Checklist voor een onafhankelijke raad van toezicht

Ik krijg regelmatig vragen voorgelegd over de onafhankelijkheid van de leden van de raad van toezicht. In alle codes staat dat deze leden onafhankelijk moeten zijn en zich bij hun toezicht moeten laten leiden door het belang van de instelling. Dat is echter niet zo eenvoudig als het klinkt. In de praktijk zijn er situaties die discussie opleveren in de raad van toezicht. Het is beter vooraf te checken of onafhankelijkheid geborgd is, dan er achteraf discussie over te krijgen. Ik noem een aantal voorbeelden hoe het niet moet en kom dan op een checklist voor onafhankelijkheid.

Voorbeelden hoe het niet moet
De bouwer
De aannemer die het nieuwe gebouw voor de stichting bouwt, komt vanzelfsprekend niet in aanmerking als lid van de raad van toezicht. Hij heeft immers direct belang bij besluiten van de raad van bestuur over de nieuwbouw, die goedkeuring van de raad van toezicht behoeven. Ik schrijf ‘vanzelfsprekend’, maar dat is het niet altijd. In het recente verleden heeft zo’n situatie zich een paar keer voorgedaan, waarbij betrokkenen dat geen enkel probleem vonden. Nu zal bijna iedereen vinden dat die aannemer geen toezichthouder kan zijn.

De leverancier
Vergelijkbaar voorbeeld is de assurantietussenpersoon, die verzekeringen van de stichting in portefeuille heeft. Ook andere leveranciers moeten geen toezichthouder van de instelling willen worden. Dat is evident. Bij de notaris en de jurist wordt het al minder evident. Ik maak nog wel eens mee dat de statuten zijn opgesteld door een notaris van het kantoor, waaraan één van de toezichthouders verbonden is. Volgens mij kan dat niet, maar de betreffende raad van toezicht denkt daar soms anders over.

Het raadslid
De discussie wordt moeilijker als toezichthouders gemeenteraadlid worden. Vanuit goede governance beredeneerd moet je zo’n combinatie niet willen. De stichting moet altijd zaken doen met de gemeente, als het niet voor de WMO is, dan wel voor een bouwvergunning. Zodra er ook maar enige spanning zit in die relatie kan de toezichthouder/het raadslid in een belangenconflict komen. Toch vinden sommige toezichthouders dat ze wel in die combinatie kunnen werken en dat ze de zaken heus wel kunnen scheiden. De raad van bestuur en de raad van toezicht worden het daar soms niet over eens, ook al omdat het principe en de persoon in de discussie moeilijk gescheiden kunnen worden.

Toezicht in twee zorginstellingen
Een paar jaar geleden was het niet ongebruikelijk dat zorginstellingen toezichthouders uitwisselden. De voorzitter van de raad van toezicht van het ziekenhuis was qualitate qua lid van de raad van toezicht van de GGZ instelling. En omgekeerd. Dat wordt knap lastig als je samen een MFE bouwt en de raden van bestuur het niet eens kunnen worden over de zeggenschap en de kostenverdeling. Deze vorm van ‘cross-selling’ is overigens sinds de aanbevelingen van de commissie Meurs gevolgd worden minder gebruikelijk. Hij wordt nog wel eens gebruikt als opmars naar een fusie. Ook dan kunnen problemen ontstaan bij onenigheid over de fusie en/of de invulling van de raad van bestuur.

De ene raad van bestuur ziet toe op de ander
Wat nog wel voorkomt is dat de raad van bestuur van zorginstelling A toezichthouder is in stichting B. Als A en B in dezelfde regio liggen is dat een ongewenste situatie, zeker nu marktwerking en concurrentie toenemen. Bij een groei van het aantal landelijke ketens kan ook een probleem ontstaan als A en B niet in dezelfde regio liggen.
Voor bestuurders kan het fijn zijn om een collega bestuurder in de raad van toezicht te hebben, omdat die je problemen begrijpt en de taal spreekt. Het kan ook heel bedreigend zijn als de toezichthouder regelmatig op jouw stoel gaat zitten.

Het familielid
Bij organisaties die langdurige zorg verlenen komt het voor dat een familielid van een bewoner lid van de raad van toezicht is. Het voordrachtsrecht vanuit de cliëntenraad volgens de WMCZ maakt zo’n constructie theoretisch mogelijk. Ik vind de combinatie ongewenst. Het risico bestaat dat de betreffende toezichthouder niet naar de grote lijn kijkt maar alles refereert aan de situatie van zijn moeder of haar zoon. Er kan een belangenconflict optreden als in de raad van toezicht maatregelen aan de orde komen, die niet gunstig zijn voor de bewoners. Om diezelfde reden moet ook een lid van de cliëntenraad geen lid van de raad van toezicht worden.

De organisatieadviseur
Laten we ook de hand maar eens in eigen boezem steken. Kan een organisatieadviseur lid zijn van de raad van toezicht? Nee, als hij op enigerlei wijze diensten verleent aan de stichting. Dan geldt voor hem hetzelfde als voor alle leveranciers. Als hij die diensten niet levert of recent geleverd heeft, kan het wel. De consequentie is wel dat de adviseur en anderen van zijn bureau, tijdens zijn lidmaatschap van de raad van toezicht en enige jaren daarna geen advieswerk of interim-management kan doen voor de stichting en voor instellingen waar die stichting nauw mee samenwerkt. Naar mijn idee wordt die consequente lijn niet altijd gevolgd.

Hoe dan wel?
Ik heb een aantal voorbeelden gegeven van combinaties van functies die volgens mij een toezichthouder belemmeren in zijn onafhankelijkheid. Over alle genoemde situaties hebben raden van toezicht of raden van bestuur mij in de afgelopen jaren om advies gevraagd. Dat advies is natuurlijk niet altijd opgevolgd. Soms vond een raad van toezicht mij te strak in de leer. Vaker was de verzuchting ‘Je hebt wel gelijk, maar hoe komen we nog aan goede toezichthouders als we te strikt zijn in die onafhankelijkheid?’ Dat is inderdaad een punt. Mensen die maatschappelijk actief zijn, zijn dat vaak op meerdere fronten tegelijk. Ze hebben plezier in die maatschappelijke functies en worden er steeds weer voor gevraagd. Hoe meer functies je aanvaarden, hoe groter echter de kans is dat zich belangenconflicten voordoen. Voor instellingen loont het dus de moeite om niet steeds in dezelfde vijver te vissen, maar andere bronnen aan te boren. Het plaatsen van advertenties is daarbij een steeds meer gebruikt middel.

Checklist
Maar ook als je andere bronnen aanboort, blijft de vraag hoe je bepaalt of een persoon voldoende onafhankelijk is om lid van de raad van toezicht te worden. Laten we eens kijken of we een checklist kunnen maken om de onafhankelijkheid te toetsen. Volgens mij moeten mensen, die voldoen aan één van de volgende criteria, geen lid van de raad van toezicht willen worden of blijven:

– Zakelijk belang bij de stichting, zoals leverancier, (ex) medewerker, zakelijke dienstverlener, zorgverzekeraar.
– Mogelijk belangenconflict in de toekomst. Het is verstandig om altijd na te gaan of er situaties kunnen zijn, waarin een belangenconflict kan ontstaan.
– Personen, die voor hun inkomen afhankelijk zijn van de vergoeding voor het raad van toezicht lidmaatschap. Zij kunnen niet opstappen als ze het niet eens zijn met de koers van de organisatie.
– Voormalig bestuurder of toezichthouder van de stichting of haar rechtsvoorganger.
– Mensen met persoonlijk belang, zoals cliënt, (ex) cliënt, familielid, lid cliëntenraad, lid patiëntenvereniging.
– Openbaar bestuurder in verzorgingsgebied stichting, zoals gemeenteraadlid, wethouder, burgemeester, lid provinciale staten.
– Bestuurders van andere zorgaanbieders waarmee geconcurreerd of samengewerkt wordt.
– Toezichthouders van andere zorgaanbieders.
– (Ex) leden van de medische staf.
– Professionals van andere zorgaanbieders.

Deze lijst is vast uit te breiden. Ik nodig u graag uit om andere criteria te noemen en de discussie over onafhankelijkheid aan te gaan.