Goede voorbereiding evaluatie raad van toezicht

Datum: 23-07-2012

Goede voorbereiding evaluatie raad van toezicht

Ik begeleid regelmatig een (zelf)evaluatie van de raad van toezicht van een zorgorganisatie. Vorige week leidde ik zo’n evaluatie bij een organisatie, waar veel veranderd was en er ook enige spanningen in de raad van toezicht waren geweest. Dan moet er goed geëvalueerd worden en moeten er lessen voor de toekomst geleerd worden. Dat zijn voor de begeleider spannende, maar ook dankbare evaluaties. Vorige week is dat goed gelukt. Ik kreeg complimenten voor het behaalde resultaat en de wijze waarop ik procesbegeleiding en inbreng van governancekennis had gecombineerd.

Een extra compliment kreeg ik voor de voorbereiding. Een ervaren toezichthouder in de groep zei dat hij dat nog nooit zo zorgvuldig en diepgaand had meegemaakt. En dat daardoor ook de evaluatie sterk aan diepgang had gewonnen.

Ik hecht aan een goede voorbereiding van die evaluatie. Die bestaat tenminste uit een voorbereidend gesprek met voorzitter RvT en voorzitter RvB, het bestuderen van documenten, het stellen van voorbereidende vragen aan de deelnemers en het opstellen van een programma. Vaak maak ik ook een presentatie over ‘the state of the art in governance’ of over een ander onderwerp, waar de RvT speciale aandacht aan wil geven. Zie ook onze website.

Een belangrijk onderdeel van de voorbereiding is het bestuderen van de documenten van de organisatie. Ik wil altijd beleidsstukken, jaardocumenten en statuten en reglementen lezen. Uit statuten en reglementen blijkt vaak dat zaken niet goed geregeld zijn, dat er tegenstrijdigheden in zitten of dat de regelingen niet voldoen aan de meest recente Governancecode.

Ook de notulen van de RvT-vergadering vind ik onmisbaar voor de voorbereiding. Daaruit is veel te halen over de wijze van discussie en besluitvorming, het functioneren van de RvT als team en het samenspel met de RvB.  De notulen laten tevens zien hoe de vastlegging van besluiten en goedkeuring is. Ik schreef daar al eerder een blog over.

Ik leg mijn bevindingen altijd vast in een notitie of een presentatie met adviezen om tot verbetering te komen en/of met stellingen voor discussie. Die vastlegging is altijd de basis voor een goed gesprek en leidt vaak tot afspraken om de regelingen aan te passen en anders te vergaderen en te notuleren. Ze openen immers de ogen voor blinde vlekken bij de betrokkenen. De vastlegging en de adviezen worden daarom altijd gewaardeerd. Een zo expliciet compliment als vorige week krijg ik echter niet vaak. Het opent dan weer mijn ogen. Wat ik vanzelfsprekend vind, is kennelijk bijzonder in de wereld van evaluatie van toezicht.