Evaluatie van de raad van toezicht
Evaluatie van de raad van toezicht
C3 wordt geregeld gevraagd om evaluaties van raden van toezicht te begeleiden. C3 hanteert daarbij de volgende methodiek:
Uitgangspunten
- De evaluaties worden in principe door één adviseur begeleidt.
- De documenten-analyse kan eventueel onder verantwoordelijkheid van de evaluator door een andere adviseur van C3 worden uitgevoerd.
- C3 wijst altijd een reviewer aan, een collega van de adviseur, die reflecteert op de uitvoering van de opdracht.
- De bijeenkomst is in principe zonder de raad van bestuur, tenzij er goede redenen zijn om het anders te doen. De input van de raad van bestuur wordt tevoren gevraagd. De voorzitter raad van toezicht draagt zorg voor terugkoppeling van de uitkomsten van de evaluatie naar de raad van bestuur.
- Er wordt altijd een verslag van de bijeenkomst gemaakt. De beslispunten daaruit worden in de volgende reguliere raad van toezichtvergadering formeel besloten.
Contractering
- Intake met de voorzitter van de raad van toezicht om de vragen te bespreken en het proces uit te lijnen, al dan niet tezamen met de bestuurder en/of de bestuurssecretaris. Tijdens deze intake komen in ieder geval aan de orde:
- Het proces en de aanpak van de evaluatie.
- Eventuele specifieke aandachtspunten voor de evaluatie.
- De vraag hoe de interviews plaatsvinden.
- De vraag of de raad van bestuur deels deelneemt aan de evaluatie.
- De vraag of de secretaris deelneemt aan de evaluatie.
- De wijze van verslaglegging en wie er verslag legt.
- De aanpak en de gemaakte afspraken worden vastgelegd in een opdrachtbevestiging door C3.
- De opdrachtgever draagt zorg voor het verstrekken van de nodige documenten en het maken van de afspraken.
Voorbereiding
- Bestuderen van de statuten, de reglementen, de notulen van de afgelopen 2 jaar, het strategisch beleidsplan, het jaarverslag, het verslag van de vorige evaluatie van de raad van toezicht en indien aanwezig het jaarplan van de raad van bestuur en van de raad van toezicht.
- Deze bestudering leidt tot:
- Input voor de interviews.
- Een analyse van C3 van de governance van de organisatie en suggesties om die te verbeteren.
- Interviews met de leden van de raad van toezicht, met de bestuurder(s) en met de bestuurssecretaris. Deze interviews vinden bij voorkeur face to face plaats of als tweede keuze via skype of telefoon. Als derde -minst gewenste optie- kan gewerkt worden met een vragenlijst met open vragen, die vooraf door betrokkenen wordt ingevuld en gemaild.
- Bevindingen uit documentenanalyse en interviews bespreken met de voorzitter raad van toezicht, programma afspreken en bijeenkomst verder uitlijnen. Tijdens dit overleg wordt definitief door de voorzitter bepaald of de raad van bestuur aan (een deel van) de evaluatie deelneemt.
Begeleiden bijeenkomst
- De voorzitter van de raad van toezicht opent en sluit de bijeenkomst.
- Er dient voldoende tijd te worden ingeruimd (minimaal 2,5 uur) en aandacht te zijn voor de evaluatie. Daarom vindt de evaluatie bij voorkeur niet voor of na een reguliere raad van toezichtvergadering plaats.
- C3 presenteert zijn governance bevindingen en te bespreken punten.
- C3 leidt de dialoog tussen de deelnemers en vat de resultaten zo nodig tussentijds samen.
Verslaglegging
- Verslaglegging kan door C3 gedaan worden. Alternatief is dat de bestuurssecretaris de verslaglegging verzorgt.
- Verslag wordt zodanig opgesteld, dat het in een volgende vergadering kan worden vastgesteld.
- Er wordt een afspraak gemaakt over terugkoppeling van de resultaten naar de raad van bestuur.