Herbenoemen is een werkwoord

Datum: 16-03-2021

Herbenoemen is een werkwoord

Volgens de meeste governancecodes worden toezichthouders voor een periode van vier jaar benoemd, met de mogelijkheid tot herbenoeming voor nogmaals een periode van vier jaar.

Dat betekent dat de tweede benoemingsperiode niet stilzwijgend ingegaan mag worden, maar dat herbenoemen een besluit vergt dat net zo serieuze afweging vraagt als de eerste benoeming.

Vandaar de kop van deze blog. Herbenoemen van een lid vraagt actief handelen van de RvT/RvC. Bij sommige beursgenoteerde ondernemingen worden bestuurders en toezichthouders door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders jaarlijks herbenoemd (of niet). Bij andere organisaties is de herbenoeming na vier jaar aan de orde. Bij verenigingen en vennootschappen, vraagt dat een besluit van de Algemene Vergadering, op voorstel van de RvC. Bij stichtingen moet de RvT zelf actie ondernemen om te beslissen over herbenoeming van een van zijn leden.

 

De praktijk is echter vaak anders dan de governancecode voorschrijft. Een toezichthouder ‘glijdt’ vaak stilzwijgend zijn tweede periode in, omdat noch de RvT, noch het lid zelf noch de RvB noch de bestuurssecretaris (als die er is) tijdig de herbenoeming aankaart. Ik heb bij de begeleiding van een RvT-evaluatie meerdere keren meegemaakt, dat men tijdens de evaluatie ontdekte dat een lid al langere tijd geleden herbenoemd had moeten worden, waardoor hij ‘illegaal’ lid was van de RvT. Als het een lid op voordracht van de medezeggenschap is, is dat extra bezwaarlijk, omdat dan het voordrachtrecht niet serieus wordt genomen.

Als het moment van herbenoemen stilzwijgend gepasseerd is, moet er achteraf ‘witgewassen’ worden en moet alsnog met tergwerkende kracht herbenoemd worden. De persoon niet herbenoemen is dan bijna geen optie meer.

Het ontbreken van zorgvuldige besluitvorming over herbenoeming is slechte governance. Je kunt er ook problemen met krijgen. Een lid RvT, wiens termijn is verlopen, is formeel geen lid meer van de RvT en heeft dus geen stemrecht meer. Als in de periode tussen einde termijn en moment herbenoeming de RvT een beslissing neemt, die bijvoorbeeld een tweederde meerderheid vraagt, kan dat besluit dus ongeldig zijn.

 

Het toezichthoudend orgaan moet dus zorgen dat tijdig de besluitvorming over de herbenoeming van een lid RvT/RvC in gang gezet wordt, zodat het besluit over wel of niet herbenoemen heeft plaatsgevonden, voordat de eerste benoemingstermijn eindigt. Herbenoeming is niet vanzelfsprekend, maar wordt iedere keer zorgvuldig en ruim voor het einde van de benoemingstermijn afgewogen.

Bij herbenoeming van een lid van de RvT moeten de volgende stappen gezet worden.

• De voorzitter of de remuneratiecommissie leidt het proces van herbenoeming.
• Gezamenlijk wordt door de RvT bepaald of het algemeen profiel van de RvT nog voldoet dan wel bijstelling behoeft.
• Gezamenlijk wordt door de RvT bepaald of voor de vrijkomende positie een vergelijkbaar profiel als de afgelopen 4 jaar gewenst is of dat een heel ander profiel nodig is. (Voorbeeld: de afgelopen 4 jaar waren er zware vastgoedopgaven. Inmiddels is alle vastgoed verkocht en is er geen behoefte meer aan vastgoedkennis in de RvT).
• Bij een geheel ander profiel, wordt de huidige toezichthouder niet herbenoemd, ongeacht zijn kwaliteiten.
• Indien grotendeels hetzelfde profiel blijft gelden, komt de vraag aan de orde of de betreffende persoon wordt herbenoemd.
• Daarnaast moet de vraag beantwoord worden of benoeming voor 4 jaar of voor een kortere periode zal plaatsvinden. Een kortere termijn kan nuttig zijn om het rooster van aftreden evenwichtiger te maken of omdat de persoon in kwestie niet nogmaals voor vier jaar kan of wil tekenen.
• De verantwoordelijke voor het herbenoemingsproces voert eerst een gesprek met de betreffende toezichthouder over diens visie en wensen. Wil de toezichthouder zelf geen tweede termijn, dan wordt niet herbenoemd. Wil hij wel herbenoemd worden, dan is de vraag of hij dat voor een periode van vier jaar wil. (zie hiervoor).
• Is de toezichthouder wel beschikbaar voor een tweede termijn, dan wordt aan ieder ander RvT lid en aan de bestuurder de visie op herbenoeming gevraagd.
• Zowel in het gesprek met de toezichthouder als in de andere gesprekken wordt onderzocht of er risico is van belangenverstrengeling of dat dit kan ontstaan, bij voorbeeld omdat de toezichthouder inmiddels van baan is gewisseld.
• Als de toezichthouder is benoemd op voordracht van de medezeggenschap, dan wordt ook de visie van het medezeggenschapsorgaan gevraagd.
• Als die visies verschillend zijn vindt er overleg plaats binnen de RvT zonder het betreffende lid en zonder de bestuurder.
• Is de conclusie dat herbenoeming ongewenst is, dan vindt een gesprek met de betreffende toezichthouder plaats over de wijze van vertrek.
• Is de conclusie dat wel herbenoemd gaat worden, dan wordt over het voorgenomen besluit tot herbenoeming formeel advies aan de medezeggenschap gevraagd, voordat herbenoemd wordt.
• Als het een zetel op voordracht betreft, wordt aan de voordragende instantie gevraagd om een formele voordracht tot herbenoeming van de persoon te doen.
• Nadat de voordracht is gedaan en/of advies is uitgebracht vindt herbenoeming plaats. Dat gebeurt door de RvT zelf bij een stichting.
• Als een Algemene Vergadering (ALV of AVA) over de benoeming van de toezichthouders beslist, zorgt de RvC dat hij tijdig een voorstel tot wel of niet herbenoemen aan de Algemene Vergadering doet.
• Als de persoon niet herbenoemd wordt, ontstaat een vacature en komt een werving- en selectieproces op gang.

 

Herbenoemen van een lid van het toezichthoudend orgaan vraagt dus de nodige acties en tijdige beslissingen. Daarom is herbenoemen een werkwoord.