De interne adviesrol: leuk en lastig

Datum: 15-01-2012

De interne adviesrol: leuk en lastig

Jij hebt het als interne adviseur makkelijker dan ik als externe adviseur, zei ik tijdens de beroepsopleiding management consultancy tegen een medestudent. Ze keek me aan alsof ze door een wesp was gestoken. Hoe kon ik dat nou zeggen? Na wat doorpraten, vond ik dat ze gelijk had. Je kunt niet zeggen dat de interne adviesrol makkelijker is dan de externe of vice versa: het is anders.

Ik moest aan dit voorval denken tijdens de workshop die collega Marjolein en ik afgelopen woensdag over de interne adviesrol in de zorg hebben gegeven. Er zat een heel gemêleerde groep aan tafel. Deelnemers die de functie van intern adviseur hebben en anderen die in hun werk zo nu en dan moeten adviseren. Er waren ook deelnemers waarvan wordt verwacht dat ze naar een adviesrol toegroeien. Zij wilden zich oriënteren op wat het betekent om adviseur te zijn.

Tijdens de workshop bleek dat de deelnemers een aantal lastige kwesties in hun werk tegen komen:
– wat is de verantwoordelijkheid van de adviseur en wat van de opdrachtgever
– hoe geef ik mijn advisering en mijn advies vorm
– hoe zorg ik ervoor dat een advies wordt overgenomen
– hoe blijf ik uit de valkuil in de uitvoering meegezogen te worden of er zelfs verantwoordelijk voor te worden gesteld.

Deze kwesties zijn grotendeels aan te pakken door bewust een adviesproces te doorlopen: de entreefase, diagnostische fase, planvormingsfase, implementatiefase en afsluitingsfase. Waarbij het aan het begin van elke fase de vraag is of jij de adviseur bent die betrokken moet worden.

Een opvallende constatering tijdens deze workshop was dat de deelnemende interne adviseurs nauwelijks contracteren. Hun opdrachtgever kan bij wijze van spreken bij de koffieautomaat een opdracht verstrekken. Zonder probleemverheldering, zonder afbakening en zonder wederzijdse afstemming over het beoogde resultaat en de aanpak om daar te komen. De adviseurs worden op pad gestuurd of gaan op pad met ‘op hoop van zegen’ dat opdrachtgever en adviseur hetzelfde beeld hebben bij de inhoud en het proces van de opdracht.

 

 

 

 

 

 

Ik heb de deelnemers mijn ‘spiekbrief’ met aandachtspunten voor de contractering gegeven. Dat zijn de punten die ik altijd probeer te doorlopen tijdens een intakegesprek: 8 w’s en 1 i:
– wat is de aanleiding van de vraag en de actuele situatie?
– wat is de huidige aanpak en wat is al gedaan (en met welk resultaat)?
– waarom is er een externe adviseur nodig?
– wie moeten betrokken worden?
– waarover moet het gaan?
– wat is het gewenste resultaat?
– welke aanpak is passend – hoe gaan we daarbij samenwerken?
– welke eisen zijn er ten aanzien van de samenwerking?
– is er een voorstel gewenst?

Communicatie tussen opdrachtgever en adviseur is één van de belangrijkste succesfactoren in het adviesproces. Dat geldt niet alleen bij het begin van de opdracht(verwerving) maar communicatie blijft belangrijk tijdens het hele proces.

Terug naar de beroepsopleiding management consultancy en mijn ‘slip of the tongue’ over de vermeende eenvoud van het interne advieswerk. Het beeld dat ik voor ogen had, was dat ik als externe adviseur veel meer energie en moeite in de acquisitie van werk moest steken dan een interne adviseur. Op zich blijkt dit specifieke punt wel door interne adviseurs te worden beaamd: zij zouden opzien tegen het moeten acquireren. Maar op andere punten is het werk van interne en externe adviseurs hetzelfde of is de externe adviseur in het voordeel. Bijvoorbeeld omdat het externe advieswerk out of pocketkosten met zich meebrengt, zal de ‘koffieautomaat-contractering’ zoals hiervoor beschreven, niet zo gauw voorkomen. Ik vind een ‘formele’ contractering wel zo comfortabel.