Een fatsoenlijk rapport

Datum:11-08-2009

Een fatsoenlijk rapport

Ik krijg door mijn werk als interim-bestuurder, governance deskundige en bestuursadviseur heel vaak het werk van andere adviesbureaus en van accountancy firma’s onder ogen. Wat me daarbij onder andere opvalt, is dat er steeds minder fatsoenlijke rapporten gemaakt worden. Met fatsoenlijk bedoel ik een uitgeschreven tekst met een logische opbouw. Beginnen met een inleiding en de vraagstelling, dan de wijze waarop je de opdracht hebt uitgevoerd en een verantwoording van wat je gedaan hebt en waarom. En vervolgens de gegevens, je analyse daarvan, je bevindingen en zo nodig voorstellen (bv een organisatieontwerp) eindigend met conclusies en aanbevelingen. Met duidelijk de naam van de verantwoordelijke projectleider eronder en de datum van het rapport. Zo heb ik dat geleerd en zo doen wij dat bij C3 en zo vind ik dat het hoort. Dat is normatief, maar dat hoort bij de professionaliteit van de adviseur.

Zoals gezegd zie ik zo’n rapport maar zelden. Vooral de grote bureaus werken bij voorkeur met Power Points. Soms 80 dia’s vol met tekst. Maar zonder een uitgeschreven redeneertrant. Vaak gepresenteerd door een jonge flitsende adviseur. Die zich rot schrikt als je zegt dat dit leuk is, maar dat je nu graag een geschreven rapport wilt. Dat is niet de bedoeling, dat willen ze niet of ze kunnen het niet, of het is geen bedrijfspolicy. Op zijn minst is dat jammer. Op zijn meest vind ik het een gebrek aan professionaliteit. Het formuleren van je gedachten, het opbouwen van een redenering, het bewaken van de interne logica is echt heel anders als je een lopende tekst schrijft, dan wanneer je bullits op een PP presentatie tikt. Zo’n PP presentatie roept vaak de vraag op ‘wat bedoelt u nu eigenlijk?’ en is Multi interpretabel. Een belangrijk onderzoek hoort volgens mij afgesloten te worden met een geschreven rapport.

Maar het kan nog erger. Met zo’n PP presentatie heb je als opdrachtgever tenminste nog iets in handen. Steeds vaker komt het ook voor dat de adviseur helemaal niets wil vastleggen. Een mondelinge rapportage aan de opdrachtgever vindt de adviseur voldoen. En dat juist vaak in penibele situaties, waar het op ieder woord aankomt. En die woorden betekenis kunnen hebben voor personen, bij voorbeeld als het gaat over vermoedens van onjuist handelen van die persoon. Als je dan mondeling rapporteert wordt de persoon noch vrijgepleit noch wordt het foute handelen vastgesteld. En dus blijft de persoon in kwestie bungelen. Toch merk ik dat juist dan de onderzoekers liever niets opschrijven. Ik ben het er pertinent mee oneens en ik vind het onprofessioneel. Maar ik begrijp het wel, als je niets opschrijft, dan kun je daar ook niet voor verantwoordelijk gesteld worden en zeker niet aansprakelijk gesteld worden. Maar als je daar bang voor bent als adviseur, moet je wat anders gaan doen.

Dezelfde angst voor verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid merk ik bij het formuleren van conclusies. Bij een due diligence is evident dat er geen lijken in de kast zitten, maar de accountant weigert dat op te schrijven, want je weet het nooit helemaal zeker. Bij een onderzoek naar mogelijk onjuist handelen blijkt uit de tekst evident dat er echt niets aan de hand is, maar de onderzoeker schrijft dat niet op. Of als dat van hem gevraagd wordt omgeven met zo veel mitsen en maren, dat er geen conclusie overblijft.

Waarde collega adviseurs van andere bureaus. Wij afficheren ons graag als echte professionals, die een echt vak hebben met hoge kwaliteitsstandaarden. Als dat zo is, laten we dan weer fatsoenlijke rapporten gaan schrijven en verantwoording nemen voor ons werk en onze bevindingen. Bij C3 blijft dat in ieder geval onze beroepsopvatting en werkwijze.