Tips voor opdrachtgevers om de effectiviteit van adviestrajecten te vergroten (2)
Datum: 12-09-2010
Tips voor opdrachtgevers om de effectiviteit van adviestrajecten te vergroten (2)
Opdrachtgevers kunnen veel doen om de effectiviteit in adviestrajecten te vergroten. Leidinggevenden in spé zouden in hun opleiding onderwezen moeten worden in opdrachtgeverschap en ‘governance of consultancy’ (Law 2009). Een bestuurder of manager die veel adviseurs inhuurt, zou jaarlijks op zijn opdrachtgeverschap beoordeeld moeten worden, aldus Law.
Om het opdrachtgeverschap wat handen en voeten te geven, formuleer ik zeven tips. Drie in de vorige blog en hierna staan de volgende vier tips:
4. Zorg voor aanspreekpunten in de organisatie
Adviseurs zijn gewend om zich snel in de materie en in de klantorganisatie in te werken. Toch kan de opdrachtgever hierbij helpen en sturen. Aanspreekpunten voor de adviseur(s) die een goed overzicht hebben over wat al in de organisatie is gebeurd, weten wie de smaakmakers zijn en wie bijvoorbeeld in ieder geval betrokken moeten worden bij de opdracht, zorgen voor efficiency in het adviesproces.
Het spreekt misschien voor zich maar het is enorm belangrijk dat de aanspreekpunten goed op de hoogte zijn van de bedoeling van de opdracht en de gekozen aanpak en werkwijze ondersteunen (zie ook tip 3).
5. Ruim gedurende het hele adviestraject tijd in voor onderlinge afstemming
Het meest funeste dat opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen overkomen, is dat de opdracht bijna is afgerond en in dit stadium blijkt dat de opdracht een kant is opgegaan die de opdrachtgever niet had bedoeld. Veelal is reparatie dan niet meer of slechts heel moeizaam mogelijk.
Afstemming tijdens de opdracht blijkt onontbeerlijk te zijn. Ook al kost het tijd. Het gaat om het aanbrengen van accenten door de opdrachtgever waar de adviseur mee verder kan. Maar ook over de inzichten die de adviseur heeft opgedaan. Of over zaken die bijvoorbeeld de aanpak beperken of die een activiteit van de opdrachtgever vragen. Een goed samenspel tussen klant en adviseur heeft gaande de looptijd van de opdracht absoluut een meerwaarde voor de uitkomsten van het adviesproces.
6. Voorkom ‘schuivende panelen’.
Adviseurs doorlopen impliciet of expliciet 5 fasen in het adviesproces: entree, diagnose, planvorming, implementatie en afsluiting. Niet alle opdrachten kennen de 5 fasen, want soms is de opdracht beperkt tot bijvoorbeeld de diagnose. De 5 fasen lijken lineair te zijn maar pakken in de praktijk veelal iteratief uit. Toch is het voor de adviseur uitermate lastig als de context waarin wordt geadviseerd of de scope van de opdracht gaande de opdracht 90 of 180 graden wijzigt. Meestal zijn adviseurs wel zo flexibel dat ze met wijzigingen meegaan maar het komt het adviesproces niet ten goede: vertraging, frustratie (in de organisatie) en hogere kosten.
7. Zorg voor (volledige) implementatie van adviezen.
Veel opdrachtgevers kiezen ervoor de adviezen door de mensen in de eigen organisatie te laten implementeren. Na een half jaar of een jaar komen de opdrachtgevers erachter dat implementeren toch moeilijker is dan gedacht. Er treedt een mismatch op tussen wat de bedoeling is en wat er werkelijk gebeurt. Dat kan ermee te maken hebben, dat het advies niet deugt maar veelal heeft het te maken met wijzigingen in de context en de voorwaarden die de implementering van het advies in de weg staan. Implementatie is een lastige fase voor een opdrachtgever die enerzijds wil dat een advies uitgevoerd wordt maar anderzijds zijn eigen energie weer op andere zaken wil zetten. Implementeren vergt zorg en aandacht en als je er geen adviseur voor in wilt huren, zal je als opdrachtgever de condities moeten scheppen dat er anderen zijn die het advies kunnen realiseren. Zo niet, dan is het resultaat van alle inspanningen bij het in acht nemen van de voorgaande tips nihil.