Vergaderen en het lamlendigheidsfenomeen

Datum: 26-11-2009

Vergaderen en het lamlendigheidsfenomeen

Hoe vaak hebt u overlegsituaties met meerdere personen of vergaderingen in een week? Hoeveel tijd bent u daarmee kwijt? Kijkt u uit naar deze overlegmomenten? Of gaat u er met lood in de schoenen naartoe?

Het is met enige regelmaat dat ik bestuurders, managers en professionals hoor klagen over de overlegcultuur. Ze zien er tegenop om erheen te gaan of deze overleggen voor te zitten. Het overleggen wordt als een noodzakelijk kwaad ervaren. Paradoxale echter is dat voor menig bestuurder en manager het onderwerp geen prioriteit heeft om iets aan deze ergernis te doen. Er liggen belangrijkere dossiers om je druk over te maken. Uit eigen ervaring kan ik daar over meepraten. Je hebt wel wat beters te doen dan je hier druk over te maken, je neemt het maar voor lief. Maar toen ik las hoeveel tijd wij verliezen met deze ergernissen, onnodig geneuzel en ga zo maar door werd ik toch op andere gedachten gebracht. Eens kijken of ik u daarin mee kan nemen om daarmee inzicht te geven er wel iets mee te gaan doen.

Laten we even terug gaan naar het tijdverlies van niet effectief overleggen. Onderzoek binnen organisaties heeft aangetoond dat ongeveer 10% van de tijd verloren gaat aan onnodige of niet effectieve vergaderingen. Hebt u bij uzelf weleens nagegaan hoeveel vergaderingen u bezoekt die niet effectief zijn of waarvan de noodzaak onduidelijk is? Hebt u weleens geopperd het overleg te stoppen of op een andere wijze te houden?

Hoeveel professionals gaan al gruwelen bij het woord overleg of vergadering. Zij vinden vaak dat ze hun tijd beter kunnen besteden aan behandel-/zorgactiviteiten. Geef ze ongelijk. Hoeveel onnodige ergernissen en tijdverlies gaan hierin niet zitten. Maar ook buiten het overleg tussen management en professionals, menig maatschap- of vakgroepoverleg kan eens in de spiegel kijken en een noem het maar een ‘overlegrenovatie’ gebruiken.

Wat is het toch dat een dergelijk fenomeen in organisaties rond waard? Ontbreekt het aan het herkennen en/of onderkennen? Als het al wordt onderkend, ontbreekt het dan aan de wil en kracht er iets aan te doen. Een soort gemeenschappelijk futloos gevoel, zeg maar een lamlendigheid van een organisatie. Want dat mag je toch gerust stellen als je tussen de 5% en de 10% van de tijd beter kunt besteden en deze tijd gewoon laat liggen. Hoeveel betere en leukere zaken zou u in die tijd kunnen doen. Zaken die bijvoorbeeld bijdragen aan het plezier houden in het werk, innovaties oppakken die maar niet van de grond komen of eindelijk eens gewoon met de benen op tafel in gesprek gaan met collegae of toch nog even dat praatje maken met die patiënt. Allemaal zaken die motiverend en stimulerend zijn.

Hoe kan dit lamlendigheidsfenomeen worden aangepakt. Laat ik u uitnodigen om met ons in gesprek te gaan. Op 17 februari 2010 organiseren mijn collega Marjolein Fermie en ik een workshop over “Hoe renoveer ik de overlegcultuur”. Met praktijkvoorbeelden, informatie en advies willen wij managers en professionals helpen dit fenomeen de kop in te drukken. Voelt u zich uitgedaagd, stuur ons vast een mailbericht via info@c3am.nl  en noteer de datum vast in uw agenda.  Wij informeren u dan tijdig over waar en hoe van de workshop.