Het intakegesprek 1: Ervaringen als opdrachtgever

Datum: 17-09-2007

Het intakegesprek 1: Ervaringen als opdrachtgever

Ik ben projectdirecteur voor de structuurwijziging van een groot samenwerkingsverband in de care. Daarover een andere keer meer. Voor verschillende deelopdrachten hebben we andere adviseurs nodig dan mijn collegae van C3. Ik verkeer daardoor in de bijzondere omstandigheid dat ik de afgelopen weken voor drie verschillende opdrachten totaal acht bureaus langs heb zien komen voor een intakegesprek. Ik zat dus acht keer aan de andere kant van de tafel. Dat is zeer leerzaam, kan ik u vertellen. Het is opvallend hoe veel dingen er mis kunnen gaan in zo’n intakegesprek. Ik vertel u iets van mijn ervaringen. Volgende keren geef ik tips voor opdrachtgevers en opdrachtnemers. Maar nu eerst de belevenissen. Twee van deze opdrachten hebben een sterk politiek karakter. Daarom waren de opdrachten uitgeschreven en te voren toegezonden aan de adviseurs. Bovendien was bij alle drie de opdrachten door mij een telefonische uitleg gegeven van de vraag, de reden waarom we dit bureau gevraagd hebben en de soort adviseurs, die we op de opdracht verwachten. Het telefonisch contact liep bij een bureau al niet goed. Ik kreeg de receptie en toen een secretariaat dat me beloofde dat meneer X deze middag zou terugbellen. De volgende dag mailde meneer Y, dat hij de opdracht ging doen. De website deed al zoiets vermoeden. Daar staan geen mensen op maar producten. Heel anders ging het bij een ander bureau, waar ik direct de verantwoordelijke partner aan de lijn kreeg, die mij een dag later mailde hoe zij haar adviesteam samen wilde stellen en direct liet bellen voor een afspraak.

Bij de intakegesprekken gebeurde er allerlei boeiende dingen. Bureau A bleek de opdrachtbeschrijving niet gelezen en niet bij zich te hebben, terwijl ze die al 10 dagen in huis hadden. Op onze vraag of het team anders geweest zou zijn als ze de opdracht wel gelezen hadden bleef het antwoord (dat ja had moeten zijn) uit. Er was een extra gesprek nodig om te zorgen dat dit bureau in staat was offerte uit te brengen.

Een bureau voor communicatie wilde persé een PowerPoint presentatie geven. Daar stonden taalfouten in. Ze hadden de namen verkeerd overgenomen en gaven de verkeerde voorbeelden. De vraag hadden ze al helemaal niet begrepen. Tot overmaat van ramp las de adviseur zijn presentatie van het scherm voor zonder de opdrachtgever aan te kijken. Een collega bureau had op voorhand de vraag niet helemaal begrepen, maar zag kans zich in enkele minuten te hernemen. Ze gingen toen precies op onze wensen in en wisten ons geweldig te inspireren. Ze gaven ook ongevraagd goed advies en deden allerlei suggesties waar we als opdrachtgever iets aan hebben. Van zo’n gesprek wordt je blij, ook al kies je uiteindelijk niet voor dit bureau. Dat bureau stuurde overigens een zodanig motiverende mail na afwijzing, dat ze zeker op onze shortlist blijven.

Volstrekt tegenovergesteld was het gesprek met twee techneuten, waarvan er een direct al aangaf dat wij stomme vragen stelden. Hij bleef dat het hele gesprek in verschillende bewoordingen herhalen. Dan voel je je als opdrachtgever stom en het irriteert; je hebt er toch goed over nagedacht voor je de opdracht uitschreef? Gelukkig kwam aan het eind van de dag een bureau dat ons wel begreep. Ze waren met drie personen. Ze gaven duidelijk aan waarom het adviesteam zo was samengesteld. Ze hadden zich goed voorbereid, ook in het samenspel van vragen stellen. Ze begrepen onze vraagstelling en gaven daar een passend antwoord op. De opdrachtleider vatte het gesprek aan het eind correct samen. De leukste vraag kwam aan het eind ‘Wanneer zijn wij voor u een goede opdrachtnemer?’ Dat nodigt uit om een stukje van je selectiecriteria prijs te geven. Jammer dat ik vergeten ben te vragen wanneer wij voor hen een goede opdrachtgever zijn.

Er was nog een bureau dat op deze wijze indruk maakte. Een rustige wat rijpere heer (toevallig weet ik dat hij net zo oud is als ik), die overzicht heeft en snapt hoe de opdracht in elkaar zit en waar de risico’s liggen. Hij opteert voor een breed team, maar brengt wel de meest seniore collega met een andere expertise mee. Hij schets met grote bescheidenheid een enorme staat van dienst. Beide heren stellen precies de juiste vragen en geven je het gevoel ‘bij hen is mijn probleem in goede handen’. De op zich bekwame adviseur, die daarna met een duidelijke junior aankwam, maakte minder indruk. Zeker omdat hij de vraag verengde tot een monodisciplinaire aanpak, terwijl wij om brede expertise gevraagd hadden.

Verder heb ik gemerkt dat een lunch tijdens de intake geen goed idee is. Zelf zorg ik aan de andere kant van de tafel altijd dat ik iets gegeten heb, zodat ik de broodjes kan laten staan en niet met mijn mond vol moet reageren op kritische vragen van de potentiële opdrachtgever. Niet alle adviseurs delen die opvatting. Er werd graag op de broodjes aangevallen. Dus moet iemand praten met volle mond, wil een ander een appel schillen en tegelijk aantekeningen maken en zit je bij een derde de hele tijd tegen broodkruim in de mondhoek aan te kijken.

Al met al heb ik er veel van geleerd. Wat, dat leest u een volgende keer.