Het onvoorspelbare advies

Datum: 19-07-2018

Het onvoorspelbare advies

Adviseurs van de gemeente Amsterdam hebben mooie klussen geklaard en veel geleerd. Vorige week was in het Compagnietheater de eindpresentatie van ruim een half jaar noeste arbeid voor -zoals de adviseurs het noemen- ‘project X’. Project X vond plaats naast het gewone, dagelijkse werk. Als leer-/ontwikkeltraject voor de adviseurs zelf en geïnspireerd om ‘iets te doen voor de stad’ analoog aan Amsterdam Verantwoordelijke Hoofdstad hebben de adviseurs voor drie organisaties adviesopdrachten uitgevoerd. De opdrachtgevers van de Dierenambulance Amsterdam, de Johan Cruyff Foundation en Humanitas DMH toonden zich content met het proces en met de adviezen die zij hebben gekregen. Opvallend was dat de ‘oogst’ lang niet altijd een logisch antwoord was op de vraagstelling bij de start van het traject. En toch waren de opdrachtgevers zeer te tevreden. Hoe zit dat in elkaar?

Adviesproces
Afgelopen januari ben ik bij de adviseurs geweest om in het kader van de educatieve component van project X het adviesproces door te nemen; specifiek gericht op de eerste twee fasen van het adviesproces. De eerste fase gaat over ‘van contact tot contract’ en wordt ook wel intake genoemd. De tweede fase is gericht op diagnostiek: een preciezer beeld zien te vormen, daarover een terugkoppeling geven aan de opdrachtgever/organisatie en van daaruit tot goede raad komen. Deze fasen kunnen kortstondig van aard zijn, maar ook een langere periode in beslag nemen; er kunnen ook iteraties plaatsvinden.

In januari was opvallend dat ieder team nog niet kon aangeven waarom de betreffende organisatie een adviseur nodig zou hebben. Het ene team was verder dan het andere team met de vraagstelling/opdracht. Dat varieerde van een behoorlijke overeenstemming tot het nog in pril gesprek zijn. De kwaliteit van die eerste gesprekken, het verwerven van het vertrouwen van de opdrachtgever, een beeld krijgen bij de huidige situatie en wat allemaal al is gedaan met meer of minder succes zijn belangrijke ingrediënten bij de start van het adviesproces. Die ingrediënten leiden veelal tot een overeenstemming over de vraagstelling en vervolgens tot de passende aanpak en werkwijze.

 

Gaande de rit
Het is niet vanzelfsprekend dat de vraagstelling of opdrachtformulering zoals die bij de aanvang is geformuleerd de meest passende blijkt te zijn. Gaande de rit blijkt bijvoorbeeld niet een gevraagde lijst met apps, maar een goede ICT-infrastructuur van belang te zijn. En de apps zijn op dit moment te vervangen door meer honorering van de mogelijkheden die medewerkers zien. Die omslag in waar het vraagstuk in essentie over gaat, wordt niet zonder slag of stoot bereikt. Daar is overeenstemming tussen opdrachtgever en adviseur voor nodig en dat vraagt van beiden passende vaardigheden: hoe brengt een adviseur de boodschap en kan de opdrachtgever de boodschap verdragen?

Adviseren is geen lineair proces. En de opbrengst bij beëindiging van de opdracht kan er anders uitzien dan de bij aanvang gecontracteerde opdrachtformulering. Daar is niks mis mee, zolang opdrachtgever en adviseur dat maar gaande de rit overeenkomen.

Onvoorspelbaarheid hoort bij het vak. Dat hebben de Amsterdamse adviseurs maar weer bewezen.

Adviseren is…..
Onvoorspelbaarheid is een belangrijk element in de definitie die ik voor adviseren hanteer. Of je nu adviseert vanuit een rol in een functie (HR-adviseur; controller; projectleider) of als adviseren je beroep is (interne of externe adviseur), adviseren is:

• Iemand (een) raad geven.
• De wijze waarop varieert: expertmatig (‘dit is de beste oplossing’); een stukje samen optrekken en uitwerken (coproductie; co-creatie) of het stellen van vragen die inzicht verschaffen (procesconsultatie).
• Tevoren weet je niet precies wat het advies zal zijn – er is een mate van onvoorspelbaarheid.
• De geadviseerde ziet een handelingsperspectief.
• De geadviseerde kan het advies (deels) overnemen of afwijzen – that’s all in the game.