betreden. Dan gaat het om spanningen, tegenstellingen, onrust, boosheid, stress, tegenslag, traagheid en noem maar op. Situaties waarbij je de moed in de schoenen zakt. Je pakt je bij je nekvel en spreekt jezelf toe dat dit juist jouw vak is. Dit is toch wat je hebt gewild? Het hoort er toch bij dat je ook de lastige situaties in gesprek brengt met betrokkenen? Dat je zoekt naar blokkades, openingen, oplossingen? Inspiratie weet te creëren? Kortom: een projectleider weet om te gaan met de plek der moeite. Je weet ook jezelf op te laden tijdens netwerkbijeenkomsten, intervisie of wat dan ook.

Als het projectleiderschap ROM in competenties en mate van ervaring moet worden uitgedrukt, dan heeft een projectleider ROM stevige ervaring in het leiden van multidisciplinaire projecten. De projectleider heeft kennis van projectmatig werken/programmamanagement, gevoel voor het werken met professionals en de projectleider is goed in:
– Conceptueel denken: breder of dieper inzicht verschaffen in problemen of situaties door deze in een meer omvattend kader te plaatsen of door verbanden te leggen met andere informatie.
– Resultaatgerichtheid: handelingen en besluiten richten op het daadwerkelijk realiseren van beoogde resultaten. Denkt vooruit.
– Organiseren: de voor een plan benodigde mensen en middelen identificeren en verwerven; deze zodanig inzetten dat beoogde resultaten effectief worden bereikt.
– Vasthoudendheid: vasthouden aan een gekozen aanpak of opvatting totdat het beoogde doel bereikt is, of afwijking hiervan onderbouwen met heldere argumenten.
– Sensitiviteit: in het contact laten merken de gevoelens, houding en motivatie van anderen te onderkennen en daarvoor open te staan. De eigen invloed op anderen begrijpen en er rekening mee houden.
– Overtuigingskracht: Ideeën, standpunten en plannen zó overtuigend bij anderen naar voren brengen dat zij, ook na aanvankelijke twijfels, daarmee instemmen.