Vijf redenen om het vergaderen onder de loep te nemen (deel 1)
Datum: 21-01-2008
Vijf redenen om het vergaderen onder de loep te nemen (deel 1)
Mijn collega Harco en ik zijn op dit moment betrokken bij een organisatieinrichtings-vraagstuk. Naast het ontwerpen van een nieuwe organisatiestructuur komt ook de vraag naar de overlegstructuur aan de orde. Wie moet met wie vergaderen, waarover, waartoe en hoe vaak?
Uit onderzoek van de Nederlandse Spoorwegen en Wilbert van Vree blijkt dat 28% van de werknemers vindt, dat hij of zij teveel vergadert. 44% vindt de helft of meer van de vergaderingen niet nuttig. Als de vergadertijd wordt gekapitaliseerd, zitten we volgens dit onderzoek in Nederland 60 miljard euro ‘bij elkaar te vergaderen’.
Wat kunnen in een organisatie redenen zijn – naast het ontwerpen van een nieuwe organisatie- en overlegstructuur – om het vergadercircuit onder de loep te nemen? In dit weblog geef ik 2 redenen. Volgende week voeg ik daar nog drie aan toe.
1. ‘We komen niet meer aan de lange termijn strategie toe’.
Dit is een veel gehoorde verzuchting van bestuurders en managers. Door de waan van de dag en de overvolle agenda’s tijdens MT-vergaderingen komen het bezinnen op de visie en het vaststellen van de koers van de organisatie onder druk te staan. Als dit het geval is, is de vraag of de overlegstructuur in de organisatie goed is opgebouwd.
Strategie doe je er niet even bij. Er is rust nodig om langer en diepgaander dan in reguliere MT’s met elkaar te spreken over ontwikkelingen in de markt, nieuwe trends, de consequenties voor het huidige aanbod et cetera. Maar ook onderwerpen zoals de financiële positie van de organisatie, de bewegingen op de arbeidsmarkt en het leiderschap in de organisatie lenen zich niet om er even tussendoor te doen. Voor dit type onderwerpen is een lager tempo nodig zodat ideeën de tijd krijgen om uitgebroed te worden.
Een oplossing is om 1 à 2-maal per jaar een strategiedag (of 2-daagse) te houden. Goed voorbereid en met een output die het MT vervolgens gebruikt in de reguliere vergaderingen.
2. ‘We hebben (disfunctionele) formele en informele circuits’
De informele communicatie is veelal ondersteunend aan de formele communicatie. Niet ieder onderwerp leent zich om uitgebreid te bespreken in het formele vergadercircuit. Soms is het handig om iets te sonderen, te kijken hoe erop wordt gereageerd en te onderzoeken of het idee hout snijdt. Soms kunnen mensen niet zo goed met elkaar door een deur en is het handiger dat op informele wijze op te lossen dan hier een formeel, collectief probleem van te maken.
Vervelend wordt het als het informele circuit het formele circuit gaat frustreren: tijdens een (formele) vergadering ‘ja’ zeggen en daarbuiten in het informele circuit ‘nee doen’. Of bypasses creëren door belangrijke thema’s niet meer formeel te behandelen maar informeel ervoor te zorgen dat je het bij iemand aanhangig maakt, die je je zin geeft. Bijvoorbeeld: als ik bij de ene bestuurder niet mijn zin krijg, dan ga ik naar de ander.
Het hebben van een formeel en een informeel circuit is dus ‘natuurlijk’ maar wordt pathologisch als er geen verbinding tussen beide is en er gescheiden circuits ontstaan. Om de verbinding te bevorderen is het aan te raden om aan de formele vergaderingen een informeel stukje toe te voegen. De deelnemers kunnen dan ‘openlijk’ de zaakjes met elkaar regelen. Een andere optie is eens per zes weken een informele bijeenkomst te plannen, waarbij de beleving over hoe het bij organisatieonderdelen toe gaat en sondering van ideeën op de agenda staan.
Wordt volgende week vervolgd met nog 3 redenen om het vergaderen onder de loep te nemen.