Drie tips voor zorgverleners over registreren: wie schrijft die blijft

Datum: 06-01-2011

Drie tips voor zorgverleners over registreren: wie schrijft die blijft

Menig zorgverlener zucht bij de woorden administratie en registratie. Ik zou er zelf ook van gaan zuchten, als ik nog als zorgverlener werkzaam zou zijn. Alle tijd die je achter de computer, laptop of met de handheld besteedt, gaat van de directe aandacht voor de cliënt af. Cliëntenzorg gaat voor administratie. Administratieve taken komen in het ‘mandje voor later’ (op de dag, week, maand….). En dan begint de ellende: weet je nog precies hoe het zat? Welke medicatie je nou juist niet hebt voorgeschreven, omdat de cliënt iets over eerdere ervaringen vertelde? Hoeveel tijd je hebt besteed? Of welke DBC van toepassing is?

De wereld van het registreren is met de jaren steeds ingewikkelder geworden. Aan de ene kant omdat je als zorgverlener moet leren omgaan met de applicaties en het EPD. Aan de andere kant door de verschillende bekostigingsregimes en de periodieke wijzigingen daarin. Als ik bijvoorbeeld in de GGZ werkzaam ben, kunnen mijn zorgsecretariaat en ik, als we pech hebben, met 5 regimes te maken hebben. Met allemaal verschillende spelregels en codes. Om moe van te worden.

De overheid ziet ook wel dat de regeldruk en de verantwoordingsdruk in de zorg te hoog is. Het verminderen van de administratieve last staat al 10 jaar op de agenda. De realisatie is echter nog zeer mager. Ik hoor zorgverleners meer in plaats van minder klagen. Vooral de verantwoordingsstapeling met de indicatoren van de verschillende instanties en de overgangssituaties in de financieringsregimes kosten veel energie. Voor de staf, voor zorgadministraties, voor managers en voor zorgverleners.

Hoe ga je hier als zorgverlener mee om? Je ertegen verzetten en verzuchten dat ‘de organisatie’ geen oog heeft voor de zorgverlener, helpt niet en klopt ook niet. Om weer de GGZ als voorbeeld te nemen: psychologen en psychiaters die zich, naast hun baan in een geïntegreerde GGZ-instelling, vrij vestigen, komen dezelfde regeltjes tegen waaraan ze moeten voldoen om hun geld te krijgen. Hier geldt: wie schrijft die blijft. In de betekenis van: wie zijn boekhouding goed bijhoudt, kan de zaak overzien, maar wie dat niet doet, kan zijn/haar organisatie niet in stand houden. Zorgverleners doen er goed aan om het principe van ‘wie schrijft die blijft’ voor ogen te houden.

Hierbij drie tips die het administratieve werk wat kunnen verlichten:

1. Neem en/of claim tijd om te leren
Het werken met een nieuw systeem, een release, een wijziging in codering etc vergt extra inspanningen. Het is normaal dat je het achterliggende concept en de diverse functies moet aanleren. Eén cursusje is vaak niet voldoende. In het dagelijkse werk loop je pas tegen dingen aan en worden je vragen helder. Schroom niet om collega’s, secretariaten of een helpdesk te raadplegen. Maar begin er wel per direct mee, want als de knelpunten in het ‘mandje voor over een week of maand’ komen, krijg je achterstand op achterstand.

2. Een beetje discipline helpt
Het dagelijks wegwerken van de administratieve beslommeringen, zorgen ervoor dat je je vaardigheden onderhoudt en ook dat je overzicht blijft behouden. Vergelijk het met een opgeruimd bureau. Dat werkt veel lekkerder dan dat je je door de stapels heen moet ploegen om iets te vinden, waarvan je zeker weet dat het in een stapel zit maar in welke…. .

3. Doe er je voordeel mee in het professioneel handelen
Als je registreert, heb je ook de mogelijkheid om informatie (te laten) genereren. Informatie over hoe lang je gemiddeld je patiënten behandelt. Over het percentage no shows van jouw patiënten. Over het aantal complicaties, recidieven etc. Het is afhankelijk van de sector waarin je zorg verleent maar het principe is hetzelfde: informatie waaraan je je professionele handelen kunt staven. Individueel, in teamverband en met meerdere teams. In de ambitie om zoveel mogelijk directe aandacht voor de cliënt te hebben, is het ook belangrijk tijd in te bouwen voor reflectie: doe ik het goed? Doen we het goed? Daardoor is vervolgens weer gerichter met de cliënt aan de slag te gaan. Dat bespaart tijd.