Vijf redenen om het vergaderen onder de loep te nemen (deel 2)

Datum: 27-01-2008

Vijf redenen om het vergaderen onder de loep te nemen (deel 2)

In mijn vorige weblog heb ik 2 redenen genoemd, die het de moeite waard maken om het eigen vergadercircuit en de vergadercultuur eens onder de loep te nemen. In dit weblog volgen nog drie redenen:

3. ‘We komen niet door de agenda heen’ Dit is een veel gehoorde klacht. Vaak geuit in combinatie met dat het onduidelijk blijft, wat er is besloten over de punten die wel aan de orde zijn geweest. Onbehandelde agendapunten en onheldere besluiten frustreren. Zo ook: collega’s die tijdens de vergadering zitten te kletsen, te bellen of te sms’en. Deze laatste leveren volgens de vergaderbarometer van de NS en Van Vree de grootste ergernissen tijdens vergaderingen op.

Het zijn allemaal symptomen van een disfunctionele vergadercultuur. De vraag is hoe de vergaderorde beter kan. Een alleraardigst boekje over het alledaagse vergaderen heet ‘Ophouden met Vergaderen’. Het is geschreven door Fred van Koolwijk. Hij pleit voor een heel gestructureerde en gedisciplineerde wijze van vergaderen. Vergaderingen zijn actieve werkbijeenkomsten. Ieder onderwerp heeft een eigenaar. In navolging van Adriaan Bekman noemt hij dit de ‘proceseigenaar’, omdat vergaderingen een onderdeel vormen van werkprocessen van alledag. Het is dan ook aan de proceseigenaar om te bepalen wanneer zijn/haar onderwerp wordt geagendeerd, met welke status en wat van de andere deelnemers aan de vergadering wordt verwacht.

Mijn ervaring is, bij begeleiden van MT’s die hun vergadereffectiviteit willen vergroten, dat het gebruik van de basale spelregels van Van Koolwijk, in combinatie met het aanpassen van het eigen gedrag aan deze spelregels, heel wat tijd bespaart en frustraties vermindert.

4. ‘Er zit geen fut in onze vergaderingen’

De NS-Vergaderbarometer geeft aan dat 90% van de werknemers wel eens afgeleid is tijdens een vergadering. Vrouwen denken dan vaker aan het huishouden en mannen vaker aan seks en financiën. Nu is het de vraag of het wegglijden in gedachten is op te lossen door meer fut in vergaderingen te brengen. Gedachten zijn immers ‘vrij’. Bij de vergaderdiscipline van Van Koolwijk is echter de kans gering, dat er zijpaden in de eigen gedachten worden bewandeld. Er wordt zoveel appèl op ieders inbreng gedaan, dat er nauwelijks tijd is om aan wat anders te denken.

Een nieuwe trend is het staand vergaderen. In het NRC van vorige week woensdag wordt gemeld dat de ambtenaren van de gemeente Heerenveen en medewerkers van Daihatsu Holland hun vergadering in staande positie doorbrengen. De vergaderingen schijnen hierdoor korter te duren en effectiever te verlopen. Zitsta-tafels worden in Nederland door de firma Sitsta aan de man gebracht.

Zitsta-tafels lijken me ideaal om kort iets te bespreken, waarbij je je papieren op tafel kunt leggen en iets kunt opschrijven of tekenen. Ik zie mezelf niet langer dan een half uur van het ene naar het andere been balanceren. En ik denk dat ik bij bijeenkomsten van langer dan een half uur de voorkeur aan platte schoenen boven mijn hakken geef.

5. ‘Het management loopt (te ver) voor de troepen uit’

‘Een manager zit in kamertjes met andere managers, praat veel en bedenkt plannetjes. Maar waar dat precies over gaat….ik zou het niet weten.’ Dat is het beeld dat menig medewerker schetst, als je vraagt wat een manager doet. En dit is het antwoord dat de meeste managers en bestuurders juist niet willen hebben. De besluiten die tijdens de vergaderingen worden genomen, zullen in de rest van de organisatie uitgewerkt moeten worden en zijn beslag moeten krijgen. De inhoud van de vergaderingen moet juist uit de ‘kamertjes-sfeer’.

Daarnaast is het nog maar de vraag of alle goede ideeën en gedachten alleen in ‘de vergaderkamertjes’ kunnen ontstaan. Medewerkers hebben vaak uitstekende ideeën en oplossingen, maar ze worden niet gevraagd die ideeën te uiten. Management is veelal meer gewend om te zenden dan om te communiceren. De aansluiting tussen management en medewerkers wordt daardoor niet bevorderd. Het gevoel van ‘voor de troepen uitlopen’ of een verwijt daarover, is veelal het gevolg.

Hoe hiermee om te gaan? Een mooie methode om de kloof tussen management en medewerkers te dichten is de ‘Open Space-methode’. Open Space komt uit de ‘school’ van de Large Scale Intervention, waarbij de participatie van grote delen van de organisatie wordt voorgestaan om veranderingen vorm te geven.

Open space is bedoeld om mensen een plaats te bieden waar zij ideeën en gedachten kunnen uitwisselen om een dieper overzicht en inzicht te krijgen. Ieder kan vervolgens op zijn eigen plek verder werken met de uitkomsten (om problemen op te lossen). Marjolein heeft in een weblog in april vorig jaar uitgebreid over de Open space-benadering geschreven naar aanleiding van een opdracht die we samen hebben uitgevoerd.

Tenslotte

‘Vergaderen’ levert stof tot nadenken. Er is veel tijd mee gemoeid. Volgens de NS Vergaderbarometer vergadert de Nederlandse werknemer 3,5 uur per week. Zijn al die vergaderingen zinvol? Leveren ze wat op? Verlopen ze efficiënt en prettig? Kan het anders? Mocht één van de vijf onderstaande symptomen u bekend in de oren klinken, dan is het zinvol om de vergaderstructuur en –cultuur eens onder de loep te nemen!

– ‘We komen niet meer aan de lange termijn strategie toe’.

– ‘We hebben (disfunctionele) formele en informele circuits’

– ‘We komen niet door de agenda heen’

– ‘Er zit geen fut in onze vergaderingen’

– ‘Het management loopt (te ver) voor de troepen uit’.