Drie tips om een projectdip te voorkomen
Datum: 24-07-2011
Drie tips om een projectdip te voorkomen
De start van een project is vaak inspirerend, energiegevend, nieuw en spannend. Bij een adequate uitvoering van een project geven de laatste fase en de afronding van een project voldoening: er wordt immers resultaat geboekt. De meeste projectleiders ervaren het ‘middenstuk’ echter als zwaar en lastig. Het ‘projectethos’ en de motivatie van de projectmedewerkers en andere direct betrokkenen dalen. De kans dat een project sneuvelt, is het grootst in het middenstuk. Hoe komt dat en wat is eraan te doen?
Hoe dit in de dagelijkse praktijk herkenbare patroon ontstaat, wordt door Ellen de Bruin in de NRC van 15 april jl (2011) uitgelegd. Ze las in het wetenschappelijke tijdschrift Psychological Science over onderzoek dat psychologen en economen uitvoerden naar de vraag, waarom we vaak middenin een project opgeven. De verklaring is een onafgemaakte U-curve. Aan het begin van een project zijn we gemotiveerd en stellen we ons de vraag: ‘Hoe ver ben ik al?’. Aan het eind van het project zijn we ook gemotiveerd en stellen ons de vraag: ‘Hoe veel moet ik nog?’. Maar in het midden van het project ontstaat een motivatiedip.
Middenin een project ben je (als projectleider) zo ver dat elk stapje vooruit, relatief gezien, weinig voorstelt. Daarnaast ben je zover van het einde verwijderd, dat ten opzichte van het beoogde resultaat de vooruitgang heel langzaam gaat. De motivatie moet je dus als het ware ‘uit je tenen halen’.
Er zit een omslag in ‘hoe ver ben ik al’ naar ‘hoe veel moet ik nog’. En die omslagfase, het middenstuk van het project, is risicovol. Uit het bovengenoemde onderzoek blijkt dat de omslag regelmatig niet wordt gemaakt.
Hoe kan je de omslagfase goed doorkomen en uit de dip blijven?
Drie tips voor projectleiders:
- Herken de U-curve
Allereerst is het zinvol om te weten dat de U-curve het normale, ‘fysiologische’ proces is in elk project. Het hoort erbij dat de omslag van ‘hoe ver zijn we al naar hoe veel moeten we nog’ een lastig proces is. Als je je ervan bewust bent, kan je als projectleider naar de omslag toewerken door bijvoorbeeld de voortgang van het project op beide dimensies (hoever en hoeveel) te bespreken. - Revitaliseer het project in het middenstuk
De motivatiedip is te voorkomen door in het middenstuk interessante, energiegevende activiteiten te organiseren die de deelnemers betrokken en geïnspireerd houden. Een werkbezoek, een informele borrel, een pluim van de opdrachtgever…..het zijn allemaal ingrediënten om het gemoed een boost te geven. - Houd de opdrachtgever scherp
Opdrachtgevers van projecten, veelal bestuurders of directeuren, hebben veel aan hun hoofd. De start van een project heeft vaak hun aandacht maar door gebeurtenissen en andere prioriteiten, ebt de aandacht weg. Als projectleider is het jouw verantwoordelijkheid om de opdrachtgever op de hoogte te houden en zo nodig bij het project te betrekken. Dat kan je doen door periodiek voortgangsoverleg te organiseren, door issuemanagement of door de opdrachtgever te vragen een rol te vervullen bij de revitaliserende activiteiten in het risicovolle middenstuk.