Buzzword: De businesscase
Datum:11-04-2009
Buzzword: De businesscase
Ik kom in veel verschillende zorgorganisaties. Zo merk je welke woorden in zwang zijn. Zo ongeveer de laatste twee jaar is één van die woorden ‘de businesscase’ . Zonder businesscase komt er niets meer tot stand. ‘ik wil eerst de businesscase zien’. ‘We nemen alleen besluiten op basis van een goede businesscase’. Als de businesscase goed is, is er altijd geld te vinden’. Dit zijn voorbeelden van de ‘newspeak’ die bestuurders, managers, maar ook medische staven nu gebruiken. Als zo’n zin wordt uitgesproken knikt iedereen bevestigend. De businesscase is zo gewoon dat niemand vraagt (of durft te vragen) wat er eigenlijk bedoeld wordt. Dat doet me denken aan een oud verhaal van Simon Carmiggelt over ‘epibreren’. Carmiggelt heeft een ambtelijk document nodig en is al drie keer te vergeefs bij het loket geweest. De vierde keer zegt de ambtenaar ‘ Uw document is bijna klaar, maar het moet alleen nog geepibreerd worden, komt u over 14 dagen terug’. De schrijver vindt dat eerst bevredigend; er wordt kennelijk hard aan gewerkt. Tot hij zich realiseert dat hij niet weet wat epibreren betekent. Hij gaat terug naar het loket en vraagt de ambtenaar naar de betekenis van dit werkwoord. ‘Meneer, dat weten wij ook niet, maar het klinkt goed en burgers begrijpen dat het nog duurt voor ze antwoord krijgen, dus we zeggen dit standaarde na de derde keer’
Is het met ‘businesscase’ net zo als met ‘epibreren’? Niemand weet wat er bedoeld wordt, maar het klinkt wijs en rationeel, dus we zeggen het elkaar na. Het is toch goed bestuur en heel bedrijfsmatig als je niet lukraak beslissingen neemt, maar gebaseerd op een goede businesscase. Dus zonder doen we het niet.
Maar eerlijk gezegd heb ik geen idee waar u het over heeft als u om een businesscase vraagt. Wat is het verschil met een businessplan, ondernemingsplan, projectplan, investeringsaanvraag? Om teruggaand in de tijd maar eens een paar andere modewoorden te noemen. Kern is dat A iets wil, dat B moet betalen en dat A dus een document maakt om B er van te overtuigen dat het echt een goede zaak is dat hij geld in deze ‘case’ steekt. Dus A gebruikt de businesscase om zijn zin te krijgen. Omgekeerd krijgt B meer vragen voor geld dan hij beschikbaar heeft. Dus B heeft er belang bij om de businesscases te gebruiken om projecten af te wijzen, zodat hij niet meer projecten overhoudt dan waar hij geld voor heeft. En er zijn plannen, waar B absoluut niet in geloofd, maar dat kan hij niet zo maar zeggen. Dus hoopt hij dat het vragen om de businesscase A afschrikt, dat A er niet in slaagt om een goed plan te schrijven of dat het plan de argumenten geeft om het project –al dan niet in relatie tot andere projecten- af te wijzen.
Zo kun je elkaar lekker bezig houden.
Bovendien suggereert de businesscase, dat een beslissing ‘wel of niet doen’ louter op rationele gronden genomen wordt. Dat is natuurlijk niet zo. Intuïtie speelt een grote rol. Daarom maken echte ondernemers ook geen businesscase, maar besluiten op hun gevoel en een globale berekening op een servetje (de achterkant van de sigarendoos of het bierviltje is tegenwoordig niet meer politiek correct). Daarom hebben ondernemers ook zo’n moeite met de Kamer van Koophandel en de bank, die allemaal papier eisen om te bepalen wat de ondernemer allang weet: dit wordt een succes.
Persoonlijke voorkeuren en afkeuren spelen ook een rol –zeker in grote organisaties- De een krijgt iets voor elkaar met een halve A4 met beloften, de ander heeft grote moeite iets voor elkaar te krijgen, ook al argumenteert hij 40 pagina’s.
Tenslotte is het maken van een businesscase uit psychologisch oogpunt niet makkelijk. Voordelen worden altijd groter gemaakt en risico’s onderschat, zowel door de opsteller van het plan als door degene die het beoordeelt.
De waarde van een businesscase wordt mijn inziens overschat. Het is niet de Haarlemmerolie, die beslissen makkelijk maak. En iedereen bedoeld er iets anders mee. Moeten we er dan maar mee stoppen. Dat denk ik niet, want het is wel een hulpmiddel om je gedachten te structureren en aan een ander uit te leggen. Mar het is geen doel op zich. En het is de vraag of het resultaat altijd de inspanningen waard is. Als u een businesscase wilt maken of een ander er om vraagt, wees dan te voren duidelijk waarom de inspanning geleverd wordt, welk besluit genomen moet worden en hoe dit besluit beter wordt door uitwerken van de businesscase. En wees als maker en ontvanger te voren heel duidelijk over de wederzijdse verwachtingen. Een inhoudelijke motivering van drie kantjes sturen naar iemand die alleen wil beoordelen of het geld binnen vijf jaar wordt terugverdiend, is geen zinvolle actie. Maak dus expliciet wat u bedoeld met een businesscase. En gebruik dit buzzword niet als u niet zeker bent dat alle betrokkenen er hetzelfde onder verstaan.