Als het goed werkt schaffen we het af

Datum: 23-03-2015

Als het goed werkt schaffen we het af

Ik begon mijn carrière als onderzoeker bij een onderzoeksinstituut voor de verkeersveiligheid. Wij hadden daar een geweldig archief, bestierd door Jules. Het was ver voor de digitalisering, dus ik heb het over een papieren archief en papieren archiveringssystemen. Jules had dat archief uitstekend voor elkaar. Als je tegen hem zei: ‘Ik zoek een publicatie van Piet van ongeveer vijf jaar geleden in een buitenlands tijdschrift over de invloed van huiselijke ruzie op het rijgedrag van automobilisten’, dan had Jules dat binnen een half uur voor je opgezocht en twee andere publicaties toegevoegd, waar je misschien ook wat aan had.

Hij kreeg dit voor elkaar door alle artikelen op meerdere manieren op te slaan: op auteur, op jaar en op onderwerp. Eigenlijk gebruikte Jules al hashtags, voordat het woord was uitgevonden. Het enige nadeel van dit archief was dat het veel plaats innam. En naar later bleek, niet voldeed aan de meest recente wetenschappelijke inzichten en hypes op het gebied van de archiefkunde. Maar het werkte uitstekend en alle gebruikers waren zeer tevreden.
Ik ging daarna bij een provincie werken, waar de archivering ‘state of the art’ was, maar waar ze nooit wat konden vinden en wij soms de afzender van de brief om een nieuwe kopie moesten vragen, omdat we het origineel kwijt waren. Ik ben de werkwijze van Jules toen nog meer gaan waarderen.

Ondertussen kwam er bij mijn vorige werkgever een interim-directeur, die een paar forse efficiencyslagen wilde maken. Dus ging de hele organisatie op zijn kop en werd ook het archief bij de kop gepakt. Meerdere keren hetzelfde bewaren is immers het toppunt van inefficiency. Er kwamen dus archivologen, die het modernste systeem invoerden en het systeem van Jules en hijzelf verdwenen. Alle gebruikers waren zeer ontevreden en verstoken van goede documentatie. Pas na een jaar of vijf ging het weer een beetje beter toen iedereen zijn eigen archiefje had opgebouwd (hoe efficiënt).

Ik moest aan Jules denken toen ik de afgelopen weken de discussies over de Waterschappen las. De waterschappen functioneren al eeuwen in stilte naar tevredenheid. Er zijn zelden overstromingen, de kwaliteit van oppervlaktewater en grondwater is goed. De waterschappen weten een middenweg te vinden tussen de belangen van de boeren en van de burgers. Waterschappen zijn de oudste bestuursvorm in het gebied dat nu Nederland heet en ze functioneerden heel lang op basis van burgerparticipatie. De waterschappen functioneren zo goed en in stilte, dat niemand weet wat ze doen en maar weinig mensen het belang zien van ‘democratische controle’ op de waterschappen. Volgens de OECD hebben wij het beste waterbeheer tegen zeer lage kosten.
Met rust laten dus, net als het archief van Jules met rust gelaten had moeten worden. En vooral niet belasten met kortzichtige partijpolitiek en landelijke bemoeienis.

Althans, dat zou een weldenkend mens denken. Het tegendeel is het geval. Omdat er maar een kwart van de burgers voor een waterschap gaat stemmen, komt het orgaan zelf ter discussie. Zonder te kijken naar het doel en de werking van de Waterschappen, moet hun taak maar naar de Provincie of een ambtelijke dienst van het ministerie van Infrastructuur en Milieu worden.
Van alle burgers is ongeveer 3% lid van een politieke partij. Dat is 22% minder dan de opkomst bij de voorlaatste waterschapsverkiezingen. Hoezo ‘democratische legitimering’. Als betrokkenheid van burgers het criterium is, dan moeten we dus de politieke partijen en niet de waterschappen afschaffen.

De waterschappen zijn overigens niet het enige voorbeeld van iets goed werkends, dat moet worden afgeschaft omdat het niet in de heersende mode of in het denkraam van de bestuurders past. Vanwege ‘nieuwe inzichten’, ‘betere control’, ‘inefficiency’ en ‘veranderen om het veranderen’ worden in organisaties ook vaak historisch gegroeide, maar werkende oplossingen om zeep geholpen. In plaats van het adagium ‘if it ain’t broke, don’t fix it’ lijkt dan het adagium ‘als het goed werkt, schaffen we het af’. Dat gebeurt veelal door bestuurders, die niet in details geïnteresseerd zijn en zich niet verdiepen in werkprocessen. Helaas maakt mijn beroepsgroep, de organisatieadviseur, zich ook nog al eens schuldig aan het slopen van goed werkende processen. Soms zelfs zonder gedegen onderzoek. Maar vaker omdat de adviseur verkoper van oplossingen is. En om een oplossing te verkopen moet er eerst een probleem zijn. Dat probleem is dan dat het werkende proces anders is dan de te verkopen oplossing en dus ‘slecht’ is.

Voor we iets veranderen, zouden we beter en diepgaander moeten kijken hoe iets werkt en waarom. Soms is niets doen dan de beste oplossing. Alleen als het niet (meer) werkt, is er reden tot verandering. Voor de waterschappen is de noodzaak tot verandering niet aanwezig. Voor het archief van Jules was dat evenmin het geval.