Is de raad van toezicht voorbereid op een calamiteit?

Datum: 23-09-2012

Is de raad van toezicht voorbereid op een calamiteit?

Na mijn vakantie zijn we gestart met een nieuwe serie workshops ‘Toezicht op Kwaliteit en Veiligheid’. In het afgelopen seizoen hebben zo’n honderd mensen deze workshops bezocht en ook voor dit najaar zijn er al weer een aantal volgeboekt. We zijn nu voor 2013 aan het plannen.

Iedere workshop heeft een ander accent, afhankelijk van de deelnemers of van wat Bart en ik in discussie brengen. Deze keer ging het onder andere over de rol van de raad van toezicht bij een calamiteit in de organisatie. In iedere zorgorganisatie kan een keer iets misgaan en meestal is dat iets onverwachts. Lees het boekje ‘Op leven en dood, bestuurders vertellen over de calamiteit in hun zorginstelling’ van Hein Griffioen en Pieter Sierksma er maar op na. Een deel van die calamiteiten is niet te voorkomen en geen gevolg van slecht beleid. Soms gaat het om iets, dat niemand had voorzien.

Of er calamiteit komt, wanneer en wat de aard van de calamiteit is, kun je niet voorzien. Je kunt je echter wel de vraag stellen: ‘Wat doen wij als er zich een calamiteit voordoet?’. Weten we dan wat ons te doen staat, wie wat doet en vooral wat je niet moet doen? Daarop kun je je als raad van bestuur en als raad van toezicht voorbereiden. Bij veel calamiteiten ontstaat de indruk dat pas een plan gemaakt wordt, als het te laat is en de calamiteit al heeft plaatsgevonden.

Wij stellen tijdens de workshop de vraag aan toezichthouders of ze daar met elkaar en met de raad van bestuur wel eens het gesprek over hebben. Bespreken van calamiteiten elders, bij voorbeeld aan de hand van het eerder genoemde boekje, kan helpen om er zicht op te krijgen of zoiets ‘ook bij ons zou kunnen gebeuren’. Dat is een goede inhoudelijke bespreking.

Daarnaast is echter de vraag aan de orde of er iets geregeld is of -in managementjargon- of er een protocol is voor het geval er iets mis gaat. Vanzelfsprekend ligt de handelende rol bij de raad van bestuur, maar in veel gevallen komt bij een calamiteit direct of na een tijdje ook de raad van toezicht in beeld. Daar moet je op voorbereid zijn. Het is dus belangrijk om het er eens over te hebben wat de raad van toezicht doet en hoe de verhouding met de raad van bestuur is in geval van een calamiteit.

De aanbevelingen voor de raad van toezicht in geval van een calamiteit zijn niet wereldschokkend of ingewikkeld, maar als de nood aan de man is wordt er vaak niet naar gehandeld of wordt het overzicht niet gehouden. Te noemen valt:

• De raad van bestuur is verantwoordelijk voor de beheersing van de calamiteit en de interne en externe communicatie daarover.
• Omdat het spannend is, kan de raad van bestuur echter wel een steuntje in de rug van zijn toezichthouders gebruiken. Zorg daarom dat er een of twee mensen uit de raad van toezicht zijn, waar de bestuurder in een crisissituatie dag en nacht een beroep op kan doen voor overleg en klankbord.
• Heb ook aandacht voor de emotionele kant van de calamiteit bij de bestuurder. De bestuurder is ook maar een mens. Hij kan dus ook van slag zijn doordat er cliënten en/of medewerkers beschadigd zijn, terwijl hij toch voortvarend moet handelen. Enig oog voor het welbevinden van de bestuurder is dus nodig vanuit de raad van toezicht, die immers ook de werkgeversrol heeft.
• Laat de communicatie door de raad van bestuur plaatsvinden. Als de raad van toezicht in de communicatie betrokken moet worden, spreek dan zowel letterlijk als figuurlijk met één mond. Laat de voorzitter van de raad van toezicht de media te woord staan. Verwijs naar de voorzitter als je zelf onverhoeds over de situatie aangesproken wordt.
• Vraag de raad van bestuur in tijden zonder calamiteit hoe hij een probleem denkt aan te pakken en daarover denkt te communiceren. Crisiscommunicatie is een apart vak, waar noch de bestuurder noch het hoofd communicatie voor is opgeleid. Het kan dus geen kwaad om een shortlist te hebben van ervaren externe crisiscommunicatoren en te weten in wie je vertrouwen hebt. Dan kun je zo’n persoon direct bellen bij een crisis en hoef je niet tijdens de crisis ook nog op zoek naar hulp.
• Wees consequent in je steun aan de bestuurder. Of de raad van toezicht staat achter de bestuurder en steunt hem of de bestuurder wordt direct vervangen. In de praktijk wordt tegen deze regel vaak gezondigd. Als er iets mis is, spreekt de raad van toezicht eerst publiekelijk zijn volle vertrouwen uit. Een paar dagen later zijn in de communicatie de eerste barstjes zichtbaar ‘We moeten de zaak nog onderzoeken, maar vooralsnog staan we achter onze bestuurder’. Vervolgens spreekt de voorzitter van de raad van toezicht zich inhoudelijk uit over de crisis en ondergraaft daarmee het gezag van de bestuurder. Even later laat een (ex) lid van de raad van toezicht zich erover uit dat hij al een tijdje twijfels had. En tenslotte wordt de bestuurder alsnog terzijde geschoven of stapt hij zelf op. COA, Maasstad en VUmc laten deze gang van zaken zien. Als je weet dat het vaak zo loopt, kun je als raad van toezicht je daarop voorbereiden in tijden, waarin er geen crisis is.

Welke keuzen de raad van toezicht ook maakt, in ieder geval is van belang dat in tijden van stabiliteit gezamenlijk met de raad van bestuur het gesprek gevoerd wordt over de wijze van handelen in geval van een calamiteit, zodat er een ‘draaiboek’ klaar ligt voor het geval dat. De deelnemers van de workshop afgelopen donderdag gingen in ieder geval naar huis met het vaste voornemen te zorgen dat ‘hun’ raad van toezicht is voorbereid op een calamiteit.