Toezicht op Kwaliteit en Veiligheid: wat is belangrijk?
Datum: 29-01-2013
Toezicht op Kwaliteit en Veiligheid: wat is belangrijk?
In de afgelopen anderhalf jaar heeft C3 15 workshops over toezicht op kwaliteit en veiligheid gegeven. Op onze companyblog staat meer vermeld over de deelnemers. In de blog ga ik in op de belangrijkste onderwerpen, die tijdens de workshops aan de orde zijn geweest. Omdat we de workshop afstemmen op de behoefte van de deelnemers zijn dat tevens de onderwerpen, die toezichthouders belangrijk vinden of waar ze mee worstelen. Met andere woorden: Wat vinden toezichthouders belangrijk als het over toezicht op kwaliteit en veiligheid gaat?
De wenselijkheid en het functioneren van een toezichtcommissie Kwaliteit en Veiligheid kwam in bijna alle workshops aan de orde. Daarin zagen we in de loop der tijd wel een verschuiving. Bij de eerste workshops kwam regelmatig de vraag aan de orde of zo’n commissie wel gewenst is. Daar zit visie achter over het functioneren van de raad van toezicht. Of je vindt dat de integrale verantwoordelijkheid van de RvT alleen tot zijn recht komt als alles plenair behandeld wordt. Of je vindt dat een commissie goede voorbereiding kan doen. Dat stelt wel eisen aan het functioneren en de samenstelling van de commissie. Ik schreef daar eerder een blog over.
In latere workshops leek het bestaan van zo’n commissie meer vanzelfsprekend te worden en ging het meer om de vraag hoe een commissie Kwaliteit en Veiligheid functioneert.
Belangrijk is dat de commissie divers is samengesteld. Dat geldt overigens voor alle commissies. Dus niet: alle financiële mensen in de auditcommissie en alle zorginhoudelijke mensen in de commissie Kwaliteit en Veiligheid, maar beide een gemengde samenstelling. Het was dan ook verheugend dat er steeds meer financiële mensen aan onze workshops deelnamen omdat zij vonden dat ze ook wat moeten weten van de kwaliteit van zorg.
Een ander belangrijk onderwerp was hoe je de kwaliteit en veiligheid van de organisatie, waar je toezicht op houdt, beoordeelt. Er zijn zo veel (schijnbare) kwaliteitsindicatoren en er worden zo veel data verzameld, dat toezichthouders door de bomen het bos niet meer zien. Het bleek goed te werken als een paar toezichthouders (dan wel de commissie K+V) zich met de inhoudelijke bestuurder en de kwaliteitsmensen verdiepten in al die gegevens om te filteren wat echt belangrijk is. Dat is veel werk en een proces dat zeker een jaar duurt. Sommige commissies K+V hadden pas na twee tot drie jaar het idee dat ze door begonnen te krijgen hoe je kwaliteit kunt beoordelen. Een vaak voorkomend misverstand was dat toezicht op de bedrijfsvoering en de financiën gemakkelijker is omdat we daar heldere cijfers over hebben. Dat is niet zo. Er is meer ervaring met het toezicht op geld en er bestaat overeenstemming over de indicatoren. Maar deze zogenaamde ‘harde cijfers’ blijken soms boterzacht en manipuleerbaar. Uit alle financiële schandalen bij banken, woningcorporaties, scholen en gezondheidszorg blijkt dat de toezichthouder met ‘harde’ cijfers prima in slaap gesust kan worden.
Een eenduidig antwoord op de vraag hoe kwaliteit meetbaar is, kon tijdens de workshops niet gegeven worden. Dat is ook per organisatie verschillend. Soms zijn ook afgeleide gegevens zoals (te weinig of te veel) verloop en ziekteverzuim of samenwerkingsproblemen op een afdeling belangrijke signalen dat het niet goed gaat met de kwaliteit. Wij raden toezichthouders altijd aan om de raad van bestuur te bevragen op waar hij zich zorgen over maakt en of hij zeker weet dat zaken die minder goed gaan aan hem gemeld worden. Een afrekencultuur met resultaatverantwoordelijke eenheden kan het melden van zwakke plekken in de kwaliteit in de weg staan. Ik schreef daar al eerder over.
We raden toezichthouders ook aan om regelmatig op werkbezoek te gaan in de eigen organisatie. Dan zie je meer dan als je alleen naar papier kijkt en je bent zelf zichtbaar voor de organisatie. Gelukkig neemt de weerstand bij bestuurders tegen werkbezoeken af en zijn er steeds meer bestuurders die contact van hun toezichthouders met de organisatie bevorderen. Zo’n werkbezoek moet wel aan een aantal voorwaarden voldoen, maar daarover een andere keer meer.
We raden toezichthouders ook aan om calamiteiten elders te bespreken met de raad van bestuur gericht op de vraag: Zou dit bij ons ook kunnen gebeuren? Wat kan de organisatie doen om het risico op zo’n calamiteit te verkleinen? En wat voor plan heeft de bestuurder om de gevolgen van een dergelijke calamiteit te verminderen? De boekjes ‘Op Leven en Dood’ van Hein Griffioen en Pieter Sierksema en ‘Onder Zeil’ van Mathijs Buikema zijn aardige handvatten voor een dergelijke discussie. In onze klapper ‘Met oog voor Kwaliteit en Veiligheid’, te bestellen bij C3, staan handige tips en nog meer bruikbare literatuur.
Er is nog veel meer te vertellen over de oogst van de workshops TOKV. Daar ga ik in een volgende blog op in.