Projectmanagement in een politieke context
Datum: 13-09-2007
Projectmanagement in een politieke context
Deze week rond ik een opdracht af in een politieke omgeving. Tenminste dat hoop ik. En omdat je ‘hoop’ ook kunt zien als ‘gefrustreerde wil’, zit er een addertje onder het gras. Het doen van projecten in een politieke context heeft een aparte dynamiek. Je weet niet wanneer je precies klaar bent, ook als je probeert een ‘stopregel’ met de opdrachtgever vast te stellen. Projectmanagement in een politieke context ervaar ik als een ‘ware sport’ met eigen spelregels.
Hoe is een politieke context te duiden? Om een kort beeld te schetsen, ga ik terug naar een intervisiebijeenkomst van consultants. Eén van de collega’s is het zat. Hij komt binnen met een stapel ordners. De opdrachtgever heeft hem verzocht om een projectvoorstel te maken. Als hij met een projectvoorstel komt, ziet hij keer op keer hetzelfde patroon: kan dit nog even worden bijgesteld en kan dat nog net even anders worden geformuleerd? Met als resultaat: versie op versie; veel papier zonder enig concreet gerealiseerd resultaat.
Politieke contexten zijn aan bepaalde aspecten te herkennen. Zo is merkbaar dat:
– Zoveel mogelijk opties worden opengehouden
– Er geen machtscentrum is of dat er problemen met gezagsverhoudingen zijn
– Betrokkenen vooral naar elkaar kijken en elkaars ‘bewegingen’ in de gaten houden
– ‘Draagvlak’ en ‘sleutelpersonen’ belangrijke woorden zijn.
Politieke contexten zie je vooral bij belangenorganisaties maar (zorg)organisaties met een machts/gezags vacuüm hebben er ook ‘last van’.
Waarom is het uitvoeren van projecten in een politieke context zo specifiek en vergt het naar mijn idee een aparte benadering? Als je projectmanagement ziet als het aanpakken van niet routinematig op te lossen vraagstukken, waarbij een tijdelijk samenwerkingsverband de opdracht krijgt om een concreet resultaat neer te zetten binnen afspraken over capaciteit, tijd, geld en kwaliteit, dan zitten de problemen in een politieke context bij voorbaat al ingebakken. Concreet resultaat en alle opties open houden, verhoudt zich niet tot elkaar. Aan afspraken over tijd en geld wordt in een politieke context meestal niet vastgehouden. Dat impliceert dat het gebruikelijke sturingsinstrumentarium uit de projectmanagement-gereedschapskist onvoldoende zal werken.
Maar dan de vraag: hoe ga je aan de slag, hoe kan je in een politieke context als projectmanager het beste opereren? Ik heb daarbij natuurlijk niet alle wijsheid in pacht maar de volgende 3 tips maken het werken in een politieke context voor mijzelf hanteerbaar:
- Analyseer bij voorkeur voorafgaand aan het project de context en bepaal zoveel als mogelijk met de opdrachtgever waar de nadruk in het project op moet komen te liggen:
– de sturing van het project: fasering, besluitvorming, planning, risicobeheersing etc. (de technische aspecten)
– het gedrag van de betrokkenen: leiderschapsstijl, de effectiviteit van teams en individuen
– de hantering van omgevingsfactoren: zoals beïnvloeding van en door diverse interne en externe partijen.
In een politieke context is het derde punt van groot belang. - Maak een actorenanalyse: het in kaart brengen van alle partijen die een rol spelen bij de uitvoering van het project.
Bij een actorenanalyse wordt per actor nagegaan wat zijn natuurlijke oriëntatie is (bijvoorbeeld ‘ik wil invloed’), welk belang hij bij het project heeft en hoe hij ten opzichte van het doel van het project staat. Uit deze analyse vloeien veelal specifieke activiteiten voort, die belangrijk zijn in het proces om het projectdoel te bereiken. - Zoek een adequate wijze van sturing
Er zijn verschillende projectmanagementmethoden die zich richten op het hanteren van omgevingsfactoren. Ik heb goede ervaringen met ‘procesmanagement’, zoals dat is beschreven door Hans de Bruijn, Ernst ten Heuvelhof en Roel in ’t Veld. Zie: Procesmanagement, 2002 – niet te verwarren met Business Process Management (BPM).
De methode van procesmanagement stuurt op vier dimensies: openheid, veiligheid, inhoud en voortgang. Met name de dimensies openheid en veiligheid zijn cruciaal in politieke contexten. Openheid betekent dat alle partijen er zeker van kunnen zijn dat zij in het traject een eerlijke kans hebben om de besluitvorming te beïnvloeden. Veiligheid impliceert dat partijen niet in hun eigen belang worden geschaad.
Afsluitend: een politieke context vergt een specifiek projectmanagementinstrumentarium en een projectmanager die het interessant vindt om in politieke contexten te opereren.