De 3 S’en van een adviesrapport: secuur, snel, samen?

Datum: 18-07-2022

De 3 S'en van een adviesrapport: secuur, snel, samen?

Als C3’ers komen we iedere vrijdag bij elkaar om over het vak en het werk te praten. De ene keer doen we dat digitaal en de andere keer fysiek. Fysiek treffen we elkaar in een gebouw in Amersfoort dat ‘Smarter Talents’ heet. Die naam past wel bij onze C3-ontmoetingen want als we met elkaar bezig zijn over professionaliteit dan maken we onze afzonderlijke en gezamenlijke talenten ‘smarter’. We ontmoeten elkaar in een ruimte met uitzicht naar alle kanten, die ‘Future Scenarios Room’ heet. Hoeveel symboliek wil je hebben?
Afgelopen vrijdag spraken we met elkaar over de wijze waarop we adviesrapporten uitbrengen en vooral in situaties, waarin de opdrachtgever haast heeft en het risico bestaat dat die haast ten koste zou kunnen gaan van de kwaliteit van het adviesrapport. Dan kan er een spanning zijn tussen ‘secuur’ en ‘snel’. Tijdens ons gesprek kwam als derde s ‘samen’ naar voren: is de kwaliteitsboring van een adviesrapport anders als de adviseur het samen met de organisatie maakt dan als het een autonoom, onafhankelijk advies van de adviseur is? Naar aanleiding van intervisie over een casus hebben we daar uitgebreid over gesproken. Daarbij hebben we ook onze eigen kwaliteitseisen uit ons kwaliteitshandboek tegen het licht gehouden.

Die C3 kwaliteitseisen gaan uit van het principe dat C3 als bureau het rapport uitbrengt en dat de adviseur daarin niet solo opereert, maar gebruik maakt van de expertise van de collegae. Daarom hebben we op iedere opdracht (m.u.v. een studiemiddag of college) een ‘reviewer’, een collega die met de adviseur meekijkt en de adviseur van advies kan dienen. De bedoeling is dat de reviewer de adviseur behoedt voor koker-denken of vooringenomenheden. Als je ergens middenin zit, dan kan je betrokkenheid er toe leiden dat je dingen over het hoofd ziet. ‘Review’ wordt dan gebruikt in de betekenis van ‘kritische (opbouwende) beoordeling’. Vroeger noemden we dat ‘schaduwadviseur’, maar dat is eigenlijk een verkeerde term want de schaduw kan niet afwijken van de persoon, die de schaduw veroorzaakt, en de reviewer kan dat wel.
De reviewer wordt genoemd in de offerte, maar de opdrachtgever ziet hem of haar niet.
We hanteren de inzet van een reviewer serieus en zowel de adviseur als de opdrachtgever heeft baat bij die extra kritische blik. De reviewer, de wekelijkse professionele afstemming en de onderlinge intervisie zijn drie grote verworvenheden van C3 ten opzichte van bij voorbeeld eenpitters en andere bureaus. Zowel onze opdrachtgevers als onze opdrachtgevers zien de grote meerwaarde er van in. Ook onze alumni stipuleren telkens die verworvenheden en verlangen er soms naar terug.

Nu naar het vraagstuk dat vrijdag voor lag. Onze kwaliteitsregel is dat als een adviseur een rapport schrijft, waarmee hij richtinggevende uitspraken in de opdracht doet, die uitspraken getoetst zijn binnen C3. De reviewer leest en becommentarieert daarom te voren het conceptadvies voor het naar de opdrachtgever gaat. De adviseur bepaalt of hij de kanttekeningen overneemt, want het advies blijft zijn verantwoordelijkheid. Bij voorkeur wordt de tweede versie van het advies ook gecontroleerd op taal- en stijlfouten door het secretariaat en door hen in huisstijl gezet.
Dit is de ‘secure’ werkwijze. Die kan niet altijd gevolgd worden, bijvoorbeeld omdat de opdrachtgever aantoonbaar haast heeft. Dan moet je soms kiezen voor een ‘snelle’ aanpak, waarbij de kwaliteitsregels niet gevolgd worden en het rapport naar de opdrachtgever gaat, voordat de reviewer het gezien heeft. De reviewer ontvangt het rapport parallel. Hoe borg je dan kwaliteit en voorkom je een tunnelvisie bij de adviseur? We hebben dat vrijdag uitgebreid verkend. Onze conclusie is dat ook als er haast is, er altijd ruimte is voor telefonisch contact van adviseur en reviewer, gericht op de vraag ‘ik wil dit adviseren, denk even mee of ik op het goede spoor zit’. Als je dat overslaat is er het risico van een onvoldragen advies.
Een andere situatie waarin de secure werkwijze niet altijd mogelijk is, komt voor als de adviseur geen eigen expert advies geeft, maar de gedachten voor het rapport samen met mensen in de organisatie ontwikkelt. Dan is het rapport het eindresultaat van gezamenlijke inspanningen en/of onderhandelingen en is wijziging op grond van de reflectie van de reviewer last, want ‘we hebben het al vastgesteld’. Dan is het zeker verstandig als de adviseur tijdens het proces de richting die het opgaat al een paar keer toetst bij de reviewer. Dat is verrijkend voor het advies.

Dit soort professionele reflecties met elkaar en onderlinge intervisie zijn altijd zeer waardevol. Het kan zijn dat we onze kwaliteitsspelregels daardoor aanpassen. Maar veel belangrijker is dat je met elkaar het gesprek voert en verschillende opties verkend. Dan neemt iedereen er iets van mee, dat hij/zij in de eigen praktijk vanaf maandag toepast. Dat is vrijdag zeker gebeurd. De onderlinge dialoog was extra waardevol omdat we drie relatief nieuwe (aspirant)collegae aan tafel hebben, die zo zich onze manier van werken eigen maken en hun professioneel arsenaal vergroten. Ook gaven zij aan dat juist zo’n dialoog bevestigt waarom ze zich bij C3 willen aansluiten en niet als ‘lone wolf’ het adviesvak en/of het interim-managementvak willen uitoefenen.
Onze talenten zijn afgelopen vrijdag op dit punt zeker ‘smarter’ geworden, passend bij de naam van onze vergaderlocatie.