Dashboard
Datum: 28-02-2012
Dashboard
Tijdens de workshops over Toezicht op Kwaliteit en Veiligheid gaat het vaak over de informatie die de raad van toezicht moet/wil hebben om zijn toezicht uit te kunnen oefenen. Daarbij is de vraag hoe je uit de veelheid aan informatie overzicht houdt. Vaak valt dan het woord ‘dashboard’. Raad van bestuur en raad van toezicht zijn samen op zoek naar een eenvoudig instrumentenpaneel om te zien hoe het gaat en om te weten aan welke knoppen de raad van bestuur kan draaien. Met collega Frank Wolterink had ik het vrijdag hierover. Frank is bezig met zo’n dashboard voor de VVT-organisatie, waarbij hij interim-bestuurder is. Ook bij evaluaties van raden van toezicht, die ik begeleid, komt dit onderwerp vaak aan de orde. Tegenwoordig vereist de governance code dat er een ‘informatieprotocol’ is, waarin staat welke informatie de raad van toezicht krijgt. Ook dat gaat over een overzichtelijk dashboard.
Als je even doorpraat of doordenkt over dit onderwerp, dan zie je welke spanning er zit op de vraag naar een eenvoudig dashboard. Wil de raad van toezicht in zijn beperkte tijd en op hoofdlijnen kunnen volgen hoe het gaat, dan is er een eenvoudig dashboard nodig, vergelijkbaar met het instrumentenpaneel van de VW Kever uit de zestiger jaren. Een paar overzichtelijke metertjes en vier knoppen om aan te draaien.
De huidige hoeveelheid informatie roept echter eerder het beeld op van de cockpit van een modern vliegtuig met honderden metertjes en klokjes. Dat is de werkelijkheid waar de raad van bestuur mee te maken heeft. Het is voor de bestuurder al heel lastig om met zoveel meetgegevens zelf het overzicht te houden, laat staan voor de raad van toezicht. En het is helemaal lastig als de raad van bestuur zijn dashboard uit de Boeing voor de raad van toezicht moet vertalen naar de eenvoud van het dashboard van de Kever. Dat gaat dus nooit goed lukken. Mede als gevolg daarvan hebben toezichthouders de neiging om alle informatie uit de cockpit te willen weten. Bestuurders zijn daar soms huiverig voor, want zonder de kennis, de ervaring en de vele tijd van de piloot (= de raad van bestuur) kan een ander niet beoordelen of het vliegtuig op koers ligt en alle veiligheidssystemen werken.
Er moet dus gezocht worden naar een middenweg. Wellicht ligt die in het dashboard van een moderne auto. Er is slechts een beperkte hoeveelheid informatie permanent beschikbaar: de snelheid, het toerental, hoeveel brandstof er is en wat de temperatuur van de motor is. Allemaal informatie, waarop je als bestuurder direct kunt sturen (alhoewel het nut van de motortemperatuur mij ontgaat. Daar kun je niet direct wat aan doen). Alle andere informatie komt pas naar boven in de vorm van lampjes, als de standaardwaarden overschreden dreigen te worden. Als dat zo is, moet je als bestuurder wel direct weten wat het signaal betekent. Bij een moderne auto moet je daarvoor soms eerst een vuistdikke handleiding doorlezen. En je moet weten hoe erg het is en wat je moet doen. Bestuurders van organisaties moeten alleen lampjes hebben, waarvan ze direct de betekenis kennen.
De zoektocht naar een juist informatieprotocol voor de raad van toezicht wordt misschien geholpen door je af te vragen welke informatie permanent zichtbaar moet zijn en welke moet oplichten voor het misgaat. Ook voor de raad van bestuur is dat een handzame manier van kijken naar de noodzakelijke managementinformatie. Wel moet erop gelet worden dat er voor de raad van toezicht geen andere informatie verzameld moet worden dan voor de raad van bestuur.
Mijn advies: gebruik de dashboardmetafoor om te bepalen hoe weinig je permanent wilt weten om op te sturen en welke lampjes aan moeten gaan als er iets mis dreigt te gaan.